Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой для команд и занятых профессионалов

Лучшее программное обеспечение для управления почтой зависит от ваших нужд: управление личной почтой, совместной командной почтой или полной очередью поддержки. Некоторые инструменты — это настольные почтовые клиенты, некоторые — слои для управления почтой, некоторые — общие почтовые ящики, а некоторые — полноценные службы поддержки. Mailbird, SaneBox, Missive, Hiver, Front, Help Scout и Zendesk подходят для разных случаев.

Опубликовано на•
Последнее обновление на•
2 min read
Oliver Jackson

Специалист по email-маркетингу

Michael Bodekaer
Рецензент

Основатель, Член Совета директоров

Abdessamad El Bahri
Тестировщик

Инженер Full Stack

Написано Oliver Jackson Специалист по email-маркетингу

Оливер — опытный специалист по email-маркетингу с более чем десятилетним опытом работы. Его стратегический и креативный подход к email-кампаниям способствовал значительному росту и вовлечённости компаний из различных отраслей. Как лидер мнений в своей сфере, Оливер известен своими познавательными вебинарами и гостевыми публикациями, где делится экспертными знаниями. Его уникальное сочетание мастерства, креативности и понимания аудитории делает его выдающимся профессионалом в области email-маркетинга.

Проверено Michael Bodekaer Основатель, Член Совета директоров

Майкл Бодекэр является признанным экспертом в области управления электронной почтой и решений для повышения продуктивности, имея более десяти лет опыта в упрощении коммуникационных процессов для частных лиц и компаний. Как сооснователь Mailbird и спикер TED, Майкл находится в авангарде разработки инструментов, которые революционизируют управление несколькими учетными записями электронной почты. Его идеи публиковались в ведущих изданиях, таких как TechRadar, и он увлечён помощью профессионалам в освоении инновационных решений, таких как единые почтовые ящики, интеграции приложений и функции, повышающие продуктивность, для оптимизации повседневных задач.

Протестировано Abdessamad El Bahri Инженер Full Stack

Абдессамад — энтузиаст технологий и специалист по решению проблем, увлеченный идеей оказания влияния через инновации. Обладая прочной базой в области программной инженерии и практическим опытом достижения результатов, он сочетает аналитическое мышление с креативным дизайном, чтобы решать задачи напрямую. Когда он не погружен в код или стратегию, он любит быть в курсе новых технологий, сотрудничать с профессионалами-единомышленниками и наставлять тех, кто только начинает свой путь.

Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой для команд и занятых профессионалов
Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой для команд и занятых профессионалов

Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой зависит от того, что именно вы управляете: личным почтовым ящиком на рабочем столе, общим почтовым ящиком команды или полной очередью поддержки. Некоторые инструменты являются почтовыми клиентами для рабочего стола, некоторые — слоями для управления входящими, некоторые — общими почтовыми ящиками, а некоторые — полноценными сервисными центрами. Mailbird, SaneBox, Missive, Hiver, Front, Help Scout и Zendesk подходят для разных вариантов решения этой задачи.

Это руководство сосредоточено на бизнес-процессах, а не на потребительских списках «лучших почтовых клиентов». Главный компромисс прост: чем больше нужно маршрутизации, управления ответственностью, отчетности и контроля SLA, тем меньше инструмент будет похож на обычный почтовый клиент.

Если почтовым ящиком всё ещё управляет один человек, начните с Mailbird или SaneBox. Если несколько человек отвечают с одного адреса, рассмотрите Missive, Hiver или Front. Если электронная почта уже является частью операции поддержки, лучше подходят Help Scout или Zendesk.

Ключевые выводы

  • Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой зависит от того, управляете ли вы почтовым ящиком одного сотрудника, общей командной почтой или полной очередью поддержки.
  • Чем больше нужно контроля за маршрутизацией, владением, отчетностью и соглашениями об уровне обслуживания (SLA), тем меньше инструмент будет походить на обычный почтовый клиент.
  • Если почтовым ящиком всё ещё владеет один человек, начните с Mailbird или SaneBox.
  • Если несколько человек отвечают с одного адреса, обратите внимание на Missive, Hiver или Front.
  • Если электронная почта уже является частью процессов поддержки, лучше подойдут Help Scout или Zendesk.
  • Большинству команд стоит выбрать самый маленький вариант программного обеспечения для управления электронной почтой, который соответствует реальному рабочему процессу.

Быстрое сравнение

Сравнение программного обеспечения для управления электронной почтой
Инструмент Лучше всего подходит Тип Начальная цена*
Mailbird Один человек управляет несколькими почтовыми ящиками на компьютере Клиент электронной почты для настольных ПК Бесплатно; платно от NULL.03 за пользователя в месяц при ежегодной оплате или NULL.75 единоразово.[2]
SaneBox Очистка почтового ящика без смены почтовых приложений Слой управления почтовым ящиком Примерно от NULL.99 до NULL.99 в месяц в зависимости от плана и срока оплаты.[3]
Missive Небольшие команды, сотрудничающие непосредственно в почте Совместный почтовый ящик От NULL за пользователя в месяц при ежегодной оплате.[4]
Hiver Команды, которые хотят совместно использовать почтовые ящики внутри Gmail Совместный почтовый ящик/служба поддержки на базе Gmail Бесплатно; платно от NULL за пользователя в месяц при ежегодной оплате.[6]
Front Команды, работающие с клиентами, которым нужны маршрутизация и ответственность Совместный почтовый ящик / платформа для операций с клиентами От NULL за место в месяц при ежегодной оплате.[7]
Help Scout Команды поддержки, ориентированные на электронную почту и стремящиеся к спокойной службе помощи Совместный почтовый ящик / служба поддержки Бесплатно; платно от NULL за пользователя в месяц. AI Answers продается отдельно.[8]
Zendesk Полная поддержка с возможностью масштабирования Система тикетов / сервисный пакет Support Team от NULL за агента в месяц; Suite Team от NULL за агента в месяц.[9]

Mailbird

Лучше всего подходит
Один человек управляет несколькими почтовыми ящиками на компьютере
Тип
Клиент электронной почты для настольных ПК
Начальная цена*
Бесплатно; платно от NULL.03 за пользователя в месяц при ежегодной оплате или NULL.75 единоразово.[2]

SaneBox

Лучше всего подходит
Очистка почтового ящика без смены почтовых приложений
Тип
Слой управления почтовым ящиком
Начальная цена*
Примерно от NULL.99 до NULL.99 в месяц в зависимости от плана и срока оплаты.[3]

Missive

Лучше всего подходит
Небольшие команды, сотрудничающие непосредственно в почте
Тип
Совместный почтовый ящик
Начальная цена*
От NULL за пользователя в месяц при ежегодной оплате.[4]

Hiver

Лучше всего подходит
Команды, которые хотят совместно использовать почтовые ящики внутри Gmail
Тип
Совместный почтовый ящик/служба поддержки на базе Gmail
Начальная цена*
Бесплатно; платно от NULL за пользователя в месяц при ежегодной оплате.[6]

Front

Лучше всего подходит
Команды, работающие с клиентами, которым нужны маршрутизация и ответственность
Тип
Совместный почтовый ящик / платформа для операций с клиентами
Начальная цена*
От NULL за место в месяц при ежегодной оплате.[7]

Help Scout

Лучше всего подходит
Команды поддержки, ориентированные на электронную почту и стремящиеся к спокойной службе помощи
Тип
Совместный почтовый ящик / служба поддержки
Начальная цена*
Бесплатно; платно от NULL за пользователя в месяц. AI Answers продается отдельно.[8]

Zendesk

Лучше всего подходит
Полная поддержка с возможностью масштабирования
Тип
Система тикетов / сервисный пакет
Начальная цена*
Support Team от NULL за агента в месяц; Suite Team от NULL за агента в месяц.[9]

Mailbird и SaneBox лучше всего подходят, когда один человек отвечает за почтовый ящик; Missive, Hiver и Front предоставляют совместное владение; Help Scout и Zendesk ориентированы на операции поддержки.

* Цены указаны в долларах США там, где это публично доступно от поставщиков, обычно при годовой оплате. Цены могут изменяться.

Как мы выбирали лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой

Мы отдавали приоритет инструментам, которые хорошо решают явно разные проблемы с электронной почтой, а не пытаются подходить всем. Основными критериями были четкое распределение ответственности за переписку, полезная автоматизация, реалистичная цена, разумные усилия по настройке и совместимость с популярными бизнес-средами, такими как Gmail, Microsoft 365, IMAP, Windows и Mac. Мы исключили чисто платформы для email-маркетинга и решения только для потребителей. Если ваши настоящие потребности меняются с личного контроля почтового ящика на совместное управление или службу поддержки, список кандидатов быстро меняется.

  • Ответственность: Делает ли инструмент очевидным, кто отвечает за перепискуNULL
  • Автоматизация: Достаточно ли сильны правила, маршрутизация, шаблоны или функции отложенного просмотра для вашего объемаNULL
  • Настройка: Подходит ли он для вашего почтового хоста и десктопной среды без дополнительных сложностейNULL
  • Отчеты: Нужна ли вам простая видимость почтового ящика или полное отслеживание SLA и аналитикиNULL
  • Ценообразование: Обратите внимание на минимальное число пользователей, дополнения, тарификацию ИИ, лимиты на почтовые ящики и каналы.

Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой по случаям использования

Для одного человека, который всё ещё владеет почтовым ящиком

Mailbird

Лучше всего подходит для профессионалов, которые хотят одно рабочее пространство на рабочем столе для нескольких аккаунтов без перехода к системе поддержки.

  • Обрабатывает несколько аккаунтов с использованием шаблонов, правил, отложенной отправки, отслеживания, поддержки Exchange и интеграций приложений в платных тарифах.[2]
  • Кроссплатформенная лицензия теперь покрывает как Windows, так и Mac, что важно для команд с разными устройствами.[1, 2]
  • Низкая нагрузка на процессы: улучшает повседневное управление почтой без необходимости переводить каждое сообщение в систему тикетов.

Главный недостаток: Mailbird гораздо лучше подходит для личного контроля электронной почты, чем для совместного владения командой. Если нескольким агентам нужны назначение, предотвращение конфликтов или отслеживание SLA, вы перерастёте его.

Обратите внимание: Бесплатный план ограничен 1 аккаунтом, Mailbird для Mac требует macOS Ventura или новее, а POP3 в настоящее время не поддерживается на Mac.[1, 2]

Цена: Смотрите цены Mailbird. Бесплатный план доступен; Premium начинается с NULL.03 за пользователя в месяц при ежегодной оплате, или NULL.75 за пользователя при однократной покупке. Дополнительные опции могут увеличить итоговую стоимость. Цены могут изменяться.[2]

SaneBox

Лучше всего подходит для тех, кто хочет иметь более чистый почтовый ящик, но не хочет менять почтовый клиент.

  • Работает с вашим текущим почтовым клиентом, так что вы можете сохранить Gmail, Outlook, Apple Mail или другую настройку.[3]
  • Отлично подходит, когда проблема — это беспорядок: SaneLater, напоминания, индивидуальное отложенное напоминание, Deep Clean и BlackHole действительно работают.[3]
  • Очень низкие затраты на внедрение, поскольку он накладывается сверху вашего почтового ящика, а не заменяет весь ваш почтовый процесс.

Главный недостаток: SaneBox не решает задачи совместного владения командой. Он помогает одному человеку лучше сортировать почту; он не превращает support@ в реальную совместную очередь.

Обратите внимание: Более низкие планы ограничивают количество подключённых почтовых аккаунтов и количество активных функций SaneBox, которые можно использовать для каждого аккаунта.[3]

Цена: Планы варьируются от примерно NULL.99 до NULL.99 в месяц в зависимости от плана и срока оплаты. Месячная оплата может быть выше. Цены могут изменяться.[3]

Для совместных почтовых ящиков и командного сотрудничества

Missive

Лучше всего подходит для небольших и средних команд, которые хотят сотрудничество внутри электронной почты, а не рядом с ней.

  • Объединяет командные почтовые ящики, назначения и задачи в одном рабочем пространстве, вместо того чтобы переводить письма в отдельный инструмент задач.[4, 5]
  • Общие и приватные разговоры могут существовать бок о бок; личные сообщения остаются приватными, пока вы не решите ими поделиться.[5]
  • Более дорогие планы добавляют интеграции, правила, аналитику и доступ к API без немедленного перехода к корпоративной сложности.[4]

Главный недостаток: Missive может казаться слишком сложным, если вам нужен простой общий почтовый ящик с простым назначением.

Обратите внимание: Стартовый план ограничен 5 пользователями, Productive — до 50, а внешние интеграции требуют Productive или Business.[4]

Цена: Стартовый — NULL за пользователя в месяц, Productive — NULL, Business — NULL при ежегодной оплате. Цены могут изменяться.[4]

Hiver

Лучше всего подходит для команд на базе Gmail, которые хотят структуру общего почтового ящика, не покидая Gmail.

  • Самое большое преимущество — адаптация: команда остаётся в Gmail, а не учится работать с отдельным почтовым ящиком с нуля.[6]
  • Основы общего почтового ящика сильны: заметки, общие черновики, подписчики, уведомления о конфликтах и автоматическое назначение — всё есть.[6]
  • Более высокие тарифы добавляют отслеживание SLA, CSAT, маршрутизацию и более глубокие интеграции для команд, которым нужна более строгая дисциплина поддержки.[6]

Главный недостаток: Hiver изначально ориентирован на Gmail, поэтому он менее подходит, если ваша команда работает с разными провайдерами или предпочитает десктопные почтовые клиенты.

Обратите внимание: Hiver в Gmail работает поверх Gmail или Google Workspace как расширение Chrome, платные планы начинаются с 2 мест. Если нужна поддержка без привязки к провайдеру, существует отдельный продукт Hiver Omni.[6]

Цена: Бесплатный план доступен; Growth начинается с NULL за пользователя в месяц, Pro — NULL, Elite — NULL при ежегодной оплате. Цены могут изменяться.[6]

Front

Лучше всего подходит для команд, работающих с клиентами, которым нужна ответственность по email, маршрутизация и аналитика по отделам.

  • Front сильнее всего, когда важнее владение, а не простота: в комплекте есть общие почтовые ящики, система тикетов, маршрутизация, аналитика и теги.[7]
  • Подходит для команд, которые регулярно передают разговоры между поддержкой, успехами клиентов, финсами и операциями.
  • Также растёт за рамки почты, если ваша очередь расширяется на SMS, соцсети, чат или другие каналы общения с клиентами.[7]

Главный недостаток: Front быстро становится дорогим, особенно если вам нужна расширенная автоматизация, аналитика или ИИ для большой команды.

Обратите внимание: Стартовый план поддерживает только один тип канала и до 10 каналов на лицензию. В более дорогих планах ИИ предлагается как опция, а не включён в базовую цену.[7]

Цена: Стартовый — NULL за место в месяц, Professional — NULL, Enterprise — NULL при ежегодной оплате. Цены могут изменяться.[7]

Для поддержки операций, а не просто управления почтовым ящиком

Help Scout

Лучше всего подходит для команд поддержки, которые хотят объединить почту, базу знаний и виджет помощи на сайте в одном спокойном стекe.

  • Сильная сторона Help Scout — поддержка с приоритетом на почту: общие почтовые ящики, базы знаний, живой чат и Beacon работают вместе.[8]
  • В стандарте уже включены несколько почтовых ящиков, а также живой чат, Instagram, Messenger, WhatsApp и помощник ИИ.[8]
  • Интерфейс проще по сравнению с полноценным корпоративным пакетом, что обычно упрощает внедрение для небольших команд.

Главный недостаток: Help Scout — это прежде всего ПО для поддержки. Если вам нужен универсальный личный почтовый ящик, это не ваш вариант.

Обратите внимание: Дополнительные почтовые ящики стоят NULL в месяц в платных планах, а AI Answers оплачивается отдельно по NULL.75 за решение.[8]

Цена: Бесплатный план доступен; Standard — NULL за пользователя в месяц, Plus — NULL, Pro — ?. AI Answers оплачивается отдельно. Цены могут изменяться.[8]

Zendesk

Лучше всего подходит для команд, которым нужны полные операции поддержки и которые ожидают, что email превратится в структурированный сервисный процесс.

  • Входящие письма клиентов автоматически превращаются в тикеты, что является правильной моделью, когда «просто отвечать из ящика» перестаёт работать.[9]
  • Zendesk здесь с самым большим потенциалом развития для маршрутизации, аналитики, управления и интеграций из маркетплейса.[9]
  • Если ваша команда уже думает в терминах очередей, SLA, автоматизации и кросс-канальной поддержки, Zendesk обычно подходит лучше, чем лёгкие почтовые решения.[9]

Главный недостаток: Он имеет самую большую нагрузку на настройку и администрирование в списке, поэтому маленькие команды часто платят за структуру, которая им пока не нужна.

Обратите внимание: Цена за ИИ-агента привязана к успешным автоматическим решениям сверх включённого лимита, поэтому ИИ может стать отдельной статьёй бюджета.[9]

Цена: Support Team начинается с ? за агента в месяц, Suite Team — ?, Suite Professional — ? при ежегодной оплате. Корпоративные планы оформляются через отдел продаж. Цены могут изменяться.[9]

Лучшее программное обеспечение для управления электронной почтой по сценарию использования

  • Лучшее для одного человека, который справляется с несколькими рабочими и личными почтовыми ящиками: Mailbird.
  • Лучшее, если вы хотите сохранить текущее приложение для электронной почты и просто уменьшить беспорядок: SaneBox.
  • Лучший лёгкий коллективный почтовый ящик для небольшой команды: Missive.
  • Лучшее, если ваша компания использует Gmail: Hiver.
  • Лучшее для межфункциональных операций с клиентами с более продвинутой маршрутизацией и ответственностью: Front.
  • Лучшее для служеб поддержки: Help Scout, если вам нужна более простая система с акцентом на электронную почту; Zendesk, если вам требуется самый крупный долгосрочный пакет поддержки.

Большинству команд стоит выбирать самый маленький вариант, который подходит для их реального рабочего процесса. Инструменты для личных почтовых ящиков дешевле и проще в развертывании, чем совместные почтовые ящики, а совместные почтовые ящики проще, чем полные комплексы поддержки.

Часто задаваемые вопросы о лучшем программном обеспечении для управления электронной почтой

Что такое программное обеспечение для управления электронной почтой?

Программное обеспечение для управления электронной почтой — это любой инструмент, который помогает организовывать, приоритизировать, назначать, автоматизировать или сотрудничать по вопросам электронной почты. Это может быть почтовый клиент для рабочего стола, слой управления входящими сообщениями, общий почтовый ящик или полноценная служба поддержки.

Является ли почтовый клиент тем же, что и программное обеспечение для управления электронной почтой?

Нет. Почтовый клиент — это в основном программа, где один человек читает и отправляет письма. Программное обеспечение для управления электронной почтой может предоставлять совместное владение, правила, аналитику, тикет-системы или искусственный интеллект поверх этого.

В чем разница между общим почтовым ящиком и службой поддержки?

Общий почтовый ящик помогает нескольким людям управлять одним адресом с помощью назначения, заметок и предотвращения конфликтов. Служба поддержки идет дальше с тикетированием, SLA, отчетностью и более широкими рабочими процессами поддержки.

Когда мне нужен общий почтовый ящик вместо обычного почтового приложения?

Как только больше одного человека отвечает от одного и того же адреса или вам нужна четкая ответственность, внутренние заметки и чистая история того, кто и что обрабатывал.

Могут ли Gmail или Outlook самостоятельно справляться с командной электронной почтой?

Они могут справляться с небольшими нагрузками, особенно когда один человек все еще владеет почтовым ящиком. Специализированные инструменты становятся полезными, когда необходимы назначение задач, предотвращение дублирующихся ответов, SLA или отчеты.

Стоит ли сначала покупать инструменты с искусственным интеллектом?

Обычно нет. Четкая ответственность, разумная маршрутизация и чистый рабочий процесс обычно дают более быстрый эффект. Искусственный интеллект становится важнее при высоком объеме или повторяющихся вопросах.

Могу ли я сохранить своего текущего почтового провайдера?

Часто да, но не всегда. Многие инструменты работают поверх Gmail, Microsoft 365 или IMAP, вместо того чтобы заменять вашего провайдера. Продукты, ориентированные на Gmail, более ограничены.

Какую главную ошибку при покупке нужно избегать?

Не покупайте службу поддержки, если вам нужно только лучшее персональное управление почтовым ящиком. И не покупайте почтовый клиент для рабочего стола, если нескольким людям нужно совместно использовать один адрес.

Источники