7 Outils pour Optimiser l'Efficacité des Emails et du Travail en 2026

---

Author: Anastasiia Kryzhanovska
Publié le septembre 17, 2025   •   Dernière mise à jour le septembre 17, 2025

---

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé sous une pile d'emails prenant des heures à trier ? Combien de fois avez-vous du mal à retrouver rapidement un message important ou à suivre après un événement ? Combien de newsletters recevez-vous chaque jour qui encombrent encore plus votre boîte de réception ?

L'email apparaît souvent dans les articles sur la productivité comme un problème qui dévore votre temps. Et souvent, cela semble vraiment être la vérité. Le fait est que l'email lui-même n'est pas un problème — c'est un outil qui a révolutionné la communication et créé des tas de possibilités pour envoyer et recevoir rapidement des informations — mais le manque de bons outils d'efficacité pour les e-mails et la compréhension de la gestion de votre temps le sont.

Alors, quels outils pouvez-vous utiliser pour améliorer votre productivité e-mail et travail dès maintenant et reprendre le contrôle de votre temps ? Voici un récapitulatif de nos choix préférés pour vous aider :

• Améliorer l'efficacité des e-mails (pour les entreprises et les professionnels)
• Suivre les conversations qui nécessitent un suivi
• Gérer tous les courriers indésirables
• Partager de gros fichiers dans vos e-mails
• S'organiser avec des listes de tâches de niveau supérieur
• Garder la boîte aux lettres et le flux de travail de votre équipe bien ordonnés
• Rencontrer votre équipe, peu importe votre emplacement

Commençons !

1. Mailbird

Mailbird est le client de messagerie parfait pour les personnes occupées qui unifie tous vos comptes de messagerie, personnels ou professionnels, en une seule interface.

Ce n'est pas juste un de ces nombreux outils de gestion des e-mails qui récupèrent des e-mails et vous permettent de créer des dossiers. C'est un hub de fonctionnalités et d'intégrations qui vous permet de transformer votre e-mail en un espace de travail pour les communications en ligne, de gagner du temps et de réduire considérablement le nombre de distractions inutiles.

Qu'est-ce qui est génial avec Mailbird ?

• Gestion facile de plusieurs comptes de messagerie. Vous pouvez basculer instantanément entre tous vos comptes à l'intérieur de l'interface de l'application ou cliquer pour utiliser un compte unifié et voir toute votre correspondance en un seul coup d'œil. Il n'est pas nécessaire de charger différents onglets et applications pour ouvrir vos boîtes aux lettres lorsque tout peut être fait dans la même application.
• Organisation pratique. Vous vous souvenez comment Cendrillon devait ramasser des lentilles dans les cendres ? C'est ce que trier les e-mails prioritaires des courriers indésirables ressemble. Avec Mailbird, vous pouvez utiliser des dossiers et sous-dossiers codés par couleur pour organiser votre boîte de réception et éliminer facilement les indésirables. Et encore plus, vous pouvez utiliser des filtres et définir des règles pour trier automatiquement votre courrier entrant — et améliorer votre efficacité et votre efficacité par e-mail de manière significative.
• Possibilité de gérer les e-mails très rapidement. Mailbird dispose de nombreuses fonctionnalités destinées à gagner du temps et à aider à éliminer les "oops". Par exemple, vous pouvez rapidement prévisualiser les messages et les pièces jointes, annuler les e-mails envoyés par erreur, utiliser des raccourcis clavier, et bien plus encore.
• Intégrations d'applications de productivité. Une grande partie de votre vie se déroule par e-mail, qu'il s'agisse de plans de dîner ou de négociations de nouveaux contrats, et ces tâches importantes peuvent s'accumuler. Mailbird a d'excellentes intégrations avec des outils de productivité de premier plan, tels que Asana, Todoist, Wunderlist, et bien d'autres qui vous aideront à en faire plus sans stress excessif et un bureau plein de post-it.
• Haute compatibilité. Mailbird fonctionne avec tous les types de comptes de messagerie, plus les messageries : Facebook Messenger, WhatsApp, WeChat et Twitter. Ce n'est pas juste une fonctionnalité pratique. Cela vous aide à diminuer le nombre de distractions inutiles et à augmenter votre productivité. Vous savez à quoi cela ressemble : vous ouvrez Facebook ou Twitter pour vérifier un ou deux messages, et puis vous vous rendez compte que vous avez perdu une heure entière à lire votre fil d'actualités. Avec Mailbird, vous n'avez pas besoin de vous distraire en ouvrant un réseau social. Vous pouvez rapidement vérifier vos messages entrants et retourner au travail.
• Facilité d'utilisation. L'installation de l'application est un jeu d'enfant, tout comme l'ajout de votre compte de messagerie. La configuration est intuitive — un design propre et facile à naviguer. Et vous pouvez personnaliser l'apparence et le comportement du programme, des thèmes et polices aux raccourcis pour accélérer votre travail avec les e-mails.

Y a-t-il des inconvénients ?

• Uniquement pour Windows. Actuellement, l'application n'existe que pour Windows, mais vous pouvez vous attendre à une version Mac dans le futur.

Tarifs

• Essai gratuit : Mailbird est un outil payant que vous pouvez essayer gratuitement avec toutes les fonctionnalités disponibles pour décider si cela vous convient.
• Options de facturation : de 3 $ à 5 $ par mois, en fonction des fonctionnalités, ou un paiement unique de 79 $.

Essayez-le ! Téléchargez l'application et connectez-la à tous vos comptes de messagerie et de messagerie pour améliorer votre efficacité de gestion des e-mails au travail et créer une relation plus saine avec les e-mails.

2. FollowUp.cc

FollowUp.cc est à l'origine une extension Chrome pour définir des rappels afin de suivre les e-mails qui nécessitent, eh bien, des relances.

Qu'est-ce qui est formidable avec FollowUp.cc ?

• Possibilité de définir des rappels lorsque vous devez relancer, d'un simple clic. Vous n'avez pas besoin de garder ces petites tâches en tête, et vous n'avez pas besoin de les mettre dans votre liste de tâches ou dans une application tierce. Vous pouvez le faire directement dans votre boîte mail — et oublier jusqu'à ce que le jour arrive.
• Une option pour définir des relances automatiques. Certains de vos e-mails peuvent se perdre dans la boîte de réception de votre destinataire, mais envoyer un message de relance fera remonter votre e-mail en tête. Dans l'application FollowUp, vous pouvez le faire automatiquement en ajoutant un gentil rappel (par exemple, "Salut ! Je vérifie juste pour voir si vous avez eu le temps de lire mon e-mail.") comme modèle et en définissant un moment pour l'envoi du message de relance. C'est une excellente chose pour améliorer l'efficacité des e-mails au travail, surtout si vous devez souvent gérer des réunions et des événements.
• Intégration avec Mailbird qui permet de l'utiliser avec n'importe quel compte e-mail. FollowUp.cc est uniquement pour Gmail si vous l'utilisez tel quel, mais si vous l'intégrez avec Mailbird, cela n'aura pas d'importance quel compte e-mail vous avez : cela fonctionnera pour tous. Et vous pourrez également voir vos relances programmées dans votre calendrier :

Des inconvénients ?

• Compatibilité limitée. Si vous utilisez FollowUp.cc tel quel, vous ne pouvez l'utiliser que pour Gmail et uniquement dans Chrome. Mais il est facile de surmonter ce problème si vous utilisez Mailbird. Dans ce cas, l'application gérera vos relances dans tous vos comptes.

Tarifs

• Période d'essai gratuite. L'application est payante, mais vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 14 jours.
• Options de facturation : de 18 $ à 40 $ par mois, selon les fonctionnalités.

3. Unroll.me

Unroll.me est l'un des meilleurs et des plus simples outils d'efficacité pour les e-mails. L'application a été créée pour détecter tous ces e-mails d'abonnement qui encombrent votre boîte de réception et vous distraient de la correspondance de plus haute priorité. Elle produira une liste alphabétique d'adresses afin que vous puissiez décider lesquelles conserver, dire au revoir ou ajouter à un Rollup. Ce n'est qu'une fonction, mais Unroll.me peut donner beaucoup d'air frais à votre boîte de réception.

Quels sont les avantages d'Unroll.me ?

• Une solution facile pour le problème de surcharge d'e-mails. Vous n'avez pas besoin de chercher ces petits liens de désabonnement dans les pieds de page, et vous n'avez pas besoin de perdre votre temps à répondre aux questions "Pourquoi voulez-vous nous quitter ?". Vous pouvez désencombrer votre boîte de réception en quelques secondes.
• C'est simple à utiliser. Il y a juste trois boutons pour garder un abonnement, supprimer, et ajouter à un Rollup. Et c'est tout ce dont vous avez besoin.
• Fonction Rollup. Elle permet de regrouper vos abonnements préférés en un paquet pour mieux les gérer et aussi gagner du temps.

Y a-t-il des inconvénients ?

• Unroll.me est intégré dans Mailbird en raison d'une forte demande. Cependant, le propriétaire du service, Rakuten Technologies, utilise les informations d'achat des clients provenant des e-mails commerciaux pour mesurer les tendances du marché. C'est ce qui rend Unroll.me gratuit. C'est pourquoi certaines personnes préfèrent utiliser les filtres natifs de Mailbird au lieu de cette application.

Prix

• C'est gratuit. L'entreprise ne vous facture pas pour utiliser l'application.

4. Dropbox

Dropbox est une plateforme populaire basée sur le cloud pour stocker et partager des fichiers de n'importe quelle taille. Pourquoi l'incluons-nous dans une liste d'outils d'efficacité pour les e-mails qui changent la donne ? Si intégré à Mailbird, cela peut vous aider à gagner du temps et des efforts. Par exemple, vous pouvez envoyer instantanément un fichier ou un dossier entier par e-mail et ouvrir l'accès pour l'édition afin de collaborer dessus :

Ou gérez — et même éditez — les fichiers directement dans l'application Mailbird :

Qu'est-ce qui est génial avec Dropbox ?

• Possibilité de rechercher, d'envoyer et de partager facilement des fichiers dans la correspondance. Vous n'avez pas besoin de perdre votre temps à passer d'une application à une autre, à rechercher des fichiers et à partager l'accès. Si vous envoyez souvent des fichiers à d'autres personnes, vous apprécierez la possibilité de faire toutes les actions en un à deux clics directement dans votre boîte aux lettres.
• Taille de téléchargement illimitée. Tant que vous avez de l'espace disponible, vous pouvez télécharger sur Dropbox et partager des fichiers de n'importe quelle taille — et vous ne verrez jamais ce message "votre fichier est trop volumineux pour une pièce jointe" qui apparaît souvent dans la correspondance professionnelle.
• Récupération de fichiers et historique des versions. Dropbox surveille les modifications apportées aux fichiers afin que vous puissiez restaurer un fichier à sa forme originale ou voir qui a apporté les modifications.

Des inconvénients ?

• Espace gratuit limité. Il n'y a que 2 Go de stockage gratuit.
• Parfois, il fonctionne lentement. Dropbox Business peut manquer de vitesse parfois, surtout en cas de fichiers volumineux.

Prix

• Utilisation personnelle : 2 Go de stockage sont gratuits
• Dropbox Business :
  • Période d'essai de 30 jours
  • Options de facturation : de 12,50 $ à 25 $ par mois pour 3 utilisateurs ou plus, selon la capacité de stockage et les fonctionnalités supplémentaires
  • Prix personnalisé pour une version entreprise

5. Todoist

Si vous aimez les listes de tâches et accomplir des choses, Todoist est une excellente application de productivité qui aide à prioriser et gérer les tâches. Et oui, elle vous aide à organiser votre temps et vos tâches encore mieux lorsqu'elle est intégrée à Mailbird. Maintenant, vous pouvez programmer et filtrer vos tâches directement dans votre application de messagerie et ajouter rapidement des tâches dès que vous les recevez dans votre correspondance.

Qu'est-ce qui est formidable avec Todoist ?

• Elle rend votre liste de tâches quotidienne très facile à gérer. Il vous suffit d'ajouter des tâches, de définir un projet et une priorité, et de vérifier quand elles sont terminées. Avec son interface simple et toutes les fonctionnalités nécessaires présentes, elle est devenue l'une des applications de productivité les plus populaires au monde.
• Un ensemble de fonctionnalités réfléchi. Nous avons tous besoin de créer, de changer, de déplacer et de prioriser des tâches, de les assigner à différents projets, de définir des rappels, et possiblement plusieurs autres choses pour une meilleure utilisation. Un manque de fonctionnalités peut être aussi décevant qu'une surcharge de fonctionnalités. Todoist maintient un excellent équilibre, restant minimaliste tout en étant pratique.
• Mètre Karma. Todoist fournit des rapports de productivité vous permettant de suivre visuellement vos progrès et de voir votre inspiration s'accumuler.

Des inconvénients ?

• Certaines personnes trouvent que l'application est trop simpliste.

Prix

• Gratuit pour jusqu'à 80 projets et jusqu'à cinq membres d'équipe
• Options de facturation : de 3 $ à 5 $ par mois, selon le nombre de projets et de membres d'équipe

6. Asana

Asana est un autre outil de productivité populaire pour gérer le travail et les projets au sein d'une équipe. Si elle est intégrée à Mailbird, elle peut transformer votre boîte de réception en un poste de travail productif où vous ne vous contentez pas de gérer la correspondance, mais aussi de trier vos tâches et de changer les statuts en quelques clics. C'est un très joli raccourci pour améliorer l'efficacité des e-mails pour les entreprises.

Qu'est-ce qui est génial avec Asana ?

• C'est l'un des meilleurs outils de gestion des tâches disponibles. Asana vous permet de visualiser votre flux de travail et de suivre les tâches de manière très pratique en utilisant une liste, un calendrier ou une vue de tableau Kanban.
• Visualisation de la chronologie du projet. Vous pouvez suivre les délais et aussi voir les progrès réalisés par votre équipe sur un projet.
• Possibilité d'automatiser le flux de travail. Vous pouvez définir des règles pour des actions récurrentes, telles que l'ajout de certains abonnés aux tâches de première priorité ou la réouverture d'une tâche après son achèvement.
• Suivez la charge de travail de chaque membre de l'équipe : Asana visualise également combien de tâches chaque employé a en main, afin que vous puissiez maintenir un équilibre de travail sain au sein de l'équipe.
• Accessible dans Mailbird via la barre latérale. Chaque clic supplémentaire vous fait perdre du temps lorsque vous passez d'une application à une autre, attendez que les pages se chargent, puis revenez à l'ancienne. Maintenant, vous pouvez vérifier et gérer instantanément toutes les tâches de votre équipe dans la même interface où vous consultez votre boîte de réception.

Des inconvénients ?

• Seules quelques-unes des fonctionnalités les plus populaires sont disponibles dans la version gratuite, comme la vue de tableau et les intégrations d'application.

Prix

• Gratuit avec des fonctionnalités limitées pour les nouvelles équipes (jusqu'à 15 membres)
• Options de facturation : de 10,99 $ à 30,49 $ par mois en fonction des fonctionnalités et des intégrations avancées
• Prix personnalisé pour la version Enterprise

7. Whereby!

Parfois, les e-mails et les chats ne suffisent pas pour qu'une équipe termine ses tâches. Whereby est un outil de visioconférence pour collaborer avec des travailleurs à distance. S'il est intégré à Mailbird, il vous permet de passer des appels vidéo depuis la même interface où vous consultez votre boîte de réception, sans ouvrir d'applications supplémentaires ou installer de plugins — comme pour les réunions hebdomadaires chez Mailbird :

Qu'est-ce qui est génial avec Whereby ?

• Pas d'installation requise. Whereby est basé sur le web, donc vous n'avez besoin d'installer quoi que ce soit sur votre ordinateur. De plus, vous pouvez activer l'intégration dans Mailbird et vous connecter aux appels (ou les initier) instantanément dans l'application.
• URL unique pour votre salle de conférence. Chaque salle se voit attribuer un nom, ce qui facilite l'accès en tapant ce nom après whereby.com.
• Partage d'écran. Quiconque dans une salle de réunion peut partager son écran pour montrer des documents et des images, résoudre des problèmes et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
• Enregistrement de la réunion. Pour un tarif supplémentaire ou dans le package Business, vous avez la possibilité d'enregistrer et de télécharger la réunion pour référence future ou pour les personnes qui n'ont pas pu participer.
• Accessible dans Mailbird via la barre latérale. Vous pouvez rencontrer votre équipe et discuter de toutes les questions liées au projet directement dans l'application Mailbird.

Des inconvénients ?

• Fonctionnalité limitée dans la version gratuite.

Tarifs

• Gratuit pour un utilisateur et une salle de réunion
• 9,99 $/mois pour un utilisateur et trois salles
• 59,99 $/mois pour la version Business pour plusieurs membres de l'équipe, administrateurs et 10+ salles

Bonus :

ClickUp

ClickUp est une plateforme de gestion de projet conçue pour vous faire gagner du temps en regroupant tout votre travail en un seul endroit.

Qu'est-ce qui est génial avec ClickUp ?

• Intégration fluide de l'e-mail et de la gestion de projet. Vous n'avez plus besoin de suivre vos e-mails séparément du reste de votre travail. Suivez l'avancement de votre travail et recevez des mises à jour par e-mail au même endroit, garantissant que tout le monde reste sur la même longueur d'onde à tout moment.
• Plus de 1000 intégrations tierces. ClickUp ne se contente pas de gérer votre travail, de mettre à jour vos équipes et d'incorporer l'e-mail dans votre flux de travail. Avec plus de 1000 intégrations tierces, ClickUp rassemble vraiment tout votre travail au même endroit, vous permettant d'avoir une vue d'ensemble avant de plonger rapidement dans les tâches composantes.
• Créer des flux de travail d'e-mail automatisés. Allégez votre charge en créant des modèles d'e-mail pour des flux de travail qui enverront automatiquement des e-mails pour vous. Que vous peaufinez un processus de sensibilisation, gérez des tickets de support ou coordonniez avec des sous-traitants tiers, les automatisations de ClickUp facilitent l'envoi d'e-mails exactement quand vous en avez besoin.

Des inconvénients ?

• Utilisation gratuite limitée. ClickUp n'offre que 100 utilisations de sa fonctionnalité e-mail dans la version gratuite de sa plateforme. Heureusement, le plan payant le moins cher offre immédiatement des utilisations illimitées de l'e-mail, bien qu'un seul compte e-mail puisse être lié (des comptes e-mails supplémentaires coûtent 2 $/mois).

Prix

• Gratuit pour toujours donne accès à une grande majorité des fonctionnalités de ClickUp, y compris 100 utilisations d'e-mail et 100 automatisations
• Options de facturation : de 5 $ à 19 $ par mois selon le nombre de fonctionnalités et d'utilisations
• Prix personnalisé pour la version Entreprise

ProofHub

ProofHub est un logiciel de gestion de projet qui aide les équipes à être productives dans la collaboration tout en minimisant leur dépendance aux e-mails. Que ce soit pour assigner des tâches, partager des documents importants ou envoyer des mises à jour de projet, ProofHub rend le travail beaucoup plus organisé.

Il propose des outils dédiés à la communication d'équipe tels que le chat d'équipe, les forums de discussion et les commentaires sur les tâches qui sont accompagnés de notifications instantanées. Les utilisateurs n'ont pas à fouiller dans leur boîte de réception pour trouver des éléments, tout est clairement présenté pour une meilleure visibilité et facilité d'utilisation.

Les utilisateurs qui souhaitent continuer à utiliser l'e-mail pour la productivité peuvent envoyer des mises à jour de projet, créer des tâches ou partager des fichiers, en utilisant la fonctionnalité Email-in qui ne nécessite pas de connexion directe. Ainsi, ProofHub augmente l'efficacité des e-mails de plusieurs manières pour les équipes collaboratives.

Quels sont les avantages de ProofHub ?

• Centralisation de la gestion du travail. De nombreuses équipes n'utilisent pas seulement des e-mails, mais aussi une multitude d'applications de travail pour gérer leurs tâches. ProofHub centralise plusieurs de ces applications utilisées pour la gestion des tâches, la gestion de fichiers, la messagerie et la documentation dans une seule interface cohésive qui est beaucoup plus facile à suivre.
• Simplification de la communication de projet. Il est difficile de maintenir le contexte de vos conversations par e-mail, mais avec ProofHub, les équipes peuvent facilement tenir des discussions ciblées sans fils de discussion de plus en plus longs. Contacter instantanément des collègues ou laisser des messages asynchrones, ou envoyer des mises à jour par e-mail avec un minimum de friction.
• Désencombrement des flux de travail. Les équipes peuvent construire des flux de travail entiers pour résoudre les tâches de projet et tenir les membres de l'équipe concernés informés sans avoir recours au CC par e-mail. À mesure que les tâches avancent à travers des étapes de flux de travail prédéfinies, les parties prenantes sont automatiquement informées, avec ponctualité intacte.
• Réduction du temps gaspillé. Vous pouvez réduire considérablement le temps nécessaire à la collaboration sur des projets avec ProofHub. Les mises à jour instantanées, les applications mobiles et une connectivité accrue offertes par l'outil éliminent la "lenteur" induite par les boîtes de réception e-mail. Accélérez la livraison des projets avec des économies de temps mesurables chaque jour.

Des inconvénients ?

• ProofHub est disponible uniquement sur le web (n'importe quel navigateur web), ainsi que sur les applications mobiles iOS et Android.

Tarifs

L'application propose un essai complet gratuit de 14 jours.

Options de facturation : 89 $ par mois lorsqu'elles sont facturées annuellement, comprenant toutes les fonctionnalités et des utilisateurs illimités.

Transformez votre e-mail en votre centrale de productivité !

Voici le deal. Si vous assemblez tous les outils d'efficacité pour les e-mails mentionnés ci-dessus, vous obtenez la meilleure façon de maximiser votre efficacité et votre efficacité par e-mail :

• FollowUp.cc pour vos conversations qui nécessitent une attention particulière — assurez-vous qu'aucun de vos e-mails ne soit oublié. Recevez des rappels pour vous et pour quiconque dans une conversation particulière.
• Unroll.me pour tous les courriers indésirables — rassemblez tous vos abonnements et obtenez une liste où vous pouvez vous désabonner de tous les courriers indésirables en un seul coup. Pas besoin de perdre du temps à chercher ce petit bouton de désinscription dans votre boîte de réception.
• Dropbox pour tous vos fichiers à éditer et partager instantanément dans vos e-mails, même les gros — stockez tous vos fichiers dans le cloud afin de pouvoir les envoyer par e-mail ou les éditer directement dans le hub.
• Todoist pour transformer vos tâches professionnelles et personnelles en listes de tâches de haut niveau — organisez vos tâches et assurez-vous que vous et votre équipe réalisiez les choses à temps.
• Asana pour gérer vos projets — triez la charge de travail et les boîtes aux lettres d'une équipe plus importante avec plusieurs projets, et assurez-vous que votre entreprise reste à la pointe de sa productivité et que aucun de vos membres de l'équipe ne s'épuise.
• Rencontrez-vous sur Whereby ! peu importe l'emplacement de votre équipe — faites des réunions en face à face avec vos collègues au format vidéo.
• Et regroupez-les tous dans Mailbird, transformant votre e-mail en une station de travail puissante où vous trierez tous vos comptes e-mail et messageries, resterez en tête de vos compétences d'organisation, de travail et de projets de vie, et ferez de la vidéoconférence avec des collègues.

Des communications en ligne rapides et faciles de différents formats à la gestion des tâches et des fichiers, voici presque tout ce dont vous avez besoin dans votre vie quotidienne au travail, et toutes ces choses peuvent être facilement gérées dans une seule interface.

Pas de temps perdu. Pas de distractions.

---

About the Author:
Anastasiia Kryzhanovska

Anastasiia is a content marketer and manager with a strong IT background, passionate about storytelling and SEO. She likes creating high-quality content and helping others develop their skills. Besides work, she loves traveling, extreme sports, and reading fantasy books.

---