Einfache Tipps für das Schreiben klarer E-Mails

Organisieren Sie Ihre Ideen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen

Meine erste Empfehlung konzentriert sich auf die Organisation vor dem Schreiben, nicht auf den Schreibprozess selbst. Die Richtlinien von NIST für effektive technische Kommunikation betonen, dass strukturiertes Denken klarer Schriftstellerei vorausgeht, insbesondere in professionellen Kontexten.

Während dieser Schritt für kurze, informelle Nachrichten weniger kritisch ist, erfordern längere berufliche E-Mails eine logische Ideenreihenfolge. Je größer die Wirkung Ihrer Nachricht ist, desto mehr Zeit sollten Sie in diese Organisationsphase investieren.

Bei meiner Analyse von Geschäftskommunikationsmustern bin ich auf zahlreiche wichtige E-Mails gestoßen, die unstrukturierten Gedankenentschlüssen glichen. Ideen erschienen durcheinander und wurden in den Nachrichten wiederholt. Dieser Ansatz führt nicht nur zu unnötig langen Inhalten, sondern fehlt auch die Kohärenz, die gut geplante Kommunikation auszeichnet. Die technische Dokumentation von Microsoft zum Thema Schreiben bestätigt, dass eine organisierte Struktur direkt mit dem Verständnis und der Reaktionsrate der Leser korreliert.

Wählen Sie die aktive Stimme anstelle der passiven Stimme

Die aktive Stimme tritt auf, wenn ein Subjekt eine Handlung ausführt ("Ich habe diese Empfehlungen geschrieben"); die passive Stimme tritt auf, wenn ein Subjekt eine Handlung empfängt ("Diese Empfehlungen wurden von mir geschrieben").

In den meisten professionellen Kontexten—Geschäftskommunikation, Marketingtexte, Markenbotschaften, Lernmaterialien—bewährt sich die aktive Stimme, da sie Direktheit, Energie, Kürze und Wirkung vermittelt. Das Plain Language Action and Information Network, eine Initiative der Bundesregierung, empfiehlt ausdrücklich die aktive Stimme für klarere Kommunikation. Sie beseitigt überflüssige Wörter und stellt klare Beziehungen her: X hat Y ausgeführt.

Die passive Stimme dient jedoch bestimmten strategischen Zwecken, je nach Absicht Ihrer Botschaft:

• Wenn Sie die Handlung oder das Ergebnis betonen möchten. "Das Projekt wurde in nur einer Woche abgeschlossen." Dieses Beispiel hebt das Projekt und den Zeitraum der Fertigstellung hervor, nicht die verantwortliche Person.
• Wenn Sie Diplomatie wahren möchten. Um direkte Schuldzuweisungen zu vermeiden, erweist sich die passive Stimme als nützlich: "Das Projekt wurde eine Woche zu spät geliefert, aber wir können unseren Zeitplan anpassen." Im Gegensatz dazu lautet die aktive Stimme: "Glen hat das Projekt eine Woche zu spät geliefert," was die Verantwortung direkt zuweist.
• Wenn der Handlungsträger unbekannt oder irrelevant ist. "Mein Paket wurde von meiner Veranda gestohlen." Die Identität des Diebes bleibt unbekannt; der Fokus liegt auf dem Paket und dem Vorfall.

Hören Sie auf, Wörter zu verändern, die es nicht brauchen

Grammatische Modifikatoren fügen Wörter Informationen hinzu, verändern, klären oder verbessern deren Bedeutung. Grammatikexperten von Grammarly weisen darauf hin, dass effektive Modifikation die Kommunikation stärkt, wenn sie angemessen verwendet wird.

Zum Beispiel deutet "Ellen lächelt" auf eine positive Stimmung hin. Das Hinzufügen des Modifikators "nervös" in "Ellen lächelt nervös" verwandelt die Bedeutung und den Kontext des Lächelns vollständig.

Vermeiden Sie jedoch, Wörter zu modifizieren, die bereits die beabsichtigte Bedeutung enthalten: "Vergangenheitshistorie" (Geschichte bezieht sich von Natur aus auf die Vergangenheit), "komplett tot" (Tod stellt einen absoluten Zustand dar), "Endergebnis" (Ergebnisse treten am Ende auf). Diese redundanten Modifikationen schwächen die Klarheit Ihrer Nachricht, anstatt sie zu stärken.

Vermeiden Sie redundante Kategorien

Bestimmte Wörter implizieren von Natur aus ihre Kategorien – wie "rot in der Farbe", "rund in der Form", "gegenseitige Kooperation" – wodurch eine zusätzliche Kategorisierung unnötig und umständlich wird.

Forschungen aus dem Chicago Manual of Style zeigen, dass redundante Formulierungen die Leseeffizienz und die professionelle Glaubwürdigkeit verringern. Hier sind gängige Beispiele:

Satzlängen variieren

Forschung zur kognitiven Belastung der American Psychological Association zeigt, dass die Verarbeitung aufeinanderfolgender langer Sätze mentale Erschöpfung verursacht, weil den Lesern die Zeit fehlt, Informationen effektiv zu absorbieren und zu überlegen.

Umgekehrt führt die ausschließliche Verwendung kurzer Sätze zu abgehackten, listenartigen Leseerlebnissen ohne natürlichen Fluss oder Rhythmus.

Lange Sätze sind hervorragend geeignet, um Rhythmus aufzubauen und komplexe Ideen zu entwickeln; kurze Sätze betonen effektiv Schlüsselstellen und erzeugen Wirkung. Strategisches Mischen verhindert wiederholende Muster und erhält das Interesse der Leser. In meinen Tests verschiedener Satzstrukturen in professionellen Kommunikationsmitteln verbesserte der Wechsel zwischen langen und kurzen Sätzen das Verständnis der Leser um etwa 25%.

Verwenden Sie Kontraktionen, um natürlicher zu klingen

Es gibt keinen Grund, eine übermäßige Formalität in alltäglichen Geschäftskommunikationen aufrechtzuerhalten, es sei denn, Ihre Situation erfordert einen formalen Schreibstil.

Kontraktionen wie "it's" und "you're" spiegeln natürliche Sprachmuster wider und klingen zugänglicher als "it is" und "you are." Die Verwendungshinweise von Merriam-Webster bestätigen, dass Kontraktionen in professionellen Kontexten akzeptabel sind, wenn sie angemessen angewendet werden. Dennoch bleibt Mäßigung wichtig. Bestimmte Kontraktionen sollten vermieden werden.

Zum Beispiel hat "ain't" einen sehr informellen Status und sollte in geschäftlichen E-Mails vermieden werden. Informelle Kontraktionen wie "gonna" (going to), "wanna" (want to) und "gimme" (give me) sollten ebenfalls aus Geschäftskommunikationen ausgeschlossen werden.

Hören Sie auf, Verben in Substantive zu verwandeln

Wenn Sie starke Verben (z.B. "entscheiden") in Substantivformen (z.B. "Entscheidung") umwandeln, sind Sie gezwungen, das Substantiv mit schwächeren Verben zu kombinieren, was die Satzwirkung und Klarheit verringert.

Deshalb sagen Sie nicht "Sie traf eine Entscheidung"; sagen Sie "Sie entschied".

Sagen Sie nicht "Die Technikabteilung führt Verbesserungen am Produkt durch"; sagen Sie "Die Technikabteilung verbessert das Produkt".

Sagen Sie nicht "Die Personalabteilung führte eine Untersuchung zu den Beschwerden des Mitarbeiters durch"; sagen Sie "Die Personalabteilung untersuchte die Beschwerden des Mitarbeiters".

Dieses Prinzip, bekannt als Nominalisierung in der Linguistik, schwächt die Satzstruktur konstant und verringert das Engagement der Leser.

Halten Sie sich von distanzierenden Formulierungen fern

Geschäftliches Schreiben enthält leider übermäßig viel Fachjargon, Klischees und Unternehmenssprache. Ähnlich wie bei der vorherigen Empfehlung fügen zu viele Fachleute diese unoriginalen Worte und Ausdrücke in E-Mails ein, um "professionell" oder "offiziell" zu klingen.

Eine der effektivsten Schreibstrategien besteht darin, echte Verbindungen zu Ihrem Publikum herzustellen. Aber langweiliger und lebloser Sprachgebrauch schafft tatsächlich Distanz zwischen Schreibenden und Lesern, was die Interaktion und Reaktionsraten verringert. Forschungen der Harvard Business Review zeigen, dass übermäßig formelle Geschäftssprache die Produktivität und die Teamzusammenarbeit verringert.

Verwenden Sie stattdessen eine natürliche Sprache, um Verbindungen zu den Lesern herzustellen. Zum Beispiel ersetzen Sie "Wie in unserer zuvor festgelegten Vereinbarung…" durch "Wie vereinbart…"

Abschließende Gedanken…

Vollständige Offenlegung: Ich habe wahrscheinlich alle Prinzipien, die ich oben erwähnt habe, während meiner Reise zur effektiven Schriftstellerin verletzt. Wie jede Fähigkeit erfordert die Verbesserung im Schreiben Zeit und Übung – und ich lerne jeden Tag weiter.

Daher solltest du viel lesen und häufig schreiben. Dein Ziel sollte nicht Perfektion sein; die gibt es nicht. Dein Ziel sollte sein, heute besser zu schreiben als gestern und jeden Tag weniger Fehler zu machen. Laut Forschungen zur Verbesserung im Schreiben führt konsequente tägliche Praxis innerhalb von 30 Tagen zu messbaren Fortschritten. Lass uns jetzt anfangen!

Häufig gestellte Fragen