Sencillos consejos para escribir correos electrónicos y comunicar claramente

Organiza tus ideas antes de empezar a escribir

Mi primera recomendación se centra en la organización previa a la escritura en lugar del proceso de escritura en sí. Las directrices de NIST para una comunicación técnica efectiva enfatizan que el pensamiento estructurado precede a la escritura clara, particularmente en contextos profesionales.

Aunque este paso resulta menos crítico para mensajes breves e informales, los correos electrónicos profesionales más largos requieren una secuenciación lógica de ideas. Cuanto mayor sea el impacto de tu mensaje, más tiempo deberías invertir en esta fase organizativa.

Durante mi análisis de los patrones de comunicación empresarial, he encontrado numerosos correos electrónicos importantes que parecían ser una lluvia de ideas no estructurada. Las ideas aparecían fuera de secuencia y se repetían a lo largo de los mensajes. Este enfoque no solo crea contenido innecesariamente extenso, sino que también carece de la coherencia que caracteriza una comunicación bien planificada. La documentación de redacción técnica de Microsoft confirma que una estructura organizada se correlaciona directamente con la comprensión del lector y las tasas de respuesta.

Elige la voz activa sobre la voz pasiva

La voz activa ocurre cuando un sujeto realiza una acción ("Escribí estas recomendaciones"); la voz pasiva sucede cuando un sujeto recibe una acción ("Estas recomendaciones fueron escritas por mí").

En la mayoría de los contextos profesionales—comunicaciones empresariales, copias de marketing, mensajes de marca, materiales instructivos—la voz activa demuestra ser superior porque ofrece claridad, energía, concisión e impacto. La Red de Acción e Información del Lenguaje Claro, una iniciativa del gobierno federal, recomienda específicamente la voz activa para una comunicación más clara. Elimina palabras innecesarias y establece relaciones claras: X realizó Y.

No obstante, la voz pasiva sirve a propósitos estratégicos específicos según la intención de tu mensaje:

• Cuando quieres enfatizar la acción o el resultado. "El proyecto fue completado en solo una semana." Este ejemplo destaca el proyecto y el tiempo de finalización, no a la persona responsable.
• Cuando quieres mantener la diplomacia. Para evitar la atribución directa de culpa, la voz pasiva resulta útil: "El proyecto se entregó una semana tarde, pero podemos ajustar nuestro calendario." Contrasta esto con la voz activa: "Glen entregó el proyecto una semana tarde," que asigna responsabilidad directamente.
• Cuando el ejecutor de la acción es desconocido o irrelevante. "Mi paquete fue robado de mi porche." La identidad del ladrón permanece desconocida; el enfoque se mantiene en el paquete y el incidente.

Deja de modificar palabras que no lo necesitan

Los modificadores gramaticales añaden información a las palabras, cambiando, aclarando o mejorando su significado. Los expertos en gramática de Grammarly señalan que una modificación efectiva fortalece la comunicación cuando se utiliza adecuadamente.

Por ejemplo, "Ellen está sonriendo" sugiere un estado de ánimo positivo. Agregar el modificador "nerviosamente" en "Ellen está sonriendo nerviosamente" transforma completamente el significado y el contexto de la sonrisa.

No obstante, evita modificar palabras que ya contienen el significado deseado: "historia pasada" (la historia se refiere inherentemente al pasado), "completamente muerto" (la muerte representa un estado absoluto), "resultado final" (los resultados ocurren al final). Estas modificaciones redundantes debilitan en lugar de fortalecer la claridad de tu mensaje.

Evitar categorías redundantes

Ciertas palabras implican inherentemente sus categorías—como "rojo en color", "redondo en forma", "cooperación mutua"—haciendo innecesaria y redundante la especificación de la categoría adicional.

Investigaciones del Manual de Estilo de Chicago demuestran que las frases redundantes reducen la eficiencia de la lectura y la credibilidad profesional. Aquí hay ejemplos comunes:

Utiliza contracciones para sonar más natural

A menos que tu situación requiera un estilo de escritura formal, no hay razón para mantener una excesiva formalidad en las comunicaciones comerciales rutinarias.

Las contracciones como "it's" y "you're" reflejan patrones de habla natural y suenan más accesibles que "it is" y "you are." Las pautas de uso de Merriam-Webster confirman que las contracciones son aceptables en contextos profesionales cuando se aplican adecuadamente. Sin embargo, la moderación sigue siendo importante. Ciertas contracciones deben ser evitadas.

Por ejemplo, "ain't" mantiene un estatus muy informal y debe evitarse en correos electrónicos profesionales. Contracciones informales como "gonna" (going to), "wanna" (want to) y "gimme" (give me) también deben ser excluidas de las comunicaciones comerciales.

Deja de convertir los verbos en sustantivos

Cuando conviertes verbos fuertes (por ejemplo, "decidir") en formas sustantivas (por ejemplo, "decisión"), te ves obligado a emparejar el sustantivo con verbos más débiles, reduciendo el impacto y la claridad de la frase.

Por lo tanto, no digas "ella tomó una decisión"; di "ella decidió".

No digas "Ingeniería está haciendo mejoras al producto"; di "Ingeniería está mejorando el producto".

No digas "Recursos Humanos realizó una investigación de las quejas del empleado"; di "Recursos Humanos investigó las quejas del empleado".

Este principio, conocido como nominalización en lingüística, debilita constantemente la estructura de las frases y reduce el compromiso del lector.

Mantenlo simple

Evita usar palabras y expresiones elaboradas que suenen oficiales solo por apariencia o porque crees que mejoran la credibilidad profesional. Las pautas de Lenguaje Claro del gobierno federal demuestran que un lenguaje complejo reduce la comprensión y la efectividad profesional. Tu mensaje sonará aburrido, forzado y sin vida.

Palabras: No digas "adquirir", "utilizar" y "consciente" cuando puedes decir "comprar", "usar" y "sabido".

Expresiones: No uses expresiones largas cuando una sola palabra basta. Por ejemplo, no digas "en el momento presente" cuando simplemente puedes decir "ahora". Términos elegantes y expresiones largas se oponen a la claridad y la legibilidad. Reescríbelas usando alternativas más simples para que los lectores no tengan dificultades al procesar tus correos electrónicos.

Evita el lenguaje que crea distancia

La escritura empresarial, desafortunadamente, contiene un exceso de jerga, lugares comunes y lenguaje corporativo. Al igual que la recomendación anterior, demasiados profesionales insertan estas palabras y expresiones poco originales en los correos electrónicos para sonar "profesionales" u "oficiales".

Una de las estrategias de escritura más efectivas implica crear conexiones genuinas con tu audiencia. Sin embargo, el lenguaje soso y sin vida crea en realidad distancia entre los escritores y las audiencias, reduciendo la participación y las tasas de respuesta. La investigación de Harvard Business Review indica que un lenguaje empresarial excesivamente formal reduce la productividad y la colaboración en equipo.

En cambio, utiliza un lenguaje natural para establecer conexiones con los lectores. Por ejemplo, reemplaza "De acuerdo con nuestro acuerdo previamente especificado..." por "Como acordamos..."

Reflexiones finales...

Divulgación completa: probablemente he violado todos los principios que mencioné anteriormente durante mi camino hacia convertirme en un escritor efectivo. Como cualquier habilidad, mejorar en la escritura requiere tiempo y práctica—y sigo aprendiendo a diario.

Por lo tanto, lee extensamente y escribe con frecuencia. Tu objetivo no debería ser la perfección; eso no existe. Tu objetivo debería ser escribir mejor hoy que ayer, cometiendo menos errores cada día. Según la investigación sobre la mejora de la escritura, la práctica diaria consistente produce una mejora medible en 30 días. ¡Ahora, vamos a empezar!

Preguntas Frecuentes