Как упорядочить почтовый ящик: что действительно работает
Упорядоченный ящик — это почти пустой ящик с горсткой широких папок за ним, а не глубокое дерево хранения. В исследовании с 345 пользователями и более чем 85 000 попыток поиска люди с разветвлёнными системами папок находили свою почту не лучше тех, кто почти ничего не раскладывал.
Как на самом деле выглядит упорядоченный почтовый ящик
Упорядоченный ящик — это почти пустой ящик с горсткой широких папок за ним, а не глубокое дерево хранения. Данные последовательны и слегка неудобны: те, кто выстраивает разветвлённые структуры папок, находят свою почту не лучше тех, кто почти ничего не раскладывает.
Один этот результат должен изменить то, во что вы вкладываете время. Большинство советов на эту тему исходит из того, что упорядочивание — это построение категорий: папка на клиента, на проект, на год. Исследования того, как люди на самом деле находят письма, говорят: категории редко экономят время. Поиск нужного письма определяется прокруткой и поисковой строкой, а тщательно выбранная папка открывается сравнительно редко.
Поэтому руководство построено вокруг того, что подтверждается данными:
- Держите ящик почти пустым, решительно архивируя, чтобы «входящие» снова означали «незавершённое», а не «всё».
- Держите структуру плоской — несколько широких мест, названных по действию, вместо тематического дерева.
- Находите поиском и осознанно совершенствуйтесь в нём, потому что именно им вы и будете пользоваться.
- Автоматизируйте предсказуемое, чтобы малоценная почта вообще не попадала во входящие на разбор.
Ничто из этого не требует отказа от папок. Требуется честность в том, для чего они нужны: управлять тем, что перед вами сегодня, а не помогать найти что-то в следующем квартале. Это различие проходит через всю страницу.
Что исследования говорят о раскладывании по папкам
Крупнейшее исследование повторного поиска писем оснастило измерением полноценный почтовый клиент и фиксировало реальное поведение, а не рассказы о нём: 345 постоянных пользователей и более 85 000 операций поиска, в среднем около двух месяцев использования на человека. Оно опубликовано IBM Research на CHI 2011 под названием Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding.
Три результата непосредственно полезны, и мы приводим только то, что утверждает само исследование:
1. Кто больше раскладывает, тот не находит чаще
При делении пользователей по доле ящика, лежащей в папках, доля попыток поиска, завершившихся открытием нужного письма, составила 0,88 у тех, кто раскладывает много, и 0,88 у тех, кто раскладывает мало — статистически неразличимо. Авторы прямо называют это противоречащим их собственным ожиданиям. Больше раскладывать не означало чаще находить.
2. Поиск письма подавляющим образом ситуативен
Действия, не требующие никакой подготовки — прокрутка, поиск, сортировка — составили 87 % всех обращений. Одна лишь прокрутка — 62 %. Открытие папки составило 12 %, а клик по метке — 1 %; метки использовались настолько редко, что авторы исключили их из дальнейшего анализа. Структура, которую люди строят, попросту не является механизмом, которым они пользуются.
3. Папки — это управление задачами, а не помощь в поиске
Эту часть обычно опускают, а она самая полезная. Когда авторы спросили, почему люди раскладывают почту, преобладающим ответом было не «чтобы найти», а: чтобы ящик оставался пригодным как список дел. Раскладывание к тому же коррелировало с объёмом входящих: чем больше писем приходило за день, тем больше раскладывали. Папки — это реакция на давление во входящих.
Предупреждение о том, как это исследование обычно цитируют. Вы часто прочтёте, что «поиск в 3,4 раза быстрее папок» и что «активно раскладывающие теряют 20 минут в день». Первая цифра сравнивает среднюю длительность одной операции (поиск в среднем занимал 17,15 секунды против 58,82 секунды на открытие папки) и не описывает полную задачу поиска: при измерении от начала до конца последовательность у активно раскладывающих занимала 72,87 секунды против 66,07 — примерно на одну десятую дольше. Второй цифры в исследовании нет вовсе. Честная формулировка вывода — выше: раскладывание стоит времени и не покупает точности.
Плоская структура, которая держится
Если глубокие иерархии не окупают своих затрат, вопрос становится таким: с каким минимумом структуры можно обойтись? Работоспособный ответ — от четырёх до шести мест, названных по тому, что вы сделаете, а не по тому, о чём письмо:
- Входящие — только необработанное. Если письмо здесь, решение ещё не принято.
- Действие — вы кому-то что-то должны. Это ваш настоящий список дел.
- Ожидание — вы зависите от ответа. Проверяйте по расписанию, а не постоянно.
- Справочное — понадобится снова: договоры, доступы, спецификации.
- Архив — всё остальное, что завершено. Одно место, без поддерева.
Названия по действию работают лучше тематических по простой причине: раскладывание по теме требует угадать, по какой теме вы будете искать позже, и именно этот прогноз не срабатывает. Раскладывание по состоянию требует лишь знать, что вы решили, — а это вы знаете в момент чтения письма.
Почему «Архив» заменяет почти всё дерево папок
Архивация убирает письмо из входящих, не удаляя его и не пряча от поиска. Именно это делает плоскую структуру жизнеспособной: вы выбираете не между папкой и потерей письма, а между папкой и поиском. Наше руководство о том, что делает архивация и куда уходит почта, разбирает механику, а что происходит при архивировании письма спускается на уровень отдельного сообщения.
Когда больше структуры действительно оправдано
Два случая, оба реальные. Если вы работаете под требованиями хранения или комплаенса, категории заданы, и удобство поиска — не цель. А если вы ведёте общую или делегированную почту, папки координируют работу между людьми, а не помогают одному человеку что-то найти. Ни то, ни другое не противоречит приведённым исследованиям, потому что в обоих случаях папка выполняет иную функцию, чем поиск.
Если вы уже построили систему меток и хотите, чтобы она себя оправдывала, создание чистой и эффективной системы тегирования глубже разбирает, как сохранять её связной.
Научиться хорошо находить
Если поиск — это то, чем вы действительно пользуетесь (а журналы говорят именно это), то его стоит рассматривать как навык, а не как запасной вариант. Большинство ищет по одному слову, а затем прокручивает результаты. Несколько привычек заметно повышают точность:
- Ищите сначала по человеку. «Кто» помнится почти всегда, даже когда «что» уже забыто. Отправитель — самое информативное поле в ящике и самый быстрый способ сузить выдачу.
- Затем ограничьте по времени. «От Прии, где-то в марте» — куда меньшее множество, чем каждая из половин по отдельности.
- Ищите вложение, а не письмо. Если нужен файл, отфильтруйте письма с вложениями и пропустите текст целиком.
- Пользуйтесь перепиской. Режим переписки — не украшение: в том же исследовании у пользователей с сильно сгруппированной почтой точность была выше (0,91 против 0,85). Найти одно письмо цепочки — значит найти их все.
- Пишите письма, которые легко найти. Темы, которые вы отправляете, становятся запросами, по которым вы позже ищете. Конкретная тема — вложение в ваш собственный будущий поиск.
Механика различается у провайдеров и её стоит знать: сортировка Gmail по отправителю обходит один из самых неудобных пробелов Gmail, а фильтрация писем в Outlook описывает аналог там.
Правила и фильтры: автоматизируйте скучную половину
Почта, которую вы чаще всего разбираете вручную, — это как раз та, что не требовала никакого решения: рассылки, чеки, системные уведомления, календарный шум. Именно для этого и нужны правила, и именно здесь автоматизация окупается, а не добавляет хрупкости.
Два приёма покрывают большую часть пользы:
- Минуя входящие. Предсказуемые, несрочные отправители полностью обходят входящие и попадают туда, куда вы заглянете намеренно. Вы их никогда не разбираете, потому что они никогда не мешали.
- Поднимать срочное. Обратное: помечайте или подсвечивайте почту от небольшой группы людей или систем, которая не может ждать, чтобы она пережила загруженные входящие.
Избегать следует правила, раскладывающего по теме в глубокое дерево: оно воспроизводит проблему угадывания — автоматически и в масштабе, — и теперь вам нужно помнить ещё и сами правила. Автоматизируйте из входящих и вверх по приоритету; категоризацию оставьте поиску.
Настройка зависит от провайдера: настройка фильтров и правил Gmail покрывает эту сторону.
Архивируйте по умолчанию, удаляйте осознанно
Архивация должна быть рефлексом, а удаление — исключением, оставленным для настоящего мусора и материалов, которые нельзя хранить. Удаление ради экономии места обычно мнимая экономия: у большинства провайдеров архивированная почта по-прежнему учитывается в квоте, так что место никогда и не было тем, что вы выигрывали.
Метки Gmail, папки Outlook и IMAP
Один и тот же совет ложится по-разному в зависимости от того, что реализует ваш провайдер, и разница не косметическая.
Gmail: метки, поэтому письмо может быть в нескольких местах
У Gmail нет настоящих папок. Есть метки, и одно письмо может нести несколько сразу. Входящие сами по себе — метка. Это делает Gmail необычно подходящим для плоской структуры: вам не нужно выбирать единственный «дом» для письма, и проблема угадывания, из-за которой проваливается глубокое раскладывание, в основном исчезает. Наше руководство по организации ящика Gmail разбирает подробности.
Outlook: настоящие папки, один дом на письмо
Outlook реализует настоящие папки: письмо живёт ровно в одной. Каждое решение о раскладывании поэтому исключающее — а это ровно тот случай, к которому исследования наименее благосклонны. Здесь плоская структура важнее, а не менее важна. Механику см. в упорядочивании писем в Outlook, а типичные затруднения — в типичных проблемах организации почты в Outlook.
IMAP-клиенты: папки, с оговоркой
Классический IMAP тоже основан на папках, а Gmail показывает свои метки IMAP-клиентам как папки — поэтому письмо с метками может выглядеть так, будто лежит в нескольких папках одновременно в настольном клиенте. Это не ошибка и не дубликат, а одно письмо с несколькими метками.
Когда почта разнесена по нескольким аккаунтам
Всё сказанное выше предполагает один ящик. У большинства людей давно не один: рабочий, личный, побочный проект, старый адрес, на который по-прежнему приходит важное. Несколько аккаунтов ломают порядок так, что никакая структура папок этого не чинит, потому что проблема не внутри ящика, а между ящиками.
Помогают три вещи, по убыванию эффекта:
- Дайте каждому адресу задачу. Решите, что куда относится, и направляйте соответственно. Большая часть разрастания аккаунтов — на деле нечёткость назначения.
- Используйте везде одну и ту же плоскую структуру. Если «Действие» значит одно и то же во всех трёх аккаунтах, вы можете обрабатывать их одинаково.
- Читайте их в одном месте. Что бы вы ни делали внутри каждого ящика, проверка четырёх приложений по очереди сводит это на нет, а раздельный поиск по четырём приложениям сводит на нет сам поиск — то есть механизм, на который вы опираетесь.
Именно в последнем пункте настольный клиент оправдывает своё место: объединённые входящие заставляют несколько аккаунтов вести себя как один — и при разборе, и при поиске.
Отложить, цветовые метки и инструменты, заменяющие папки
Некоторые из самых действенных инструментов упорядочивания — вовсе не папки. Они работают по двум осям, которых папка не касается: когда письмо актуально и насколько быстро вы различаете его в списке.
Отложить: упорядочивание по времени, а не по месту
Откладывание убирает письмо из входящих и возвращает его в выбранный момент. Это правильный инструмент для самой большой категории беспорядка: почты действительно актуальной, только не сейчас. Раскладывать такую почту бессмысленно, потому что нужно помнить, что за ней надо вернуться, — а это ровно тот сценарий отказа, который исследования поиска вскрывают снова и снова.
При умелом использовании откладывание берёт на себя почти всё, ради чего иначе заводят папку «Ожидание». Если вы ждёте ответа, отложите цепочку на день, когда напомнили бы о себе; напоминание придёт само, без всякого сопровождения.
Цветовые метки: сделать список читаемым с одного взгляда
Цвет — самый дешёвый из возможных сигналов упорядочивания, потому что его чтение ничего не стоит. Применённый к отправителю, аккаунту или метке, он позволяет выхватывать нужные письма из списка, не читая темы, — а это важнее всего именно там, где папки справляются хуже всего: в загруженных объединённых входящих из нескольких аккаунтов.
Дисциплина в том, чтобы использовать мало цветов и закрепить за каждым постоянный смысл. Три-четыре последовательных цвета сильнее дюжины декоративных — по той же причине, по которой плоский набор папок сильнее глубокого дерева: схему нужно вспоминать не задумываясь.
Где они выигрывают у папки
- Почта, зависящая от времени — откладывайте, а не раскладывайте. Письмо вернётся само.
- Повторяющиеся отправители, которых нельзя пропустить — цвет, а не папка. Письмо остаётся видимым во входящих.
- Справочные материалы — вот настоящий случай для папки, и он узкий.
- Цепочки, которые постоянно оживают — отключайте уведомления вместо повторной архивации.
Внедрение примерно за неделю
Перестройка ящика проваливается, когда её пытаются сделать за один героический вечер. Растянутая на неделю, с накопившимся, разобранным отдельно от новой привычки, она держится.
День 1 — решать, а не строить
Выпишите свои четыре-шесть мест и то, что каждое означает. Больше ничего. Большинство провалившихся систем проваливаются именно здесь — из-за того, что начинают со строительства, а не с определения.
День 2 — создать структуру и правила
Создайте папки или метки. Добавьте два-три самых ценных правила: рассылки, которым следует миновать входящие, и отправителей, которых стоит выделять. Не поддавайтесь желанию добавить больше; дополнить можно позже, но каждое созданное сейчас правило — это правило, которое вы не проверили.
Дни 3-4 — разобраться с накопившимся отдельно
Не сортируйте накопившееся. Выделите всё старше месяца и заархивируйте одним действием. Оно остаётся полностью доступным поиску — в этом и весь смысл. Именно этому шагу сопротивляются сильнее всего, потому что кажется, будто почта теряется. Она не теряется; вы лишь отказываетесь её раскладывать. Всё действительно нужное всплывёт через поиск.
Дни 5-7 — работать и наблюдать, к чему вы тянетесь на самом деле
Запустите новую систему и замечайте, какими местами вы действительно пользуетесь. Папка, к которой вы не притронулись за неделю, своего места не заслужила. Удалите её: структура должна сжиматься к тому, чем вы пользуетесь, а не разрастаться к тому, что вы вообразили.
Как поддерживать
Структура ящика деградирует по предсказуемым причинам, и средства против этого столь же предсказуемы.
Разбирайте по расписанию, а не непрерывно
Обработка почты в нескольких заданных подходах вместо реакции весь день — именно это удерживает ящик ощутимо почти пустым. Это же снимает давление, которое ведёт к избыточному раскладыванию: вспомните, что в исследовании IBM раскладывание коррелировало с объёмом входящих. Люди раскладывают больше, когда чувствуют, что отстают.
Цель — «обработано», а не «пусто»
«Inbox zero» часто читают как цель наведения порядка, отчего он становится изматывающим и слегка бессмысленным. Полезное прочтение: по каждому письму принято решение — сделано, заархивировано, отложено или делегировано. Ящик с четырьмя незавершёнными делами упорядочен. Пустой ящик, полученный запихиванием сорока писем в тридцать папок, — нет.
Пересматривайте структуру время от времени и дайте ей сжиматься
Раз в пару месяцев смотрите, что вы действительно открывали. Папки, которыми не пользовались, сверните обратно в архив. Отключите правила, которые больше не срабатывают. Структуры разрастаются сами по себе, и исследования наводят на мысль, что именно это разрастание несёт издержки без соответствующей отдачи.
Четыре типичных способа всё испортить
- Перепроектировать на старте. Структуру, предусматривающую каждую категорию, вы не удержите в голове. Начните меньше, чем кажется комфортным.
- Раскладывать непоследовательно. Место, которым вы пользуетесь через раз, хуже, чем никакого: теперь всё равно приходится искать и вдобавок проверять папку.
- Перенимать чужую систему. Папки отражают то, как работаете вы. Схема, придуманная под управление проектами, не ложится на ящик поддержки.
- Слишком много правил. Автоматизация, которую вы не помните, превращается в почту, исчезающую по причинам, которых вы уже не знаете. Держите набор правил настолько малым, чтобы его можно было перечислить наизусть.
Упорядочивание нескольких аккаунтов в Mailbird
Чтобы прямо сказать, что клиент может, а чего нет: Mailbird не меняет то, как ваш провайдер хранит почту. Gmail по-прежнему использует метки, Outlook — папки, а архивация ведёт себя так, как её реализовал провайдер. Настольный клиент меняет уровень, на котором вы работаете.
Это важнее всего для двух вещей, на которые эта страница советует действительно опираться:
- Одни входящие для всех аккаунтов. Разбор происходит один раз, в одном месте, против одной плоской структуры — а не по разу на провайдера в каждый раз ином интерфейсе.
- Поиск по всем аккаунтам сразу. Поскольку работу выполняет именно поиск, искать по всем аккаунтам вместе, а не по одному — крупнейшее практическое улучшение, доступное владельцу нескольких ящиков.
- Режим переписки по умолчанию, который исследования связывают с более высокой точностью поиска.
Если вы взвешиваете, подходит ли вообще настольный клиент для этой задачи, что делает настольный почтовый клиент излагает более широкий довод, а наше руководство по продуктивности с почтой помещает структуру ящика в остальной рабочий процесс.
Часто задаваемые вопросы
Как лучше упорядочить почтовый ящик?
Оставьте входящие только для необработанного, архивируйте всё завершённое и держите небольшой набор широких папок, названных по вашему следующему шагу — Действие, Ожидание, Справочное — вместо тематических. Находите поиском, а не навигацией по папкам. В исследовании с 345 пользователями и более чем 85 000 попыток поиска люди с разветвлёнными системами папок находили почту не чаще тех, кто почти ничего не раскладывал.
Сколько почтовых папок нужно?
Меньше, чем вы, вероятно, думаете: четырёх-шести широких мест хватает большинству. Данные не поддерживают глубокие иерархии: открытие папки составило в исследовании IBM лишь 12 % обращений, тогда как прокрутка и поиск вместе — 87 %. Дополнительные папки добавляют решений о раскладывании, не повышая ваших шансов что-либо найти.
Что лучше для поиска писем — папки или поисковая строка?
В большинстве случаев поиск. Это то поведение, которым люди пользуются на самом деле, и активно раскладывающие не добивались лучшей точности, чем раскладывающие мало. У папок остаётся законная функция — управлять тем, что перед вами сегодня, и координировать общую или регулируемую почту, — но как вложение в будущий поиск они себя не оправдывают.
Архивировать письма или удалять?
Архивируйте по умолчанию; удаляйте только настоящий мусор или материалы, которые нельзя хранить. Архивация убирает почту из входящих, не убирая её из поиска, и именно это делает плоскую структуру работоспособной. Учтите: архивация обычно не освобождает место — у большинства провайдеров архивированная почта по-прежнему учитывается в квоте.
Чем метки отличаются от папок?
Папка держит письмо ровно в одном месте, поэтому раскладывание — исключающий выбор. Метка — это метаданные: одно письмо может нести несколько сразу. Gmail использует метки и показывает их настольным клиентам как папки, поэтому одно и то же письмо через IMAP может выглядеть лежащим в нескольких папках. Outlook и классический IMAP используют настоящие папки.
Стоит ли использовать правила и фильтры для автоматического упорядочивания?
Да, для предсказуемой почты: уводите из входящих рассылки, чеки и системные уведомления, а немногих отправителей, которые не могут ждать, выделяйте. Избегайте правил, раскладывающих по теме в глубокое дерево: это автоматизирует проблему угадывания вместо её решения и добавляет набор правил, который теперь тоже нужно помнить.
Как упорядочить почту, разнесённую по нескольким аккаунтам?
Дайте каждому адресу определённое назначение, используйте везде одну и ту же плоскую структуру, чтобы обрабатывать их одинаково, и читайте и ищите их в одном месте. Проверка нескольких вкладок веб-почты по очереди сводит на нет любую структуру, выстроенную внутри каждой, а раздельный поиск по ним подрывает тот метод поиска, на который вы опираетесь больше всего.
Что лучше — отложить письмо или убрать его в папку?
Отложите, если письмо станет актуальным позже, а не сейчас. Раскладывание почты, зависящей от времени, требует помнить, что за ней надо вернуться, — и именно здесь системы на папках дают сбой. Откладывание возвращает письмо в тот день, когда оно важно, без всякого сопровождения и запоминания.
Действительно ли помогают цветовые метки?
Да, в определённых пределах: цвет читается быстрее текста, поэтому позволяет выхватывать нужные письма из списка, не читая темы. Полезнее всего это в загруженном ящике, объединяющем несколько аккаунтов. Ограничьтесь тремя-четырьмя цветами с постоянными значениями; дюжина декоративных цветов перестаёт нести информацию.
Сколько времени занимает перестройка ящика?
Около недели, если распределить работу: день на определение мест, день на их создание и добавление двух-трёх правил, два дня на массовую архивацию накопившегося вместо его сортировки, а остальное — на работу с системой и отказ от того, чем вы не пользовались. Попытка сделать всё за один присест — обычная причина, по которой система не держится.
Что такое «inbox zero» и стоит ли он усилий?
Полезное прочтение «inbox zero» состоит в том, что по каждому письму принято решение — сделано, заархивировано, отложено или делегировано, — а не в том, что ящик визуально пуст. Ящик с четырьмя незакрытыми пунктами упорядочен. Пустой, полученный запихиванием сорока писем в тридцать папок, — нет, и данные наводят на мысль, что это раскладывание ничего не дало.
Действительно ли упорядочивание ящика экономит время?
Опустошение входящих — да; построение глубокого дерева хранения — в основном нет. Измеримая выгода возникает от ящика, содержащего только незавершённое, от решительной архивации и от умелого поиска. Данные наводят на мысль, что время, потраченное на построение подробных категорий, не окупается ни скоростью, ни надёжностью поиска.
