Comment rédiger un message d'absence ?
Vous profitez peut-être du soleil sur la plage ou dévalez les pistes, mais vos collègues, clients et autres partenaires commerciaux sont toujours au bureau et peuvent ne pas savoir que vous n'êtes pas disponible.
Vous profitez peut-être du soleil sur la plage ou dévalez les pistes, mais vos collègues, clients et autres associés commerciaux sont toujours au bureau et ne savent peut-être pas que vous n'êtes pas disponible.
Ne pas informer les gens que vous êtes absent du bureau pourrait vous causer des problèmes, surtout s'ils attendent une réponse rapide. Avant de partir pour ces vacances bien méritées, il est impératif de configurer un message d'absence du bureau. Au cas où vous seriez à court d'idées, nous avons créé des messages d'absence du bureau professionnels pour vous inspirer.
Qu'est-ce qu'un message d'absence du bureau ?
Un message d'absence du bureau (ou message OOO) est un e-mail que vous configurez pour envoyer automatiquement à toute personne qui vous écrit lorsque vous ne pouvez pas consulter ou répondre à vos e-mails pendant un certain temps. Il informe les gens pourquoi vous ne leur répondez pas immédiatement et ce qu'ils peuvent faire ou à qui ils peuvent s'adresser à votre place pendant votre absence.
Comment rédiger un bon message d'absence du bureau ?
Vous avez coché toutes vos tâches et votre boîte de réception est vide. Avant de partir en pause, qu'il s'agisse d'une escapade de week-end rapide ou de longues vacances d'été, il reste une dernière tâche à cocher : configurer un e-mail d'absence du bureau.
Un mauvais message d'absence du bureau, ou ne pas en configurer du tout, peut causer des problèmes à la fois pendant votre absence et à votre retour.
Par exemple, si vous ne précisez pas quand vous reviendrez, votre équipe et vos clients pourraient continuer à vous envoyer des e-mails. Cela pourrait remplir votre boîte de réception et rendre difficile votre remise sur les rails après vos vacances. De plus, si vous ne partagez pas les coordonnées de quelqu'un qui peut aider pendant votre absence, les projets pourraient stagner et les clients se sentir négligés.
Alors comment rédiger un bon message d'absence du bureau ? Voici quelques conseils essentiels pour vous aider :
- Rassemblez les informations importantes : Avant de commencer, assurez-vous d'avoir tous les détails que vous souhaitez inclure dans votre message.
- Pratiques d'e-mail professionnel : Utilisez les mêmes directives pour la rédaction d'e-mails professionnels que vous suivriez normalement.
- Ligne d'objet : Rédigez une ligne d'objet claire et, si approprié, astucieuse qui indique que vous êtes absent du bureau.
- Salutation : Commencez par une salutation polie pour vous adresser cordialement à l'expéditeur.
- La concision est essentielle : Gardez le corps de votre message d'absence du bureau bref et direct.
- Ajoutez un remerciement : Incluez une note courtoise comme "Merci pour votre e-mail" ou un commentaire tourné vers l'avenir tel que "J'ai hâte de reprendre contact à mon retour."
- Conclusion : Terminez par une formule de politesse standard et votre signature professionnelle qui inclut généralement votre poste et vos informations de contact.
- Relecture : Avant de finaliser votre message, relisez-le attentivement pour vérifier les erreurs ou fautes de frappe.
Rappelez-vous, l'objectif est d'informer et de diriger, non de fournir une explication détaillée de votre absence. Gardez-le professionnel, informatif, et si possible, un peu personnel pour maintenir la touche humaine.
Que faut-il inclure dans un message d'absence du bureau ?
Dans votre message d'absence du bureau, c'est une bonne idée de couvrir les bases comme :
- La raison de votre absence
- Combien de temps vous serez absent et quand vous reviendrez
- Qui contacter (et leur numéro de téléphone) si c'est urgent. Incluez ces éléments, et votre message de vacances sera parfait.
Selon ce que vous faites et ce dont vos contacts pourraient avoir besoin, vous pourriez vouloir donner plus d'informations. De nombreux services de messagerie vous permettent de configurer deux réponses d'absence du bureau différentes en même temps : une pour les personnes avec qui vous travaillez directement et une autre pour les personnes extérieures à votre entreprise.
Que faut-il éviter dans un message d'absence du bureau ?
Lors de la configuration de votre message d'absence du bureau, le professionnalisme et la brièveté sont essentiels. Voici ce que vous devriez généralement éviter : Trop d'élaboration : Votre réponse automatique doit être succincte. Il n'est pas nécessaire de divulguer trop d'informations sur où vous allez ou pourquoi. Cela maintient l'accent sur les informations essentielles.
Promesses de réponse immédiate : Ne suggérez pas que vous répondrez aux e-mails immédiatement après votre retour. Il est plus réaliste de vous accorder du temps pour rattraper le retard.
Proposer d'autres personnes sans approbation : Demandez toujours aux collègues si vous pouvez les inclure comme contacts d'urgence dans votre réponse d'absence du bureau. Ils doivent accepter de gérer des demandes supplémentaires à votre place.
Modèles de messages d'absence du bureau
Alors à quoi ressemble une bonne réponse d'absence du bureau ?
Ci-dessous, vous trouverez 8 réponses d'absence du bureau différentes dont vous pouvez vous inspirer lors de la rédaction de la vôtre.
Exemple de message d'absence du bureau pour vacances
Envoyer un message de vacances peut être délicat. Voici un excellent message de vacances.
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je serai absent du bureau du jj/mm au jj/mm et j'aurai un accès limité aux e-mails / je n'aurai pas accès aux e-mails. Si c'est urgent, veuillez contacter [NOM] à [E-MAIL] ou [TÉLÉPHONE]. Je ferai de mon mieux pour répondre rapidement à votre e-mail à mon retour le jj/mm.
Cordialement,
NOM
Nous n'avons pas toujours le temps d'être astucieux ou créatifs, et c'est normal ! Au fond, un e-mail de réponse automatique de vacances doit simplement informer l'expéditeur que vous êtes absent du bureau et quand attendre une réponse.
Les éléments d'une excellente réponse d'absence du bureau sont
- Combien de temps vous serez absent
- Quand vous reviendrez, et
- Qui contacter (et leur numéro de téléphone) si c'est urgent. Incluez ces éléments, et votre message de vacances sera parfait.
Génération de prospects
Avez-vous déjà pensé à un message d'absence du bureau comme un outil de génération de prospects ? Eh bien, maintenant, vous devriez ! Il est assez facile de créer une opportunité de collecter un prospect dans votre réponse automatique de vacances. Ajoutez simplement un peu de style à la fin du message et commencez à récolter les prospects !
Bonjour et merci pour votre e-mail. Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au jj/mm avec un accès limité / sans accès aux e-mails. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [NOM] à [E-MAIL ou TÉLÉPHONE].
En attendant, saviez-vous que nous avons une newsletter hebdomadaire / mensuelle ? Oui, vous avez bien entendu ! Une dose hebdomadaire de tout votre contenu [ENTREPRISE] préféré envoyé directement dans votre boîte de réception. Pour vous assurer de ne rien manquer de tout le bon contenu, inscrivez-vous à notre newsletter ici.
Je m'assurerai de vous répondre à mon retour le jj/mm.
Merci
Outre l'inscription à une newsletter, vous pouvez utiliser cette opportunité pour encourager la participation à des webinaires, l'inscription à un cours en ligne, le téléchargement de livres blancs, ou toute autre tactique de génération de prospects que votre équipe de vente et marketing met en œuvre.
Modèle de message d'absence du bureau pour promotion de contenu
Une signature d'e-mail professionnelle est un outil de branding incroyablement efficace. Mais, saviez-vous aussi qu'une signature d'e-mail HTML professionnelle ou une carte de visite numérique pourrait aussi être un excellent outil de génération de prospects ? C'est vrai ! Ajoutez une bannière cliquable ou un CTA à votre signature d'e-mail d'absence du bureau et incitez les gens à visiter votre boutique en ligne, s'inscrire à un webinaire, ou télécharger un ebook. Des générateurs en ligne comme Newoldstamp ou MySignature peuvent vous aider à automatiser le processus d'adoption de signature dans toute l'entreprise.
Lina Lugova, la CMO du fournisseur de plateforme côté demande Epom souligne que si la génération de prospects n'est pas une stratégie clé de vos efforts de vente ou marketing, vous pouvez utiliser votre message d'absence du bureau pour attirer plus d'attention sur votre contenu.
Ajoutez un peu de valeur à votre e-mail en créant un lien vers une ressource en ligne intéressante que votre entreprise a développée. Vous pouvez également utiliser les messages de réponse automatique pour améliorer votre stratégie de promotion.
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis absent du bureau en ce moment et ne reviendrai pas avant le jj/mm. Heureusement pour vous, nos ressources ne prennent jamais de congés, et nous avons cet ebook / livre blanc / infographie génial sur [TITRE], que je pense que vous apprécierez.
Je vous répondrai dès que je reviendrai au bureau.
Cordialement
Modèle de message d'absence du bureau pour générer du trafic
Salut,
Merci de m'avoir contacté. Malheureusement, je suis absent du bureau du jj/mm au jj/mm avec un accès limité / sans accès aux e-mails. Si votre question peut attendre, je répondrai aux e-mails que j'ai manqués à mon retour le [JOUR]. Sinon, contactez [NOM] à [E-MAIL] ou [TÉLÉPHONE] et il/elle s'occupera de vous.
M'avez-vous écrit au sujet de [SERVICE QUE VOUS FOURNISSEZ] ? Parfait ! Lisez ce que nos clients disent de leur expérience formidable. (Lien vers les témoignages clients ou études de cas)
Je vous répondrai dès que possible.
Merci !
Peut-être n'avez-vous pas de contenu à promouvoir, ou vous voulez simplement générer du trafic vers votre site web en utilisant une réponse d'absence du bureau. Parfait ! Une réponse automatique de vacances est un moyen formidable de le faire. Selon la page vers laquelle vous créez un lien, votre message d'absence pourrait être différent, mais voici un excellent exemple de message ooo. Automatiser votre prise de notes avec un Preneur de notes IA garantit que vous ne manquez jamais de détails importants - même lorsque vous êtes absent du bureau.
Réseautage ou nouvelles affaires
Autant nous le préférerions, tous les messages d'absence ne sont pas pour des vacances. Parfois, vous avez besoin d'une réponse d'absence du bureau pour un voyage d'affaires ou une conférence. Au lieu de simplement dire aux gens que vous êtes absent, pourquoi ne pas utiliser cette opportunité pour encourager le réseautage ou de nouvelles connexions d'affaires ?
Bonjour !
Merci pour votre e-mail. Je suis absent du bureau à cette conférence super géniale [MOIS] [JOUR]-[JOUR]. Y serez-vous aussi ? J'aimerais me connecter ! Notre entreprise exposera au stand ###. N'hésitez pas à passer nous voir ! / [NOM], notre [TITRE], partagera ses connaissances lors de son discours le [JOUR] à [HEURE] à [LIEU]. Vous ne voudrez pas le manquer !
Suivez-moi et tweetez-moi @Twitter_Handle pour des réflexions et conversations sur la conférence. J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles !
Cordialement,
NOM
Engagement sur les réseaux sociaux
Le pourcentage de personnes qui suivent les marques sur les réseaux sociaux varie de 44% à 53% (selon la plateforme), et 53% de ceux qui suivent les marques sur les réseaux sociaux sont plus fidèles à ces marques. Il est donc logique que les entreprises veuillent développer leur audience sur les réseaux sociaux, surtout pour créer des clients fidèles.
Cependant, la plupart des gens ne recherchent pas activement les comptes de réseaux sociaux d'une marque. Ils sont plus susceptibles de vous suivre si on le leur demande ou si on leur présente l'opportunité, ce qui peut être fait dans votre réponse automatique de vacances.
Salut !
Désolé de m'être manqué. Je suis absent du bureau du jj/mm au jj/mm et je répondrai à mes e-mails à mon retour le [JOUR].
Pour rester au courant de toutes les dernières actualités de [ENTREPRISE], suivez-nous sur Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / Etc. (Nous sommes vraiment drôles sur Twitter, croyez-moi.)
Je vous répondrai dès que possible.
Merci !
Drôle/Astucieux
Les messages d'absence du bureau les plus mémorables sont les drôles et astucieux. Il existe des tonnes d'exemples d'e-mails d'absence du bureau, depuis donner une personnalité à votre "robot de réponse automatique" jusqu'à utiliser des GIF et mèmes en plaisantant sur ce que vous faites vraiment en vacances. Des messages comme ceux-ci peuvent ajouter une touche personnelle aux messages de réponse automatique. Voici quelques exemples de messages d'absence du bureau astucieux :
J'ai entendu dire que l'hiver arrivait, alors j'ai décidé d'aller à [ENDROIT CHAUD]. Je siroterai des cocktails sur la plage jusqu'au jj/mm et ne consulterai pas mes e-mails. Restez au chaud !
Désolé de vous l'annoncer, mais je suis en vacances jusqu'au jj/mm et ne consulterai pas mes e-mails. Je suis sûr que vous ne voulez probablement pas entendre cela puisque vous travaillez vous-même, alors voici une vidéo de chat pour vous remonter le moral. Je reviendrai de mon voyage le [JOUR]. Passez une bonne semaine !
MAUVAISE NOUVELLE : Je suis absent du bureau en vacances jusqu'au jj/mm. Je répondrai à tous les e-mails à mon retour.
BONNE NOUVELLE : Mon collègue [NOM] a gracieusement offert de rester et de couvrir mon travail. Il/elle est un super-héros. Si votre demande est urgente, vous pouvez le/la contacter à [E-MAIL].
Passez une excellente semaine !
Message d'absence du bureau pour les vacances
Si vous prévoyez d'être absent en vacances, il est utile d'informer vos collègues de travail de votre absence et de votre date de retour. Un message d'absence du bureau est un moyen efficace de le faire. Ci-dessous se trouve un modèle de message ooo simple :
Objet : Absence du bureau : [Votre nom]
Bonjour !
Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement en vacances jusqu'au [Votre date de retour]. Je vous répondrai dès que possible après mon retour.
Si vous avez besoin d'aide immédiatement, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [E-mail du contact alternatif]. Il/elle est disponible pour vous aider.
Merci pour votre compréhension, et j'ai hâte de répondre à votre e-mail une fois de retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Message d'absence du bureau pour maladie
Être absent pour maladie de manière inattendue signifie que vous devrez configurer rapidement une réponse d'absence du bureau. Voici un modèle concis qui garde les choses claires et polies :
Objet : Absence du bureau : [Votre nom]
Bonjour,
Je suis actuellement absent du bureau pour cause de maladie et ne consulterai pas mes e-mails jusqu'à mon retour.
Pour les questions urgentes, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [E-mail du contact alternatif]. Il/elle est prêt(e) à aider à ma place.
Votre compréhension est grandement appréciée, et j'ai hâte de vous répondre une fois que je serai rétabli.
Meilleurs vœux,
[Votre nom]
Message d'absence du bureau simple pour une journée
Même si vous n'êtes absent que pour une journée, un message d'absence du bureau est une bonne idée. Voici un modèle parfait pour les absences courtes :
Objet : Absence du bureau : [Votre nom]
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis absent du bureau aujourd'hui, [Date], et reviendrai demain, [Date de retour]. Je répondrai à votre e-mail dès mon retour.
Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [E-mail du contact alternatif].
Merci pour votre compréhension.
Cordialement,
[Votre nom]
Message d'absence du bureau pour Noël
Pendant la saison festive de Noël, il est agréable de laisser un message d'absence du bureau sur le thème des fêtes. En voici un qui répand la joie tout en étant informatif :
Objet : Vœux de saison : [Votre nom]
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis absent du bureau pour les vacances de Noël du [Date de début] au [Date de fin]. Je serai de retour et prêt à répondre aux e-mails le [Date de retour].
Si votre question est urgente, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [E-mail du contact alternatif], qui sera ravi de vous aider pendant mon absence.
Je vous souhaite un très joyeux Noël et une saison des fêtes joyeuse !
Cordialement,
[Votre nom]
Bonus : Message d'absence du bureau pour congé maternité
À certaines occasions, vous pourriez être absent pour des raisons autres que vos vacances. Assurez-vous de configurer une réponse d'absence du bureau pour un congé maladie de longue durée et un congé maternité également.
Merci de m'avoir contacté. Je suis actuellement en congé maternité/paternité et je chéris le temps avec mon nouvel ajout à la famille. Je prévois de retourner au travail le [Date de retour].
Pour les questions urgentes, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [E-mail du contact alternatif], qui assurera la continuité et sera ravi de vous aider en mon absence.
Votre compréhension est grandement appréciée pendant cette période spéciale. J'ai hâte de reprendre contact avec vous une fois de retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Pour pimenter les messages de réponse automatique, vous pouvez envoyer une image au lieu d'un e-mail de réponse régulier, comme vu dans l'exemple ci-dessous.
Souhaitez-vous ajouter l'image mais l'éditer pour votre propre usage ? Veuillez visiter Venngage pour éditer le modèle. Vous trouverez un certain nombre d'autres modèles parmi lesquels choisir.
Pouvez-vous configurer des messages d'absence du bureau dans différents clients de messagerie ?
Oui, vous pouvez configurer des messages d'absence du bureau dans différents clients de messagerie. La plupart des plateformes de messagerie populaires, y compris Outlook, Gmail, Apple Mail, et d'autres, offrent des fonctionnalités intégrées qui vous permettent de créer et programmer des messages de réponse automatique. Ces outils sont conçus pour informer automatiquement toute personne qui vous envoie un e-mail que vous n'êtes pas disponible, en fournissant des détails sur votre retour ou des contacts alternatifs si nécessaire.
Le processus de configuration de ces messages varie légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez. Par exemple, Outlook fournit une méthode simple pour créer des réponses automatiques, vous permettant de définir des dates spécifiques et personnaliser le contenu du message. D'autres clients, comme Gmail, offrent également des options similaires sous leurs menus de paramètres, généralement sous "Répondeur de vacances" ou des étiquettes similaires.
Que vous utilisiez une application de bureau ou un client de messagerie basé sur le web, la capacité de configurer des messages d'absence du bureau est une fonctionnalité standard qui assure une communication fluide pendant votre absence. Nous avons expliqué le processus étape par étape pour configurer un message de réponse automatique dans Outlook.
Comment utiliser l'humour dans les messages d'absence du bureau
L'humour peut être un excellent moyen de rendre votre message d'absence du bureau mémorable, mais il est important de l'utiliser judicieusement. Voici quelques conseils à garder à l'esprit :
- 1. Connaissez votre audience :
Avant d'appuyer sur "enregistrer" sur cette réponse d'absence du bureau spirituelle, pensez à qui pourrait la recevoir. Alors qu'un ton ludique pourrait bien résonner avec vos collègues, il pourrait ne pas aussi bien passer avec les clients ou partenaires commerciaux. Adaptez votre humour à votre audience, en vous assurant qu'il soit approprié pour tous ceux qui pourraient le lire. - 2. Gardez-le léger :
Évitez tout ce qui est trop sarcastique ou provocateur. Votre objectif est d'apporter un sourire au visage du lecteur, non de le confuser ou l'offenser. Une plaisanterie légère et autodérisoire ou un jeu de mots astucieux peut faire beaucoup sans franchir de lignes. - 3. Soyez clair sur votre absence :
Au milieu de l'humour, n'oubliez pas le but de l'e-mail : faire savoir aux gens que vous n'êtes pas disponible. Assurez-vous de clairement indiquer les dates de votre absence et quand vous reviendrez, même si vous ajoutez une touche amusante. - 4. Fournissez des contacts alternatifs :
Il est essentiel de diriger les gens vers quelqu'un d'autre qui peut aider pendant votre absence. Vous pouvez le faire avec humour en disant quelque chose comme : "Pour les questions urgentes, veuillez contacter [Nom du collègue]. Il/elle n'est peut-être pas aussi charmant(e) que moi, mais il/elle fera de son mieux !" - 5. Utilisez une ligne de signature :
Terminez votre e-mail avec une formule de politesse spirituelle qui correspond au ton de votre message. Quelque chose comme "Salutations depuis [Votre destination de vacances préférée]" ou "Absent du bureau, mais probablement en train de penser au travail (pas vraiment)" peut ajouter une touche finale d'humour.
Conclusion
Comme beaucoup de personnes, vous ne réalisez peut-être pas que votre message d'absence est une opportunité unique d'être mémorable et d'égayer la journée de quelqu'un, au-delà de simplement leur dire que vous êtes absent. Il n'a pas besoin d'être long ou complexe - juste réfléchi et intéressant. Alors, la prochaine fois que vous configurez votre réponse automatique de vacances, utilisez-la pour informer, aider, ou ravir l'expéditeur de l'e-mail. Ce sera un exercice amusant pour vous et une agréable surprise pour eux !
Quel est le meilleur message d'absence du bureau que vous ayez reçu ou écrit ? Faites-le nous savoir en partageant dans les commentaires !
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un bon message d'absence du bureau ?
Un message d'absence du bureau est la réponse automatique que vous avez soigneusement conçue pour envoyer à ceux qui essaient de vous joindre pendant que vous êtes absent du bureau.
Comment configurer un message d'absence du bureau ?
Le processus est simple. Dans vos paramètres d'e-mail, sélectionnez l'option Fichier. Maintenant, sélectionnez Réponses automatiques dans la liste donnée. À ce stade, tapez votre message de réponse automatique. Puis, sélectionnez OK pour l'enregistrer.
Pourquoi un message d'absence du bureau est-il important ?
Un message d'absence du bureau est important car il vous permet de tenir les gens informés et leur dit comment procéder en votre absence. Vous pouvez également sélectionner des options pour les questions urgentes dans votre message d'absence du bureau
Que dire dans un message d'absence du bureau ?
Votre message d'absence du bureau devrait inclure la période pendant laquelle vous serez absent de votre bureau, de préférence en incluant les dates exactes. Vous devriez également inclure qui le messager devrait contacter en cas d'urgence. Vous pouvez également inclure des promotions et des liens sociaux.
