Creare e Mantenere una Cultura Rilassata per i Team Remoti
Scopri come costruire una forte cultura di team tra i dipendenti remoti, migliorando la produttività e la fidelizzazione attraverso connessioni personali e pratiche di onboarding efficaci. Impara le migliori pratiche del settore e le metodologie comprovate per creare un ambiente rilassato e inclusivo, cruciale per superare le sfide di leadership dei team distribuiti.
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- Agosto 2026: Aggiornato per rinfrescare i contenuti con le informazioni attuali.
Tuttavia, ci sono sfide significative che possono sorgere nella gestione di team distribuiti. Poiché non interagisci faccia a faccia con il team su base quotidiana, può essere facile concentrarsi solo sui risultati e trascurare l'aspetto cruciale della costruzione del team. Secondo la ricerca di Gallup, i dipendenti remoti che si sentono disconnessi dal loro team sono il 21% meno produttivi rispetto a quelli con forti relazioni di team. Creare una cultura rilassata, simile a quella dell'acqua fresca, con i tuoi dipendenti remoti è essenziale per il tuo successo. In uno dei nostri post precedenti, ti abbiamo dato " 10 Consigli Veloci per Gestire un Team Remoto".
Ora vediamo cosa puoi fare per creare quella cultura dell'acqua fresca tra tutti i membri del tuo team remoto, supportato dalle migliori pratiche del settore e da metodologie comprovate.
Inserimento dei Nuovi Dipendenti
Per garantire che ogni dipendente sia sulla stessa lunghezza d'onda, è necessario fornire a tutti un punto di partenza simile. Quando un nuovo dipendente viene assunto in ufficio, le risorse umane la accompagnano, presentandola ai suoi colleghi. Spesso il suo capo la porta a pranzo, dove chiacchierano e si conoscono meglio. Il suo capo è quindi in grado di comprendere la sua personalità e aiutarla a creare relazioni che soddisfino tutte le parti coinvolte.
Poiché i team remoti non dispongono delle suddette comodità di persona, è imperativo che tutti i dipendenti attuali si facciano avanti personalmente per presentarsi ai nuovi assunti. Ricerche condotte dalla Society for Human Resource Management dimostrano che un onboarding efficace può migliorare la retention dei dipendenti dell'82% e la produttività di oltre il 70%. Questo non solo fornisce una sensazione di accoglienza, ma favorisce anche un senso di "integrazione", particolarmente importante se i vostri dipendenti remoti provengono da paesi e culture diverse — ad esempio, potreste assumere prevalentemente negli Stati Uniti ma avere anche dipendenti in Asia, Europa o in altre località. Come indicano le ricerche della Harvard Business Review, le persone hanno comunque un bisogno fondamentale di integrarsi socialmente in un gruppo, anche in contesti lavorativi virtuali. Non limitatevi a dire al vostro nuovo dipendente: "ehi, questo è il team, contattaci per qualsiasi domanda." Incoraggiate il vostro attuale team a farla sentire benvenuta. Durante il suo primo incontro, fatele fare un rapido riassunto di chi è come persona al di fuori del lavoro. Qualunque siano i suoi interessi, sarà un ottimo modo per i colleghi di avviare una conversazione.
Da Mailbird, abbiamo un mese di inserimento per far sentire il nuovo membro del team il più benvenuto possibile. Di solito, il nostro CEO ha un incontro con lui/lei ogni giorno della prima settimana per introdurlo agli strumenti, alla nostra cultura aziendale e all'organizzazione. La seconda settimana sarà dedicata a piccoli incontri di introduzione con ogni membro del team (a seconda delle dimensioni della vostra azienda, questo potrebbe non essere possibile). E le ultime 2 settimane del mese saranno dedicate a un intenso inserimento in tutti i loro compiti, sprint, roadmap e backlog all'interno del team.
Conoscere gli Altri
Conoscere gli altri va di pari passo con il consiglio precedente ed è supportato da ampie ricerche sulla psicologia del lavoro. Fin dall'inizio, dovresti sempre fornire modi affinché i dipendenti possano connettersi tra loro. La ricerca organizzativa di McKinsey dimostra che quando i dipendenti hanno più amicizie lavorative, è più facile contattarsi per domande o quando hanno bisogno di orientamento. La nervosità non sorge, e la produttività aumenta fino al 25% quando le persone si sentono libere di interagire.
Prima di passare al lavoro durante una riunione, fai a tutti una domanda sulle loro preferenze personali. Qual è il tuo ristorante fast food preferito? Se potessi prendere una vacanza oggi, dove andresti? Qual è la tua auto dei sogni? Qual è il tuo sport preferito? Questi tipi di domande allentano l'atmosfera e forniscono argomenti di conversazione per dopo. Secondo le ricerche sulla psicologia del lavoro, queste connessioni informali creano le basi per relazioni professionali più forti. Phil potrebbe contattare Hassan riguardo al loro amore comune per il restauro di vecchi Mustang. Non sai mai cosa può innescare un'interazione!
Tieniti un elenco aggiornato di tutte le competenze dei dipendenti e postalo in un luogo facilmente navigabile. Incoraggia le persone a contattare coloro che hanno una formazione in un argomento in cui hanno bisogno di aiuto. La ricerca sulla forza lavoro di Deloitte mostra che le organizzazioni con una forte condivisione interna delle conoscenze hanno il 35% di probabilità in più di superare i loro concorrenti. Non solo questo riduce la confusione su chi può fare cosa, ma risparmia anche tempo perché nessuno deve nemmeno chiedere chi è l'esperto!
Incoraggia l'uso di app non lavorative
Le comunicazioni tra i dipendenti devono uscire dai tipici programmi di messaggistica, come Skype e Jabber. Se desideri davvero promuovere una cultura rilassata per i team distribuiti, è importante impostare canali di collaborazione, come Slack e Zoom. La ricerca di Microsoft sulla collaborazione sul posto di lavoro dimostra che queste applicazioni fungono essenzialmente da fontanelle virtuali, consentendo ai dipendenti di chiacchierare su qualsiasi cosa, invece che solo su argomenti lavorativi. Inoltre, registrano tutte le tue conversazioni, e puoi tornarci indietro e fare riferimento a esse.
Impostare temi settimanali o bisettimanali su queste applicazioni di chat è un modo super divertente per le persone di interagire. Intorno ad Halloween, incoraggia le persone a postare foto di un momento in cui si sono vestite in costume. Forse stai organizzando una settimana di apprezzamento degli animali in tutta l'azienda. Chiedi a tutti di postare una foto o una storia sul loro animale domestico. Gli studi di coinvolgimento dei dipendenti di Gallup mostrano che i tuoi dipendenti adoreranno condividere piccoli pezzi delle loro vite e vedere un po' di più quelle dei loro colleghi. Questi eventi a tema possono essere incorporati anche nel tuo calendario HR per garantire un coinvolgimento regolare e attività di team building durante l'anno.
Queste conversazioni non devono essere esclusivamente basate su testo. Infatti, sarebbe un peccato non condividere la tua tastiera GIF preferita con tutti. C'è sempre una GIF per qualsiasi situazione, quindi perché non entrare in una guerra di GIF di tanto in tanto? Condividi video divertenti di YouTube, immagini divertenti di Imgur o un post ridicolo che hai trovato su Reddit. La ricerca psicologica conferma che l'umorismo è un ottimo modo per connettersi con le persone e costruire relazioni professionali più forti.
La musica è un altro modo fenomenale per i tuoi dipendenti di connettersi. Un facile e fantastico vantaggio sarebbe offrire un servizio di abbonamento musicale a pagamento aziendale, come Pandora o Spotify. Molti dipendenti remoti già ascoltano musica durante il giorno. Le ricerche del settore sui benefici della musica sul posto di lavoro dimostrano che, offrendo questo vantaggio, i tuoi dipendenti si sentiranno come se ti interessasse la loro qualità della vita lavorativa. Inoltre, un servizio condiviso consente alle persone di vedere cosa stanno ascoltando gli altri. La musica è universale e un modo facile per conoscersi meglio.
L'umorismo gioca un ruolo molto importante in Mailbird. Non solo durante i nostri Hackathon, quando la maggior parte del team si riunisce e lavora fianco a fianco. Anche quando siamo distribuiti su 5 continenti, ci inviamo messaggi divertenti e meme per farci sorridere e motivarci per il giorno e la settimana successivi.
Coordina il tuo modo di lavorare
Mentre crei questa cultura del lavoro rilassata, devi ricordare di concentrarti sul motivo per cui hai assunto i dipendenti: per lavorare. Per avere una base per quella sensazione di rilassatezza, è necessario assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Come accennato durante l'inserimento dei dipendenti, fornisci linee guida per tutti.
Preferisci dare ai clienti una risposta rapida o di qualità? Qual è il modo migliore per comunicare in una situazione con scadenza? Quale fuso orario stai utilizzando? Quante ore dovrebbe realisticamente dedicare un dipendente ogni settimana? Quando si tratta di lavoro sincrono vs. asincrono, cosa preferisci? La ricerca di Atlassian sul lavoro remoto sottolinea che, sebbene queste siano domande semplici, possono essere molto facili da trascurare. Considera altri dettagli facilmente dimenticati che ti aspetti che i tuoi dipendenti conoscano e compila un elenco. Porta questo elenco al tuo prossimo incontro, consentendo domande per garantire che tutti comprendano.
Quando vedi qualcuno iniziare a deviare notevolmente da queste linee guida generali, conversane con lui o lei. La ricerca di Harvard Business Review sulla gestione mostra che mantenendo una linea di comunicazione aperta e fornendo chiare linee guida aziendali, si ridurrà la quantità di stress attorno a questo tipo di conversazione. Hai costruito un'azienda basata sulla fiducia, responsabilità e rispetto, e questo si riflette in queste interazioni.
Noi utilizziamo diverse app in Mailbird per mantenere una buona comunicazione e produttività e con quella grande etica del lavoro. Abbiamo elencato una grande scelta (a nostro avviso) di app nel nostro post " Le sfide del lavoro remoto: "Mantenere la produttività con un team distribuito".
Incontri di persona
Puoi ottenere solo tanto come team remoto. Gli incontri di persona non sono sempre necessari, ma sono uno strumento fenomenale per aumentare la creatività e il team building. La ricerca organizzativa di McKinsey raccomanda di organizzare un ritiro almeno una volta all'anno affinché i tuoi team distribuiti possano interagire faccia a faccia. Cerca di trovare una posizione centrale che funzioni per tutti - ecco una buona guida all'Europa per aiutarti in questo. Questo incoraggia assolutamente i tuoi dipendenti a conoscersi meglio invece di avere uno schermo tra di loro.
Queste sessioni marathon, o Hackathon, sono un trampolino di lancio per un sacco di brainstorming e idee per migliorare l'azienda nel suo complesso. La ricerca sul posto di lavoro di Forrester indica che, oltre a trovare miglioramenti per il team e la comunicazione, offre anche un ottimo modo per rinfrescare tutti sui regolamenti aziendali. Questo consente a tutti di ripristinare le proprie aspettative e interazioni, in termini del proprio ruolo come dipendenti remoti.
Mailbird organizza un Hackathon almeno una volta all'anno. Durante quel periodo lavoriamo fianco a fianco e realizziamo alcune cose più rapidamente di quanto avremmo fatto tramite app di chat o email. I nostri Hackathon sono un ottimo mix di escursioni giornaliere per il team building, "Learnathon" per comprendere meglio i compiti e le responsabilità di ciascun "dipartimento" e, ovviamente, per portare a termine il lavoro. Consiglieremmo a qualsiasi team distribuito di ospitare questo tipo di incontro annualmente per mantenere lo spirito di squadra e il legame tra membri al massimo.
Fai Accadere le Cose
Può sembrare ovvio, ma una volta che le tue aspettative sono fissate, le cose devono accadere. Il tuo team deve essere produttivo. Per avere un'azienda di successo, il tuo team deve essere in grado di coordinarsi e lavorare come un'unità coesa per rispettare le scadenze. La ricerca di Gartner sulla produttività sul posto di lavoro mostra che senza questo tipo di dinamica, incontrerai costanti ostacoli. Questo è sicuramente un consiglio che abbraccia tutto, ed è il più importante, di gran lunga.
Se stai gestendo un team remoto o sei seriamente intenzionato a iniziarne uno, questa è la conferenza per te. La Conferenza Running Remote 2018 è accuratamente curata per insegnarti strategie e tattiche praticabili di livello superiore che puoi utilizzare già dal giorno successivo per gestire e far crescere il tuo team remoto. Questa è la conferenza che non è mai esistita prima e che è più importante che mai per il futuro del lavoro. Impara dai leader di aziende come Buffer, Atlassian, Doist, FlexJobs, Transferwise, Dribbble, GitHub, GitLab, Time Doctor e naturalmente, Mailbird. È appena dietro l'angolo, il 23 e 24 giugno 2018 quest'anno. Prezzi early bird disponibili su: https://runningremote.com
Hai costruito il tuo team con fiducia e comunicazione. A un certo punto, potresti dover controllare costantemente qualcuno per rispettare una scadenza. La ricerca di Deloitte sulla leadership conferma che può essere difficile, ma per soddisfare i clienti e far crescere il business, a volte devi spingere più del solito. Poiché hai un ottimo rapporto con i tuoi team remoti, diventa molto più facile avere queste conversazioni difficili, a volte anche insistenti.
Costruire una cultura rilassata, da "acqua fresca", con team remoti si riduce fondamentalmente alla comunicazione. Diffondi le informazioni in modo tempestivo e concordato. Incoraggia il gioco di battute o il dialogo sciocco tra i colleghi. La ricerca di Gallup sulla gestione mostra che l'ambiente di qualsiasi team distribuito dipende dal suo leader, che deve concentrarsi nel favorire questo senso di relax. Sei tu il motore dietro la cultura da "acqua fresca". Inizia con l'onboarding dei nuovi dipendenti e osserva la tua azienda fiorire!
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Domande frequenti
Quali sono le maggiori sfide nel creare una cultura rilassata per i team remoti?
Le principali sfide includono l'assenza di interazioni faccia a faccia spontanee che costruiscono naturalmente le relazioni, la difficoltà di leggere i segnali non verbali durante le comunicazioni virtuali e la tendenza dei membri del team a concentrarsi unicamente sul completamento dei compiti senza impegnarsi in attività di costruzione delle relazioni. Secondo la ricerca del report di Buffer sullo Stato del Lavoro Remoto, il 21% dei lavoratori remoti lotta con la solitudine, che impatta direttamente sulla cultura del team. Inoltre, le differenze di fuso orario possono frammentare le interazioni del team, rendendo più difficile stabilire punti di contatto culturali coerenti che favoriscano un ambiente rilassato e collaborativo.
Come possono i manager replicare le "conversazioni intorno al distributore d'acqua" in un ambiente di lavoro remoto?
I team remoti di successo implementano interazioni informali strutturate attraverso canali Slack dedicati a discussioni non lavorative, pause caffè virtuali programmate settimanalmente e sistemi di "accoppiamento casuale" che collegano diversi membri del team per conversazioni informali di 15 minuti. I leader del settore come GitLab e Zapier hanno dimostrato che creare fasce orarie specifiche per interazioni informali—come i primi 5 minuti delle riunioni per controlli personali—può simulare efficacemente le conversazioni organiche in ufficio. Inoltre, implementare sessioni di co-working virtuali in cui i membri del team lavorano silenziosamente insieme in videochiamate aiuta a ricreare la presenza sociale ambientale di un ambiente d'ufficio fisico.
Quali strumenti e tecnologie specifici funzionano meglio per mantenere la cultura del team a distanza?
Lo stack tecnologico più efficace combina piattaforme di comunicazione (Slack o Microsoft Teams per messaggistica istantanea), strumenti di videoconferenza con capacità di stanze separate (Zoom o Google Meet), e applicazioni specifiche per la cultura come Donut per accoppiamenti casuali del team o Bonusly per riconoscimenti tra pari. La ricerca del MIT Sloan mostra che i team che utilizzano più canali di comunicazione riportano un 25% in più di soddisfazione rispetto alla cultura del team. Le caratteristiche essenziali includono chat room persistenti per conversazioni in corso, condivisione dello schermo per sessioni di lavoro collaborativo e capacità di integrazione che consentono un flusso di lavoro senza soluzione di continuità tra gli strumenti. La chiave è scegliere strumenti che riducono il attrito nella comunicazione piuttosto che aggiungere complessità alle interazioni quotidiane.
Come misuri il successo di una cultura remota rilassata per il team?
Una misurazione efficace combina metriche quantitative con feedback qualitativi. Gli indicatori chiave di prestazione includono il punteggio Net Promoter Score (eNPS) dei dipendenti, i tassi di partecipazione alle attività volontarie del team, i tempi di risposta alle comunicazioni non urgenti e i tassi di retention rispetto ai benchmark del settore. I sondaggi trimestrali dovrebbero valutare la sicurezza psicologica, la coesione del team e la soddisfazione del bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata. Le principali aziende remote-first come Automattic monitorano le "metriche culturali" come la frequenza di collaborazione interdipartimentale e il rapporto tra interazioni lavorative e sociali nei canali del team. Inoltre, monitorare i modelli di straordinario volontario può indicare se la cultura supporta confini sani o crea pressione per una disponibilità costante.
Quali sono gli errori più comuni che i manager commettono nel cercare di costruire una cultura del team remoto?
Gli errori più frequenti includono la programmazione eccessiva di attività "divertenti" obbligatorie che sembrano forzate piuttosto che organiche, la mancanza di considerazione per i diversi tipi di personalità e le culture nei metodi di costruzione del team, e il trascurare di stabilire confini chiari tra interazioni lavorative e sociali. La ricerca della Harvard Business Review indica che il 43% delle iniziative di cultura remota fallisce a causa della mancanza di partecipazione autentica da parte dei leader—i manager che non si impegnano genuinamente nelle attività culturali segnalano che non sono realmente importanti. Altri errori critici includono ignorare l'equità dei fusi orari (programmare attività che escludono costantemente alcuni membri del team), concentrarsi solo su attività di gruppo senza sostenere relazioni uno a uno, e implementare cambiamenti culturali senza raccogliere input dal team su preferenze e stili di comunicazione.
