Создание и поддержание уютной культуры для удалённых команд

Адаптация новых сотрудников

Чтобы обеспечить, чтобы каждый сотрудник был на одной волне, необходимо предоставить всем одинаковую отправную точку. Когда новый сотрудник приходит в офис, HR проводит её по офису, знакомя её с коллегами. Часто её берёт на обед начальник, где они беседуют и узнают друг друга. Затем начальник может учесть её личные качества и помочь ей установить отношения, подходящие всем сторонам.

Поскольку удалённые команды не обладают вышеупомянутыми преимуществами личной встречи, крайне важно, чтобы все текущие сотрудники лично связались и представились новым сотрудникам. Исследования Общества по управлению человеческими ресурсами показывают, что эффективная адаптация может увеличить удержание сотрудников на 82% и продуктивность более чем на 70%. Это не только создаёт более тёплую атмосферу, но и способствует чувству «принадлежности», что особенно важно, если ваши удалённые сотрудники приходят из разных стран и культур — например, вы можете в основном нанимать в США, но также иметь сотрудников в Азии, Европе или других регионах. Как показывает исследование Harvard Business Review, у людей всё равно есть основная потребность в том, чтобы быть частью группы в социальных условиях, даже в виртуальной рабочей среде. Не просто говорите новому сотруднику: «Привет, это команда, обращайтесь с вопросами». Поощряйте вашу текущую команду сделать её пребывание более комфортным. На первой встрече дайте ей возможность кратко рассказать о себе как о человеке вне работы. Любые её интересы могут стать отличным способом, чтобы коллеги завели разговор.

В Mailbird у нас есть месяц адаптации, чтобы новый член команды чувствовал себя как можно более желанным. Обычно наш генеральный директор встречается с ней/ним каждый день первой недели, чтобы познакомить с инструментами, корпоративной культурой и организацией работы. Вторая неделя будет использоваться для коротких вводных встреч с каждым членом команды (в зависимости от размера вашей компании это может быть невозможно). А последние 2 недели месяца будут посвящены интенсивной адаптации ко всем их задачам, спринту, дорожной карте и резерву в команде.

Узнайте друг друга

Знакомство друг с другом идет рука об руку с предыдущим советом и поддерживается обширными исследованиями психологии на рабочем месте. С самого начала вы всегда должны предоставлять способы для сотрудников взаимодействовать друг с другом. Организационные исследования McKinsey показывают, что когда у сотрудников более дружественные рабочие отношения, им легче обращаться с вопросами или когда им нужна помощь. Нервозность не возникает, а производительность увеличивается до 25%, когда люди чувствуют, что могут свободно общаться.

Перед тем как приступить к делу на встрече, задайте всем вопрос о их личных предпочтениях. Какой ваш любимый фастфуд? Если бы вы могли уехать в отпуск сегодня, куда бы это было? Какой ваш автомобиль мечты? Какой ваш любимый вид спорта? Такие вопросы разряжают обстановку и предоставляют темы для обсуждения позже. Согласно исследованиям психологии на рабочем месте, такие неформальные связи создают основу для более крепких профессиональных отношений. Фил может обратиться к Хассану о их взаимной любви к восстановлению старых Mustangs. Никогда не знаешь, что может стать толчком к взаимодействию!

Ведите текущий список всех навыков сотрудников и размещайте его в легко доступном месте. Поощряйте людей обращаться к тем, у кого есть опыт в области, где им нужна помощь. Исследования Deloitte показывают, что организации с сильным внутренним обменом знаниями на 35% более вероятно, что они превзойдут своих конкурентов. Это не только устранит путаницу в том, кто что может делать, но и сэкономит время, ведь никому не придется спрашивать, кто является экспертом изначально!

Поощряйте использование приложений, не связанных с работой

Коммуникация между сотрудниками должна выходить за рамки обычных мессенджеров, таких как Skype и Jabber. Если вы действительно хотите создать расслабленную атмосферу для распределенных команд, важно наладить каналы сотрудничества, такие как Slack и Zoom. Исследования Microsoft о сотрудничестве на рабочем месте показывают, что эти приложения фактически действуют как виртуальный кулер для воды, позволяя сотрудникам общаться на любые темы, а не только на рабочие. Кроме того, они записывают все ваши разговоры, и вы можете вернуться к ним для справки.

Установление еженедельных или двухнедельных тем в этих чат-приложениях — это отличный способ для людей взаимодействовать. Например, на Хэллоуин поощряйте людей публиковать фотографии с тем, как они наряжались в костюмы. Возможно, вы проводите неделю признания животных в компании. Попросите всех опубликовать фото или рассказ о своем питомце. Исследования вовлеченности сотрудников Gallup показывают, что вашим сотрудникам понравится делиться небольшими частями своей жизни и немного больше узнавать о своих коллегах. Эти тематические мероприятия также можно включить в ваш HR-календарь, чтобы обеспечить регулярное вовлечение и мероприятия по командообразованию на протяжении всего года.

Эти разговоры вовсе не обязательно должны быть строго текстовыми. На самом деле, было бы неправильно не поделиться своей любимой GIF-клавиатурой со всеми. Для любой ситуации всегда найдется GIF, так почему бы не устроить occasional GIF-войну? Делитесь смешными видео с YouTube, забавными фотографиями из Imgur или нелепыми постами, которые вы нашли на Reddit. Исследования в области психологии подтверждают, что юмор — это отличный способ установить связь с людьми и построить более крепкие профессиональные отношения.

Музыка — это еще один замечательный способ для ваших сотрудников соединиться. Простым и великолепным преимуществом было бы предложить всемирную оплачиваемую музыкальную подписку, такую как Pandora или Spotify. Многие удаленные сотрудники уже слушают музыку в течение дня. Исследования в области преимуществ музыки на рабочем месте показывают, что, предоставляя эту привилегию, ваши сотрудники почувствуют, что вам не безразлично качество их рабочей и личной жизни. Более того, общая услуга позволяет людям видеть, что слушают другие. Музыка универсальна и является простым способом узнать друг о друге.

Юмор играет очень большую роль в Mailbird. Не только во время наших хакатонов, когда большинство команды встречаются и работают плечом к плечу. Также, когда мы разбросаны по 5 континентам, мы отправляем друг другу веселые сообщения и мемы, чтобы заставить друг друга улыбнуться и мотивировать на следующий день и неделю.

Координируйте, как вы работаете

Создавая эту расслабляющую рабочую культуру, вы должны помнить о причине, по которой вы наняли сотрудников: работать. Чтобы создать основу для этого расслабленного ощущения, необходимо убедиться, что все на одной волне. Как упоминалось при вводе в должность сотрудников, предоставьте рекомендации для всех.

Вы бы предпочли дать клиентам быстрый ответ или качественный? Какой лучший способ общения в ситуации с дедлайном? Какой часовой пояс вы используете? Сколько часов сотрудник должен реально работать каждую неделю? Когда речь идет о синхронной и асинхронной работе, что вы предпочитаете? Исследование Atlassian по удаленной работе подчеркивает, что хотя эти вопросы просты, их очень легко упустить из виду. Учитывайте другие легко упускаемые детали, которые вы ожидаете, что ваши сотрудники знают, и составьте список. Принесите этот список на ваше следующее собрание, чтобы дать возможность задать вопросы и убедиться, что все понимают.

Когда вы видите, что кто-то начинает серьезно отклоняться от этих общих рекомендаций, поговорите с ним или с ней. Исследования Harvard Business Review по управлению показывают, что поддержание открытой линии общения и предоставление четких корпоративных рекомендаций уменьшает уровень стресса вокруг такого разговора. Вы построили компанию на доверии, ответственности и уважении, и это отражается в этих взаимодействиях.

Мы используем различные приложения в Mailbird, чтобы поддерживать хорошую коммуникацию и продуктивность и с этим отличную трудовую этику. Мы составили отличный выбор (на наш взгляд) приложений в нашем посте " Проблемы удаленной работы: "Сохранение продуктивности с распределенной командой".

Встречи лицом к лицу

Удалённая команда может сделать лишь ограниченное количество дел. Встречи лицом к лицу не всегда необходимы, но они являются феноменальным инструментом для повышения креативности и командного духа. Организационные исследования McKinsey рекомендуют проводить собрание по крайней мере раз в год, чтобы ваши распределённые команды могли взаимодействовать лицом к лицу. Постарайтесь найти центральное место, которое подойдет всем - вот хороший гид по Европе, который поможет с этим. Это абсолютно побуждает ваших сотрудников действительно узнать друг друга, вместо того, чтобы общаться через экран.

Эти марфонские сессии, или Хакатоны, являются трамплином для множества мозговых штурмов и идей по улучшению компании в целом. Исследования Forrester по месту работы показывают, что наряду с поиском улучшений для команды и коммуникаций они предоставляют великолепную возможность обновить всем знания о корпоративных принципах. Это позволяет всем переосмыслить свои ожидания и взаимодействия в контексте своей роли как удалённых сотрудников.

Mailbird проводит Хакатон по крайней мере раз в год. В течение этого времени мы работаем бок о бок и справляемся с задачами быстрее, чем если бы мы использовали чаты или электронную почту. Наши Хакатоны - это отличная комбинация однодневных поездок для командного строения, "Лернатонов", чтобы лучше понять задачи и обязанности каждого "отдела", и, конечно же, чтобы завершить поставленные задачи. Мы рекомендуем любой распределённой команде проводить подобные встречи на ежегодной основе, чтобы поддерживать командный дух и сплочённость на высоком уровне.

Сделайте так, чтобы это произошло

Это может показаться очевидным, но как только ваши ожидания установлены, вещи должны происходить. Ваша команда должна быть продуктивной. Чтобы иметь успешную компанию, ваша команда должна уметь координировать свои действия и работать как единое целое для соблюдения сроков. Исследования Gartner по производительности на рабочем месте показывают, что без такого типа динамики вы столкнетесь с постоянными препятствиями. Это, безусловно, всеобъемлющий совет, и это самый важный, безусловно.

Если вы управляете удаленной командой или серьезно настроены начать, это конференция для вас. Конференция Running Remote 2018 была тщательно подготовлена, чтобы научить вас стратегиям и тактикам следующего уровня, которые вы сможете использовать с самого следующего дня, чтобы управлять и развивать вашу удаленную команду. Это конференция, которой никогда не существовало раньше, и она важнее, чем когда-либо, для будущего работы. Учитесь у лидеров таких компаний, как Buffer, Atlassian, Doist, FlexJobs, Transferwise, Dribbble, GitHub, GitLab, Time Doctor и, конечно же, Mailbird. Она пройдет совсем скоро, 23 и 24 июня 2018 года. Цены на раннюю регистрацию доступны на: https://runningremote.com

Вы построили свою команду на доверии и общении. В какой-то момент вам может понадобиться постоянно проверять кого-то, чтобы уложиться в срок. Исследования Deloitte по лидерству подтверждают, что это может быть трудно, но чтобы удовлетворить клиентов и развивать бизнес, иногда нужно давить сильнее, чем обычно. Поскольку у вас отличные отношения с вашими удаленными командами, вести эти сложные, иногда настойчивые разговоры становится гораздо проще.

Создание расслабленной культуры воды с удаленными командами в конечном счете сводится к общению. Распространяйте информацию своевременно и согласно договоренности. Поощряйте болтовню или глупые перепалки между коллегами. Исследование Gallup по управлению показывает, что атмосфера любых распределенных команд зависит от их лидера, сосредоточенного на формировании этого чувства расслабления. Вы - водитель культуры воды. Начните с адаптации новых сотрудников и смотрите, как ваша компания расцветает!

Часто задаваемые вопросы