Creëer en Behoud een Ontspannen Cultuur voor Remote Teams
Ontdek hoe je een sterke teamcultuur opbouwt onder remote werknemers, wat de productiviteit en retentie bevordert door persoonlijke connecties en effectieve inwerkprogramma's te stimuleren. Leer over de beste praktijken en beproefde methoden voor het creëren van een ontspannen en inclusieve omgeving, cruciaal om de uitdagingen van het leiden van verspreide teams te overwinnen.
Artikel Updates
- August 2026: Bijgewerkt om de inhoud te verversen met actuele informatie.
Er zijn echter aanzienlijke uitdagingen die kunnen ontstaan bij het leiden van gedistribueerde teams. Aangezien je niet dagelijks face-to-face met het team interactie hebt, kan het gemakkelijk zijn om alleen op de prestaties te focussen en het cruciale aspect van teamvorming over het hoofd te zien. Volgens Gallup's onderzoek naar de werkplek, zijn remote medewerkers die zich disconnected voelen van hun team 21% minder productief dan degenen met sterke teamrelaties. Het creëren van een ontspannen, waterkoeler cultuur met je remote medewerkers is essentieel voor je succes. In een van onze eerdere berichten hebben we je “ 10 Snelle Tips voor het Leidinggeven aan een Remote Team” gegeven.
Laten we nu kijken naar wat je kunt doen om die waterkoeler cultuur te creëren onder al je remote teamleden, ondersteund door best practices uit de industrie en bewezen methodologieën.
Inwerken van Nieuwe Medewerkers
Om ervoor te zorgen dat elke medewerker op dezelfde lijn zit, moet je iedereen een vergelijkbaar startpunt bieden. Wanneer een nieuwe medewerker in een kantoor wordt aangesteld, leidt HR haar rond en stelt haar voor aan haar collega's. Haar baas neemt haar vaak mee uit lunchen, waar ze praten en elkaar leren kennen. Haar baas kan haar persoonlijkheid dan beter begrijpen en haar helpen bij het opbouwen van relaties die voor alle partijen goed zijn.
Aangezien remote teams de eerder genoemde persoonlijke luxe niet hebben, is het essentieel dat alle huidige medewerkers persoonlijk contact opnemen om zichzelf voor te stellen aan de nieuwe medewerkers. Onderzoek van de Society for Human Resource Management toont aan dat effectief inwerken de medewerkerstevredenheid met 82% kan verbeteren en de productiviteit met meer dan 70%. Dit zorgt niet alleen voor een welkom gevoel, maar bevordert ook een gevoel van "erbij horen", wat bijzonder belangrijk is als je remote medewerkers uit verschillende landen en culturen hebt — bijvoorbeeld, je zou voornamelijk in de VS kunnen werven, maar ook medewerkers kunnen hebben die gevestigd zijn in Azië, Europa of andere locaties. Zoals onderzoek van de Harvard Business Review aangeeft, hebben mensen nog steeds een fundamentele behoefte om sociaal bij een groep te passen, zelfs in virtuele werkomgevingen. Zeg niet gewoon tegen je nieuwe medewerker: "hé, dit is het team, neem contact op met vragen." Moedig je huidige team aan om ervoor te zorgen dat zij zich welkom voelt. Laat haar in haar eerste vergadering een korte samenvatting geven van wie ze is als persoon buiten het werk. Wat haar interesses ook zijn, biedt een geweldige manier voor collega's om een gesprek aan te knopen.
Bij Mailbird hebben we een maand inwerken om de nieuwe teamgenoot zich zo welkom mogelijk te laten voelen. Gewoonlijk heeft onze CEO elke dag van de eerste week een vergadering met haar of hem om hen kennis te laten maken met de tools, onze bedrijfscultuur en opzet. De tweede week wordt gebruikt voor kleine introductievergaderingen met elk teamlid (afhankelijk van de grootte van je bedrijf is dit misschien niet mogelijk). En de laatste 2 weken van de maand zullen een intense inwerkperiode zijn voor al hun taken, sprints, roadmaps en backlog binnen het team.
Elkaar Leren Kennen
Elkaar leren kennen gaat hand in hand met de vorige tip en wordt ondersteund door uitgebreide werkpsychologische onderzoeken. Vanaf het begin moet je altijd manieren bieden voor medewerkers om met elkaar in contact te komen. McKinsey's organisatieonderzoek toont aan dat wanneer medewerkers meer een werk-vriendschap hebben, het gemakkelijker is om vragen te stellen of om hulp te vragen. Nervositeit verdwijnt en de productiviteit neemt met maar liefst 25% toe wanneer mensen zich vrij kunnen uiten.
Voordat je serieus aan de slag gaat voor een vergadering, stel je iedereen een vraag over hun persoonlijke voorkeuren. Wat is je favoriete fastfoodrestaurant? Als je vandaag op vakantie kon gaan, waar zou dat dan zijn? Wat is je droomauto? Wat is je favoriete sport? Dit soort vragen zorgt voor een luchtige sfeer en biedt gespreksonderwerpen voor later. Volgens werkpsychologisch onderzoek creëren deze informele verbindingen de basis voor sterkere professionele relaties. Phil kan Hassan benaderen over hun gezamenlijke liefde voor het restaureren van oude Mustangs. Je weet nooit wat een interactie kan opwekken!
Houd een lopende lijst bij van alle vaardigheden van medewerkers en plaats deze op een gemakkelijk navigeerbare plek. Moedig mensen aan om contact op te nemen met degenen die ervaring hebben in een onderwerp waar ze hulp bij nodig hebben. Deloitte's arbeidsonderzoek toont aan dat organisaties met sterke interne kennisdeling 35% waarschijnlijker beter presteren dan hun concurrenten. Dit voorkomt niet alleen verwarring over wie wat kan doen, het bespaart ook tijd omdat niemand hoeft te vragen wie de expert is!
Moedig het gebruik van niet-werkgerelateerde apps aan
Communicatie tussen medewerkers moet buiten de typische messagingprogramma's gaan, zoals Skype en Jabber. Als je echt een ontspannen cultuur voor verspreide teams wilt bevorderen, is het belangrijk om samenwerkingskanalen op te zetten, zoals Slack en Zoom. Onderzoek naar samenwerking op de werkplek van Microsoft toont aan dat deze applicaties in wezen fungeren als een virtuele waterkoeler, omdat ze medewerkers in staat stellen om over van alles te chatten, in plaats van alleen over werkgerelateerde onderwerpen. Bovendien worden al je gesprekken geregistreerd, en kun je ze later terughalen.
Wekelijkse of om de week thema's instellen op deze chatapplicaties is een superleuke manier voor mensen om met elkaar te communiceren. Rond Halloween moedig je mensen aan om foto's te plaatsen van een moment dat ze zich verkleedden. Misschien organiseer je een bedrijf brede week ter waardering van dieren. Vraag iedereen om een foto of verhaal over hun huisdier te delen. De medewerkersbetrokkenheidstudies van Gallup tonen aan dat je medewerkers het leuk zullen vinden om kleine stukjes van hun leven te delen en een kijkje te krijgen in dat van hun collega's. Deze thematische evenementen kunnen ook worden opgenomen in je HR-kalender om regelmatige betrokkenheid en teamopbouwactiviteiten gedurende het jaar te waarborgen.
Deze gesprekken hoeven absoluut niet strikt tekst-gebaseerd te zijn. Sterker nog, je zou een gemiste kans hebben als je je favoriete GIF-toetsenbord niet met iedereen deelt. Er is altijd een GIF voor elke situatie, dus waarom niet af en toe een GIF-oorlog beginnen? Deel grappige YouTube video's, amusante Imgur-foto's of een belachelijke post die je op Reddit hebt gevonden. Psychologisch onderzoek bevestigt dat humor een geweldige manier is om verbinding te maken met mensen en sterkere professionele relaties op te bouwen.
Muziek is een andere fenomenale manier voor je medewerkers om verbinding te maken. Een gemakkelijke, geweldige voordelen zou zijn om een bedrijf brede betaalde muziek abonnementservice aan te bieden, zoals Pandora of Spotify. Veel remote medewerkers luisteren al de hele dag naar muziek. Onderzoek naar de voordelen van muziek op de werkplek laat zien dat je medewerkers het gevoel hebben dat je om de kwaliteit van hun werk-privébalans geeft door deze extraatje aan te bieden. Bovendien geeft een gedeelde service mensen de mogelijkheid om te zien waar anderen naar luisteren. Muziek is universeel en een gemakkelijke manier om elkaar beter te leren kennen.
Humor speelt een zeer grote rol bij Mailbird. Niet alleen tijdens onze Hackathons, wanneer het grootste deel van het team samenkomt en zij naast elkaar werken. Ook, wanneer we over 5 continenten verspreid zijn, sturen we elkaar leuke berichten en memes om elkaar aan het lachen te maken en gemotiveerd te blijven voor de volgende dag en week.
Coördineer Hoe Je Werkt
Bij het creëren van deze ontspannen werkcultuur moet je je herinneren te focussen op de reden waarom je medewerkers hebt aangenomen: om te werken. Om een basis te hebben voor dat ontspannen gevoel, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Zoals vermeld bij het inwerken van medewerkers, geef richtlijnen voor iedereen.
Geef je de voorkeur aan een snelle reactie aan klanten of een kwalitatieve? Wat is de beste manier om te communiceren in een deadline-situatie? Welke tijdzone gebruik je? Hoeveel uren moet een medewerker realistisch gezien elke week werken? Wat betreft synchroon vs. asynchroon werken, wat geef je de voorkeur? Het onderzoek van Atlassian naar remote work benadrukt dat terwijl dit simpele vragen zijn, ze erg gemakkelijk over het hoofd te zien zijn. Overweeg andere gemakkelijk te missen details die je verwacht dat je medewerkers weten, en stel een lijst samen. Neem deze lijst mee naar je volgende vergadering, zodat er vragen kunnen worden gesteld om ervoor te zorgen dat iedereen het begrijpt.
Wanneer je ziet dat iemand sterk afwijkt van deze algemene richtlijnen, voer dan een gesprek met hem of haar. Het managementonderzoek van Harvard Business Review toont aan dat door een open communicatielijn te onderhouden en duidelijke bedrijfsrichtlijnen te bieden, de hoeveelheid stress rondom dit soort gesprekken vermindert. Je hebt een bedrijf opgebouwd op vertrouwen, verantwoordelijkheidsgevoel en respect, en dat weerspiegelt zich in deze interacties.
We gebruiken verschillende apps in Mailbird om goede communicatie en productiviteit te behouden en met die geweldige werkethiek. We hebben een geweldige keuze (naar onze mening) van apps opgesomd in onze post "De Uitdagingen Van Thuiswerken: "Productiviteit Behouden Met Een Verspreid Team".
Fysiek Ontmoeten
Je kunt als remote team maar tot op een bepaald niveau iets gedaan krijgen. Fysieke vergaderingen zijn niet altijd noodzakelijk, maar ze zijn een fenomenaal hulpmiddel om creativiteit en teambuilding te stimuleren. Het organisatorisch onderzoek van McKinsey raadt aan om minstens één keer per jaar een retraite te organiseren, zodat je gedistribueerde teams face-to-face kunnen interactie hebben. Probeer een centrale locatie te vinden die voor iedereen werkt - hier is een goede gids voor Europa om daarbij te helpen. Dit moedigt je werknemers absoluut aan om elkaar écht te leren kennen - in plaats van met een scherm tussen hen in.
Deze marathon sessies, of Hackathons, zijn een springplank voor een overvloed aan brainstorming en ideeën om het bedrijf als geheel te verbeteren. Het onderzoek van Forrester over de werkplek geeft aan dat naast het vinden van verbeteringen voor het team en de communicatie, het een geweldige manier biedt om iedereen weer op te frissen over de bedrijfsrichtlijnen. Dit stelt iedereen in staat om hun verwachtingen en interacties opnieuw in te stellen, met betrekking tot hun rol als remote werknemers.
Mailbird organiseert minstens één keer per jaar een Hackathon. Tijdens dat tijd krijgen we de kans om zij aan zij te werken en dingen sneller gedaan te krijgen dan we zouden hebben via chat-apps of e-mail. Onze Hackathons zijn een geweldige mix van dagtochten voor teambuilding, "Learnathons" om de taken en verantwoordelijkheden van elke "afdeling" beter te begrijpen en natuurlijk om dingen gedaan te krijgen. We zouden aanbevelen dat elk gedistribueerd team deze soort bijeenkomsten jaarlijks organiseert om de teamgeest en de teamverbondenheid op zijn hoogst te houden.
Maak Dingen Echt
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar zodra uw verwachtingen zijn vastgesteld, moeten er dingen gebeuren. Uw team moet productief zijn. Om een succesvol bedrijf te hebben, moet uw team in staat zijn om te coördineren en als een samenhangende eenheid te werken om deadlines te halen. Het onderzoek van Gartner naar productiviteit op de werkplek toont aan dat u zonder dit type dynamiek constant tegen hindernissen aanloopt. Dit is beslist een allesomvattende tip, en het is verreweg de belangrijkste.
Als u een remote team leidt of serieus overweegt er een te starten, dan is dit de conferentie voor u. De Running Remote Conference 2018 is zorgvuldig samengesteld om u next-level, actiegerichte strategieën en tactieken te leren die u de volgende dag kunt toepassen om uw remote team te managen en te laten groeien. Dit is de conferentie die nog nooit eerder heeft plaatsgevonden en het is belangrijker dan ooit voor de toekomst van werk. Leer van leiders van bedrijven zoals Buffer, Atlassian, Doist, FlexJobs, Transferwise, Dribbble, GitHub, GitLab, Time Doctor en natuurlijk Mailbird. Het is vlak om de hoek, op 23 en 24 juni 2018 dit jaar. Vroegboekkortingen zijn beschikbaar op: https://runningremote.com
U heeft uw team opgebouwd met vertrouwen en communicatie. Op een gegeven moment moet u misschien constant bij iemand inchecken om een deadline te halen. Het leiderschapsonderzoek van Deloitte bevestigt dat het moeilijk kan zijn, maar om klanten tevreden te stellen en het bedrijf te laten groeien, moet u soms harder duwen dan normaal. Aangezien u zo'n goede relatie heeft met uw remote teams, maakt het het veel eenvoudiger om deze moeilijke, soms dwingende gesprekken te hebben.
Het opbouwen van een ontspannen, 'water cooler' cultuur met remote teams komt uiteindelijk neer op communicatie. Verspreid informatie op een tijdige, afgesproken manier. Moedig gezelligheid of gekkigheid aan tussen collega's. Onderzoek van Gallup toont aan dat de omgeving van elke gedistribueerde team afhankelijk is van zijn leider, die zich richt op het bevorderen van dit gevoel van ontspanning. U bent de aanjager achter de 'water cooler' cultuur. Begin met de onboarding van nieuwe medewerkers en zie uw bedrijf bloeien!
Mailbird. Vereenvoudig al uw online communicatie op één plek voor uw remote team.
Veelgestelde Vragen
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het creëren van een ontspannen cultuur voor remote teams?
De belangrijkste uitdagingen zijn de afwezigheid van spontane face-to-face interacties die van nature relaties opbouwen, de moeilijkheid om non-verbale signalen te lezen tijdens virtuele communicatie, en de tendentie van teamleden om zich uitsluitend te focussen op het voltooien van taken zonder zich bezig te houden met relatie-opbouwende activiteiten. Volgens onderzoek van het State of Remote Work-rapport van Buffer heeft 21% van de remote werkers moeite met eenzaamheid, wat direct invloed heeft op de teamcultuur. Bovendien kunnen tijdsverschillen de teaminteracties fragmenteren, waardoor het moeilijker wordt om consistente culturele raakvlakken te creëren die een ontspannen, collaboratieve omgeving bevorderen.
Hoe kunnen managers "water cooler gesprekken" repliceren in een remote werkomgeving?
Succesvolle remote teams implementeren gestructureerde informele interacties via speciale Slack-kanalen voor niet-werkgerelateerde gesprekken, virtuele koffiepauzes die wekelijks zijn ingepland, en "random pairing" systemen die verschillende teamleden koppelen voor 15 minuten casual gesprekken. Industrie leiders zoals GitLab en Zapier hebben aangetoond dat het creëren van specifieke tijdslots voor informele interactie—zoals de eerste 5 minuten van vergaderingen voor persoonlijke check-ins—effectief de organische kantoor gesprekken kan simuleren. Bovendien helpt het implementeren van virtuele co-working sessies waar teamleden samen stil werken via video-oproepen, om de sociale aanwezigheid van een fysieke kantooromgeving te recreëren.
Welke specifieke tools en technologieën zijn het beste voor het behouden van teamcultuur op afstand?
De meest effectieve technologie-stack combineert communicatieplatforms (Slack of Microsoft Teams voor instant messaging), videoconferentietools met breakout-room mogelijkheden (Zoom of Google Meet), en cultuur-specifieke applicaties zoals Donut voor random team pairings of Bonusly voor peer recognition. Onderzoek van MIT Sloan toont aan dat teams die meerdere communicatiekanalen gebruiken 25% hogere tevredenheid met de teamcultuur rapporteren. Essentiële functies zijn onder andere permanente chatkamers voor doorlopende gesprekken, scherm delen voor collaboratieve werksessies, en integratiecapaciteiten die een naadloze workflow tussen tools mogelijk maken. De sleutel is het selecteren van tools die de communicatie vergemakkelijken in plaats van complexiteit toe te voegen aan dagelijkse interacties.
Hoe meet je het succes van een ontspannen remote teamcultuur?
Effectieve meting combineert kwantitatieve statistieken met kwalitatieve feedback. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn onder andere de Net Promoter Score (eNPS) van medewerkers, deelnamepercentages aan vrijwillige teamactiviteiten, responstijden op niet-dringende communicatie en retentiepercentages in vergelijking met branche benchmarks. Kwartaalpeilingen moeten de psychologische veiligheid, teamcohesie en tevredenheid over de werk-privébalans beoordelen. Vooruitstrevende remote-first bedrijven zoals Automattic houden "cultuurstatistieken" bij, zoals de frequentie van samenwerking tussen afdelingen en de verhouding van werkgerelateerde tot sociale interacties in teamkanalen. Bovendien kan het monitoren van vrijwillige overwerkpatronen aangeven of de cultuur gezonde grenzen ondersteunt of druk creëert voor constante beschikbaarheid.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die managers maken bij het proberen opbouwen van een remote teamcultuur?
De meest voorkomende fouten zijn onder andere het over-schedulen van verplichte "leuke" activiteiten die geforceerd aanvoelen in plaats van organisch, het niet rekening houden met verschillende persoonlijkheidstypes en culturele achtergronden in teamopbouwbenaderingen, en het verwaarlozen van het vaststellen van duidelijke grenzen tussen werk en sociale interacties. Onderzoek van Harvard Business Review geeft aan dat 43% van de initiatieven voor remote cultuur faalt door gebrek aan authentieke leiderschapsparticipatie—managers die zich niet oprecht bezighouden met culturele activiteiten geven aan dat ze niet echt belangrijk zijn. Andere kritieke fouten zijn het negeren van tijdzone-gelijkheid (activiteiten inplannen die consequent bepaalde teamleden uitsluiten), alleen focussen op groepsactiviteiten zonder steun voor een-op-een relaties, en het doorvoeren van cultuurveranderingen zonder input van het team over voorkeuren en communicatiestijlen te verzamelen.
