Conseils de Productivité de Becky Kane
Ici chez Mailbird, nous sommes obsédés par la productivité. Surtout en ce qui concerne le lieu de travail. C'est pourquoi nous sommes ravis d'ouvrir cette nouvelle série explorant comment les personnes travaillant dans des startups technologiques prospères gèrent leur temps et leur travail de manière efficace. Nous voulons apprendre comment les meilleurs dirigeants technologiques, écrivains, journalistes, programmeurs et personnes occupées dans divers autres rôles restent à jour dans leur travail. Nous explorerons également les défis auxquels ils font face chaque jour, allant de surmonter leurs propres comportements à gérer les distractions courantes au travail.
Aujourd'hui, nous sommes vraiment ravis de parler avec Becky Kane de l'application de gestion de tâches Todoist. Nous avons eu un appel génial avec Becky où nous lui avons posé une large gamme de questions pour essayer de comprendre comment elle reste productive en tant qu'écrivaine de contenu pour Todoist. Nous avons également abordé quelques défis qu'elle a rencontrés au début de son rôle, et comment elle a surmonté ces défis pour devenir plus productive et simplement accomplir les tâches.
Décrivez votre rôle chez Todoist :
Je suis avec Todoist depuis environ un an maintenant. Je fais principalement du marketing de contenu, donc je gère notre blog d'entreprise. Cela implique beaucoup d'écriture, de stratégie de contenu et de gestion de projet ; je m'assure que toutes les copies et le design soient réunis. Ensuite, il y a beaucoup de sensibilisation auprès des influenceurs, des rédacteurs invités, des collaborations avec des freelances. C'est beaucoup de temps passé en email.
Pouvez-vous décrire une journée de travail typique ?
J'essaie en fait de mettre en place une routine en ce moment. J'adore l'idée de thématiser mes journées parce qu’en startup, il est si courant d'avoir de nombreux projets différents en cours en même temps. J'essaie de réserver certains jours pour les choses liées au blog, donc un jour où j'écrirai un article de blog. Un jour par semaine où je ferai toute l'édition pour le lot d'articles de blog de la semaine suivante et m'assurer qu'ils sont tous téléchargés à temps. Ensuite, je mets de côté un jour où je fais toute la promotion du blog et m'assure que tout cela se produit. C'est ce que j'essaie de faire, mais il est facile de se laisser distraire par ce que votre plan était plus tôt dans la journée quand vous avez beaucoup d'autres projets qui peuvent nécessiter une attention pour les faire avancer. C'est définitivement compliqué, mais c'est ce que je vise.
Diriez-vous que vous êtes confrontée à beaucoup de distractions potentielles pendant que vous travaillez ?
Oui, définitivement. Je suis toujours connectée à Slack. C'est ce que nous utilisons pour la communication interne de l'équipe. Doist a des personnes dans le monde entier, donc c'est un outil génial pour rester en synchronisation. Je me connecte à Slack d'où que je sois et je suis instantanément connectée à tout le monde. Mais, j'ai aussi remarqué que ce petit bruit de Slack est comme un déclencheur pour moi. Je me sens comme l'un des chiens de Pavlov. Même si ce n'est pas sur mon ordinateur, si c'est sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre dans mon espace de coworking, je suis juste comme : "Oh ! Qu'est-ce que c'est ? Que se passe-t-il ?"
Je réalise définitivement que si j'ai vraiment besoin de faire du travail, je dois être déconnectée de Slack sur mon ordinateur et le laisser aller sur mon téléphone où je peux le gérer. Sinon, j'ai l'impression que je dois le faire immédiatement. Si c'est sur mon téléphone, je peux regarder la notification et décider : "Ok, c'est urgent et je dois y répondre tout de suite." Ou, "Je peux le faire plus tard."
Décrivez-vous votre situation de travail comme flexible ?
Oh mon dieu, c'est la définition même de la flexibilité. C'est le premier poste que j'ai jamais occupé qui a été 100% à distance, donc je peux travailler à n'importe quelles heures puisque des membres de l'équipe sont partout dans le monde. Si je travaille à des heures bizarres aux États-Unis, cela va probablement correspondre aux heures normales de quelqu'un travaillant à l'autre bout du monde. Il n'y a également aucune attente quant à l'endroit où je dois travailler.
Dans l'ensemble, j'adore ça. Évidemment, c'est très pratique. Mais, il y a beaucoup de dangers parce que je crois vraiment aux routines et leur capacité à vous aider à devenir plus productif en éliminant simplement les décisions tout au long de votre journée. J'ai rejoint un espace de coworking et j'y suis présente 5 jours par semaine. Je travaille généralement là-bas jusqu'à l'heure du déjeuner, au moins, et parfois je retourne après le déjeuner à la maison. J'essaie aussi de garder des heures relativement régulières pour que les gens sachent quand ils peuvent s'attendre à me voir en ligne. Ensuite, j'ai toujours Slack sur mon téléphone, donc si quelqu'un m'envoie un message, je peux toujours répondre si c'est urgent.
Pensez-vous que ce genre de structure vous aide à rester plus productive ?
Je dirais que vous devez comprendre … C'est agréable d'avoir la flexibilité pour découvrir ce qui fonctionne pour vous. J'ai réalisé que je travaille en fait mieux si je me lève le matin et commence à travailler à une heure normale et essaie de travailler intensément le matin. Puis, l'après-midi, je fais des choses qui nécessitent une énergie plus faible et c'est ainsi que j'ai géré cela. Tout le monde travaille si différemment et le fait de ne pas avoir cette attente ou cette pression d'être au travail à une certaine heure vous donne vraiment la flexibilité d'expérimenter et de voir ce qui fonctionne pour vous. Ne pas avoir de trajets, je pense, me rend infiniment plus productive aussi.
Pouvez-vous pointer une distraction ou une situation comme votre plus grand défi pour rester productif ?
Le plus grand défi pour moi est probablement de rester productive malgré tous les messages et notifications. Je pense que c'est juste le nombre d'outils que nous utilisons pour communiquer et je ne suis pas toujours géniale pour les désactiver ou les mettre en sourdine quand j'ai besoin de me concentrer. Parfois, j'oublie de me déconnecter et ensuite je ne peux pas m'empêcher de me laisser distraire à chaque fois qu'il y a une notification. 10 minutes plus tard, je me dis : "Oh, zut, je travaillais sur autre chose. Où en étais-je, quelle était la pensée que j'avais laissée de côté ?"
Je pense que cela a principalement été de créer un environnement où j'ai du temps concentré. La plupart des interruptions sont totalement auto-initiées. Vous perdez un peu de concentration et puis, juste par habitude, vous vous connectez à Facebook ou ouvrez vos applications de messagerie pour voir ce qui se passe. Il est important pour moi de limiter mes tâches et de dire : "C'est ce sur quoi je travaille, je vais me déconnecter de tout le reste," ou, "Ce sont les plateformes qui seront en ligne pendant ces heures." La plus grande source de distraction et de défi pour ma productivité est définitivement la pléthore d'outils de communication à ma disposition.
Quel est votre secret pour gérer ou surmonter ce défi ?
Définitivement, si j'ai besoin de faire un travail profondément concentré - toute grande réflexion stratégique pour du contenu ou écrire un article de blog - j'essaie simplement de me déconnecter de tout sur mon ordinateur. J'ai généralement mon téléphone à proximité et j'ai juste Slack parce que c'est le seul messager urgent pour lequel je dois être disponible. Je laisserai ces notifications activées et rien d'autre. Cela aide beaucoup. Je pense que la chose la plus importante est de fixer des limites et établir des attentes avec vos coéquipiers que, "C'est à ce moment-là que je vais répondre aux emails ou c'est à ce moment-là que je vais être sur Slack." Juste pour qu'ils sachent à quoi s'attendre aussi et sachent que vous travaillez sur d'autres choses et ainsi ils peuvent ajuster leurs attentes en conséquence.
Quelque chose que j'ai appris au cours de l'année passée à travailler avec l'équipe est que vous n'avez pas à répondre à tout ce à quoi vous avez été attachée d'une certaine manière. Parfois, vous serez mis en copie sur des choses et il n'est tout simplement pas nécessaire que vous commentiez. Lorsque vous êtes un travailleur à distance, vous pouvez parfois sentir : "Je ne veux pas qu'ils m'oublient, je veux me sentir comme faisant partie de la société. Je dois répondre à cela." Surmonter cet instinct a été important pour moi.
Vous recevrez des emails où c'est comme, "Vous savez quoi ? C'est probablement ok si je ne réponds pas", ou si vous devez répondre "c'est ok si je ne réponds pas tout de suite." Je pense que parfois les gens s'accrochent vraiment à l'idée de "Je dois arriver à zéro dans ma boîte de réception !" et passer à travers tous les emails et les traiter immédiatement devient l'objectif. Le laisser aller un peu m'a aidé à mieux gérer mon temps.
Je pense que cela dépend de l'entreprise. L'équipe doit établir l'attente concernant la disponibilité et comment la communication va se produire afin de s'assurer que les gens se sentent partie intégrante de l'équipe sans avoir à répondre à chaque fil. C'est énorme et je pense que Todoist fait un très bon travail à ce sujet. Parfois, notre COO hoppe sur un fil ou si quelqu'un poste sur Slack au sujet des choses liées à l'entreprise pendant le week-end, il dira : "Allez les gars, déconnectez-vous et profitez de votre week-end."
Utilisez-vous des outils ou des applications pour vous aider à rester productive ?
Oui, oh mon dieu, je suis une fanatique des outils. J'en ai beaucoup trop. Évidemment, Todoist. Je l'utilise tout le temps. Je l'ai même utilisé avant de commencer à travailler ici, c'est comme ça que j'ai découvert l'offre d'emploi. Juste garder vos tâches au même endroit. C'est un tel soulagement de ne pas avoir à s'inquiéter de ce que j'oublie. Nous l'utilisons également pour la collaboration d'équipe. Je fais beaucoup de gestion de projet avec Todoist, ce qui est génial lorsque vous êtes une équipe à distance et que vous devez garder tout le monde sur la même longueur d'onde. J'utilise Toggl pour suivre le temps parce que j'aime savoir où je passe mon temps. Cela m'aide à découvrir des choses comme "Oh, vous savez quoi ? Je passe vraiment trop de temps sur les emails et pas assez de temps sur cet autre aspect de mon travail qui est probablement plus important." Donc juste m'assurer que la façon dont je passe mon temps correspond à mes objectifs de travail globaux.
Pour moi, avoir un gestionnaire de mots de passe me fait gagner énormément de temps et j'utilise Dashlane pour stocker tous mes identifiants de compte. Ne pas avoir à se connecter ou à se souvenir des mots de passe tout le temps, ou à fouiller pour les trouver est génial.
J'utilise WorkFlowy pour prendre des notes très rapides sur des choses. Cela m'aide beaucoup en tant que marketeuse de contenu parce que je tombe toujours sur des choses et je me dis : "Oh, cela conviendrait à cette autre chose à laquelle je pensais pour un article de blog," ou, "Cela ferait un super sujet d'article de blog," ou juste, "C'est intéressant, peut-être que cela sera pertinent un jour." Je le mets dans WorkFlowy, je le tague et ensuite je peux l'oublier. Un jour dans le futur, je peux y revenir et le rechercher quand je fais de la recherche pour un article de blog.
Avez-vous un préféré ?
J'ai l'impression que c'est de la triche, mais je dirais probablement que mon préféré est Todoist. Mais si je devais en choisir un autre sans lequel je ne pourrais pas vraiment vivre, ce serait en fait Dashlane. Je pense juste que c'est un outil incroyable de pouvoir sauvegarder mes mots de passe et de ne pas avoir à fouiller pour les trouver. Je ne pourrais pas travailler ou me connecter aux comptes dont j'ai besoin sans cela.
Avez-vous des comportements ou des règles que vous suivez pour rester productive ?
À cause de mon travail d'écriture pour le blog de Todoist, je lis beaucoup de livres de développement personnel. Mon dernier est l'Essentialisme. Je commence vraiment à apprécier la philosophie de faire moins mais mieux. Il s'agit d'être plus concentré. Vous serez moins stressé. Vous ferez un meilleur travail. Je pense que cela a tellement de sens, surtout pour des gens comme moi qui sont très mauvais pour dire aux gens : "Non." Ses conseils sur comment dire "Non" étaient vraiment utiles pour moi. En général, j'essaie d'être plus intentionnelle quant aux projets auxquels je m'engage et ce qui est réaliste en termes de mon temps. J'ai récemment écrit à ce sujet sur le blog de Todoist (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), où je couvre l'Essentialisme et comment accomplir des choses au travail.
Il peut être vraiment difficile, quand vous êtes dans une startup, de rester concentré. Il y a juste tant de choses qui pourraient être faites, et il y a tant de projets que les gens veulent commencer et ils veulent votre aide. D'une part, vous voulez être un bon membre d'équipe. Mais, si vous ne travaillez pas sur les choses qui vous intéressent vraiment, vous allez vous épuiser. Vous ne serez pas aussi heureux et productif que vous pourriez l'être. Apprendre à dire "Non" aux choses que je ne trouve pas intéressantes est important. Cependant, c'est encore plus difficile de dire non aux choses que je trouve vraiment intéressantes et je sais que ce serait une bonne expérience, mais parfois j'ai déjà trop de choses à gérer.
Avez-vous toujours été capable de trouver un équilibre entre l'accomplissement des tâches avec les emails, la messagerie, la planification, etc. ?
Oh, mon dieu, non. Pas du tout. Mes amis de l'université trouvent toujours ça assez ironique que je gère un blog sur la productivité, en fait. Je pense que cela m'aide de pouvoir empathiser avec les défis de productivité des gens. Je pense que certaines personnes y réussissent naturellement et je ne suis pas l'une d'elles. Mon conseil à ces personnes qui pourraient rencontrer des difficultés, et pensent que tout le monde est à jour dans ses affaires et réalise beaucoup plus de choses : je dirais d'abord que vous ne voyez pas l'ensemble de la situation et ces personnes ne sont peut-être pas aussi en contrôle que vous le pensez. Vous avez vous-même toutes les informations sur ce que vous êtes, et ce que vous ne faites pas. D'un point de vue extérieur, vous pourriez avoir l'air quelqu'un qui a tout sous contrôle aussi. Essayez juste de garder cette perspective. Restez concentré sur vous-même et sur la façon dont vous accomplissez votre travail. Ensuite, concentrez-vous sur quelles tâches vous donneront le plus de retour sur votre investissement. Je suis un grand croyant dans le principe 80/20, où 20% de vos changements produiront 80% des résultats. Je crois vraiment qu'il y a beaucoup d'articles sur la productivité et de conseils qui se penchent sur les détails. Dans la plupart des cas, je suis comme "Eh bien, oui. Cela pourrait améliorer votre productivité un peu." Ensuite, il y a des stratégies et des changements globaux qui, je pense, peuvent avoir plus d'impact sur ce que vous faites, et ce que vous terminez durant la journée. Je dirais, essayez juste de vous concentrer sur l'amélioration d'une chose à la fois et assurez-vous que cela produira le plus grand impact.
Comment mesurez-vous votre productivité ? Ou, comment détermineriez-vous si vous avez été productive un jour donné ?
C'est une très bonne question. Les gens ne posent tout simplement pas souvent cette question dans l'univers des blogs sur la productivité. Cela peut être particulièrement difficile lorsque vous êtes un travailleur à distance. Je me suis rendu compte que j'ai besoin de retours externes sur mes objectifs. J'ai besoin de discuter de ce que j'ai accompli et sur quoi je devrais travailler avec quelqu'un d'autre. J'ai commencé à faire un appel hebdomadaire avec le responsable marketing de Todoist, ce qui m'a vraiment beaucoup aidé à clarifier ce que je fais. Pendant ce temps, je discute avec elle de ce que j'ai accompli la semaine précédente, et quels seront mes objectifs pour la semaine suivante. Je n'accomplis pas toujours tout ce que je planifie la semaine précédente, mais je pense que c'est bien d'avoir un indicateur externe. Si c'est juste dans ma tête, j'ai tendance à être beaucoup plus négative sur mes progrès que nécessaire. L'autre chose qui m'aide à mesurer mes progrès est d'avoir cette tâche principale à accomplir chaque jour, et de bien la faire. J'ai généralement une liste de plus d'un élément sur lequel je vais travailler pendant une journée typique, mais j'essaie vraiment d'utiliser cette tâche principale comme indicateur d'une journée productive ou non. Si j'arrive à accomplir d'autres choses, c'est super, mais tant que j'accomplis cette chose, je peux me sentir plutôt bien accomplie la plupart des jours. J'ai essayé de faire cela avec 5 tâches ou 3 tâches et ce n'est tout simplement pas pour moi. Je me retrouve souvent frustrée plus de jours que pas, donc maintenant j'en ai juste une qui est mon objectif principal.
Avez-vous appris quelque chose sur vous-même en vous améliorant dans la gestion de votre productivité ?
Reconnaître que je performe mieux avec une source de feedback externe a été vraiment important pour ma productivité. Surtout, en tant que membre d'une équipe à distance. Todoist donne vraiment à ses employés le pouvoir de prendre en charge leur propre travail, ce qui est génial. Cependant, cela signifie que vous devez être capable de gérer votre temps et vos objectifs. Pour moi, j'ai découvert que j'avais vraiment besoin de cet appel hebdomadaire avec mon superviseur pour avoir une vérification de ce sur quoi je travaille, et pour m'assurer que tout est en ordre. C'était définitivement une chose que j'ai apprise sur moi-même. L'autre chose que j'ai apprise sur moi-même est que j'ai tendance à me concentrer sur ce que je n'ai pas accompli, au lieu de ce que j'ai accompli. J'ai tendance à me concentrer sur le négatif. Surtout en tant qu'équipe à distance, sans interaction personnelle constante, il peut être vraiment facile de laisser votre perception être déformée. Je pense que c'est aussi une raison pour laquelle avoir des retours externes est très important car cela me ramène à la réalité. Je réalise que la situation n'est pas toujours aussi mauvaise qu'elle semble dans ma tête.
Que suggéreriez-vous à quelqu'un se trouvant dans une situation similaire à la vôtre et ayant des difficultés à rester concentré ou à accomplir des tâches ?
Essayez de travailler sur votre perspective. Je pense que la culpabilité est l'émotion la moins productive. Et, quand vous avez l'impression de ne pas accomplir assez de choses, vous commencez à vous sentir vraiment coupable. Je pense juste que cela conduit à plus d'évitement, plus de procrastination, et à un sentiment d'être submergé.
Commencez par être vraiment franc avec vos coéquipiers sur vos défis, parce que je pense que cela aide beaucoup. Plus tôt vous réalisez que vous n'êtes pas seul et que tout le monde aimerait être un peu plus productif, plus tôt vous pourrez résoudre des problèmes. Quand vous avez une équipe qui s'efforce ensemble de surmonter ses propres défis personnels, cela crée un environnement où vous pouvez partager vos apprentissages, et ce qui a fonctionné pour d'autres personnes.
Parlez également à votre superviseur ou à votre patron. Dites "Vous savez quoi… je pourrais vraiment utiliser de l'aide." Je pense que la plupart des gens ne considèrent pas cette option parce que vous êtes censé faire votre travail parfaitement, et c'est ce que vous voulez que votre patron pense. Il y a l'idée que c'est une faiblesse de compter sur ce feedback externe. Que vous devriez être complètement autonome. Bien que cela puisse être le cas pour certaines personnes, je pense que la plupart des gens bénéficient d'ouvrir cette communication pour s'améliorer dans la gestion de leur temps et de leurs responsabilités pour exceller davantage dans leur poste.
Je crois qu'il est beaucoup plus facile de commencer à apporter des changements si vous initiez cela avec votre patron avant que cela ne devienne un problème qu'il doit vous soumettre. Prenez du temps pour discuter de vos défis, ainsi que des choses que vous avez accomplies. En particulier, si vous êtes un travailleur à distance, je dirais que recevoir ce feedback et commencer ces conversations avec des personnes est la meilleure chose que vous puissiez faire.
J'aime lire les articles de blog de Buffer sur leur transparence d'équipe et comment ils ont tous des objectifs personnels qu'ils partagent avec l'équipe. Ils sont juste si transparents avec eux-mêmes en tant qu'équipe et avec le grand public sur ce qui sont leurs défis. Je pense que cela crée un environnement vraiment sain.
