Scrivi Email di Presentazione come un Professionista: Guida Completa
Come millennial, viviamo di email. Le nostre vite quotidiane ruotano attorno alle nostre caselle di posta virtuali, e riceviamo le notizie più gioiose o annunci terribili tramite email. Come indica lo studio di Adestra, il 73% dei millennial ha mostrato una preferenza verso la comunicazione via email, con il 44% di noi incollati agli smartphone per controllare i messaggi appena svegli. Essendo tu stesso un millennial, probabilmente usi l'email per tutte le principali comunicazioni, ma sai come presentarti in un'email?
Tutti abbiamo ricevuto quel tipo di email che ci ha fatto provare un pizzico di compassione per il mittente.
|
Oggetto: Ciao! Ciao, Vorrei parlare della posizione. Giovanna |
Giovanna ha fatto qualcosa di sbagliato nella sua email di auto presentazione? Ha incluso un saluto, ha elencato il motivo per cui ha inviato l'email e ha concluso con la sua firma. In superficie, sembra che abbia fatto tutto giusto, ma per quelli di noi che ricordano i tempi di Emily Post, sappiamo che l'etichetta delle email è molto più di una singola frase.
Cos'è un'email di auto presentazione?
Quando si tratta di fare una prima impressione via email, un messaggio di auto presentazione può giocare un ruolo cruciale. Ti permette di presentarti a qualcuno che non ti conosce ancora, che si tratti di un'opportunità di lavoro, cercare consigli o presentare un prodotto o servizio.
Sebbene un'email di auto presentazione non sia un sostituto per scrivere una lettera di presentazione o un curriculum, può dare il tono per le comunicazioni future, come gli studenti usano un servizio di scrittura di saggi a pagamento per impostare la struttura giusta per il loro saggio. La chiave per scrivere un'email di auto presentazione efficace è catturare l'attenzione del destinatario e generare il suo interesse per quello che hai da offrire.
Migliora la scrittura delle tue email passo dopo passo
Analizziamo l'email sopra e esaminiamo i passaggi per migliorarla.
1. Trova una connessione condivisa
Prima di contattare qualcuno via email, è vantaggioso valutare se hai connessioni comuni con il destinatario. Se sei a conoscenza di un conoscente comune che lavora nella stessa organizzazione o ha frequentato la stessa istituzione educativa, considera di chiedere se sarebbero disposti a facilitare un'introduzione o permetterti di menzionare il loro nome nella tua email. Questo può aiutare a stabilire credibilità e aumentare la probabilità che la tua email sia ricevuta positivamente.
Suggerimento: Quando invii email introduttive, specialmente tramite Wi-Fi pubblico, considera di scaricare una VPN per proteggere le tue informazioni personali e assicurarti che la tua comunicazione rimanga sicura.
2. Oggetti delle email
Cosa ti fa interessare abbastanza da cliccare su un articolo o aprire un'email che arriva nella tua casella di posta? L'oggetto, naturalmente.
Per un'email introduttiva che attiri l'attenzione del destinatario desiderato, devi scrivere un oggetto appropriato e professionale. Se vuoi presentarti formalmente via email, non devi dirlo nell'oggetto.
Anche se potresti dire "Ciao, sono Giovanna" nel tuo oggetto (ma per favore non farlo), perché non dare un indizio sul contenuto della tua email? Prova qualcosa come "Richiesta posizione marketing aperta".
Sembra decisamente ufficiale, ma la realtà è che stai scrivendo un'email professionale. Non vuoi che il tuo oggetto dica "Ehi, sono Giovanna! Volevo solo presentarmi!" Riserva le informalità sottili per il corpo del messaggio.
3. Il saluto
Ti presenti a nuove persone tutto il tempo - nella vita reale, sui social media, o tramite (hai indovinato) email. Ma se un sorriso e "ciao" possono essere sufficienti in una comunicazione personale per iniziare uno scambio cordiale, in un'email sono le prime righe che potrebbero spingere il destinatario a continuare a leggere o chiudere l'email. Questo include saluti email formali o divertenti.
Quindi, come scegli un saluto appropriato? Il primo passo è pensare al tuo destinatario:
- Chi è questa persona?
- Perché le sto scrivendo?
- Quanto formale o informale dovrei essere?
Questo può sembrare controintuitivo perché, come abbiamo discusso, questa è un'email professionale. Ma sai, il business sta cambiando. Non scriviamo più email disconnesse l'uno all'altro - abbiamo iniziato a trattarci con un livello di cordialità.
Come iniziare un'email professionale?
Egregio Signor Rossi -> Per una persona d'affari ufficiale e professionale, professore, ecc.
Salve Signor Rossi -> Per un messaggio meno formale e probabilmente una persona d'affari più giovane
Signor Rossi, -> Universale, il saluto per essenzialmente ogni occasione
Iniziare solo con il nome del destinatario può sembrare troppo casual, ma la realtà è che è perfetto. È succinto e va dritto al punto di chi stai rivolgendoti.
Un grande errore è scrivere "A chi di competenza" al posto di un saluto. Se non conosci la persona, il modo migliore per iniziare una conversazione è semplicemente "Salve" seguito da una spiegazione di chi sei, come hai ottenuto il loro indirizzo email e chiedere un nome. C'è di più su questo nella prossima sezione.
4. Usa il nome del destinatario
Quando scrivi un'email di auto presentazione, è cruciale fare un'ottima prima impressione. E quale modo migliore per farlo se non mettendo in evidenza il destinatario? Prima di tuffarti nella tua presentazione, prenditi un momento per esprimere la tua ammirazione per il loro lavoro o l'azienda che rappresentano. Questo può essere semplice come menzionare un progetto specifico o un risultato che ti ha colpito. Inoltre, trovare un terreno comune, come un'alma mater condivisa or città natale, può creare una forte connessione fin dall'inizio. Quindi, inizia la tua email facendo sentire il destinatario apprezzato e valorizzato.
5. Chiarisci il tuo scopo nel contattare
Nel corpo dell'email, è importante comunicare chiaramente il motivo del contatto. Inizia presentandoti brevemente e menzionando come hai ottenuto il loro indirizzo email. Se è stato tramite una connessione comune, non esitare a menzionare il loro nome per aggiungere credibilità alla tua presentazione. Quindi, esponi succintamente lo scopo della tua email e perché li stai contattando. Che si tratti di informarsi su un'opportunità di lavoro, richiedere informazioni o chiedere un incontro, assicurati di essere chiaro e diretto nella tua richiesta.
6. Chiudi l'email con una richiesta cortese
La conclusione della tua email dovrebbe presentare una richiesta chiara e concisa o un invito all'azione per il destinatario. Assicurati che la tua richiesta sia breve, specifica e formulata come una richiesta cortese, non una pretesa. Ad esempio, potresti esprimere la speranza che considerino la tua candidatura e includere il tuo curriculum come allegato. Concludendo con una richiesta rispettosa e ben articolata, aumenti la probabilità di una risposta positiva dal destinatario.
7. Il congedo
È sempre una buona idea esprimere la tua gratitudine prima di concludere l'email. Mostra che comprendi il programma impegnato del destinatario e apprezzi che abbiano dedicato tempo a leggere la tua email. Una chiusura professionale, come "Cordiali saluti" o "Distinti saluti", può aiutare a lasciare un'impressione positiva. Non dimenticare di includere le tue informazioni di contatto sotto la tua firma per riferimento futuro. Se hai un profilo professionale online o un portfolio di lavoro, considera di aggiungere link a questi. Facendo così, renderai più facile per il destinatario conoscerti meglio e vedere il valore che porti.
8. Rilettura
E ultimo ma non meno importante, assicurati sempre di rileggere la tua email. Prendersi il tempo per controllare errori di battitura, errori grammaticali o formulazioni imbarazzanti può fare tutta la differenza nel lasciare un'impressione positiva sul tuo destinatario. Per essere extra prudente, puoi anche chiedere a un amico o collega di dare una rapida occhiata alla tua email prima di premere invio. Ricorda, le prime impressioni sono importanti, e inviare un'email senza errori ti aiuterà a distinguerti e mostrare che sei professionale e attento ai dettagli.
Modello di email di presentazione formale
Considera di usare questo modello per scrivere un'email di presentazione formale:
|
Oggetto: [Argomento principale] Egregio [nome del destinatario], Il mio nome è [includi il tuo nome e cognome], e io [includi un complimento sul destinatario]. Ti sto contattando oggi perché [fornisci una spiegazione breve ma specifica del tuo motivo]. Spero di [includi qui il tuo invito all'azione]. Grazie per la tua considerazione e il tuo tempo. Cordiali saluti, [Il tuo nome] [Informazioni di contatto] |
Ed ecco fatto. Formato semplice, diretto e di impatto per impressionare Emily.
FAQ
Come mi presento professionalmente?
Quando ti presenti formalmente, usa il tuo nome completo e il tuo titolo di lavoro. Se stai facendo domanda per un lavoro in un'azienda più conservatrice, applica un tono formale. Ma se ti stai presentando a una startup guidata da persone più giovani, puoi essere riservato ma informale. Non dimenticare di iniziare un'email salutando direttamente il destinatario e firma sempre il primo messaggio.
Come posso presentarmi rapidamente?
In forma di email, un buon modo per presentarsi rapidamente è aggiungere un saluto e dichiarare il tuo nome, posizione (se è una presentazione professionale) e motivo della scrittura.
