Limitazioni di Gmail per Utenti Avanzati: Svantaggi e Alternative

Perché gli utenti intensivi di Gmail incontrano limiti (workflow, esportazioni, code squadre) e come scegliere tra client, provider o inbox condivise—cambiando in sicurezza.

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Abdessamad El Bahri

Ingegnere Full Stack

Abraham Ranardo Sumarsono
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Scritto da Abdessamad El Bahri Ingegnere Full Stack

Abdessamad è un appassionato di tecnologia e un problem solver, entusiasta di generare impatto attraverso l'innovazione. Con solide basi nell'ingegneria del software ed esperienza pratica nel raggiungimento dei risultati, combina il pensiero analitico con il design creativo per affrontare le sfide a testa alta. Quando non è immerso nel codice o nella strategia, ama tenersi aggiornato sulle tecnologie emergenti, collaborare con professionisti che la pensano come lui e fare da mentore a chi ha appena iniziato il proprio percorso.

Revisionato da Abraham Ranardo Sumarsono Ingegnere Full Stack

Abraham Ranardo Sumarsono è un ingegnere Full Stack presso Mailbird, dove si concentra sulla creazione di soluzioni affidabili, intuitive e scalabili che migliorano l’esperienza email di migliaia di utenti in tutto il mondo. Con competenze in C# e .NET, contribuisce sia allo sviluppo front-end che back-end, garantendo prestazioni, sicurezza e usabilità.

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Limitazioni di Gmail per Utenti Avanzati: Svantaggi e Alternative
Limitazioni di Gmail per Utenti Avanzati: Svantaggi e Alternative

Gmail è ottimo per la posta elettronica di base. Ma gli svantaggi di Gmail che colpiscono gli utenti avanzati riguardano solitamente il flusso di lavoro: consolidamento di più account, limiti di invio, tetti di automazione e responsabilità del team.

Novità

Secondo l'Assistenza Gmail, Google sta ritirando Gmailify e la funzione “Controlla la posta da altri account” (POP) di Gmail — il supporto per nuovi utenti terminerà nel primo trimestre del 2026, e gli utenti esistenti lo perderanno più avanti nel 2026.[1] Se Gmail è stato il tuo inbox universale, questo è un segnale chiaro per spostare quel flusso di lavoro “tutto in un unico posto” verso un client di posta dedicato o un nuovo provider di posta elettronica, come valida alternativa client di posta Gmail.

Punti chiave

  • Se hai usato Gmail per gestire altri account in un unico posto (Gmailify/POP), questo flusso di lavoro “hub” verrà dismesso.[1]
  • I limiti di invio di Gmail possono bloccarti temporaneamente, e il tempo di attesa può durare da 1 a 24 ore.[2]
  • Gmail personale indica un limite di 25 MB per gli allegati; file più grandi diventano un link di Drive, e gli allegati contano per lo spazio di archiviazione condiviso.[4]
  • Le esportazioni di Google Takeout sono utili per backup/trasferimenti, ma possono richiedere da minuti a giorni e il link per il download scade (di norma dopo circa 7 giorni).[5]
  • Se vuoi il cambiamento più semplice e meno rischioso, inizia cambiando l’app mantenendo il tuo indirizzo Gmail; cambiare fornitore richiede un progetto più grande.
  • Per le squadre che hanno bisogno di una chiara proprietà, note interne e responsabilità, di solito si cerca una piattaforma di caselle condivise (non solo un’altra app di posta).
  • Prevedi un periodo parallelo (2–4 settimane) per ridurre mail perse e blocchi dell’account durante il passaggio.

Verifica rapida della situazione: “Allontanarsi da Gmail” può significare due cose diverse.

  • Mantenere il tuo indirizzo Gmail, cambiare app: usa un client di posta (come il client di posta Mailbird) per gestire Gmail insieme ad altri account.
  • Cambiare fornitore: migrare la tua casella a un servizio come Fastmail, Proton Mail, Zoho Mail o HEY.

Se stai incontrando problemi con Gmail che gli utenti esperti spesso citano—come gestire più caselle, superare limiti di invio o difficoltà con gli allegati—questa guida ti aiuterà a scegliere la giusta categoria di alternativa client di posta Gmail.

In questa guida:

  • Le maggiori limitazioni di Gmail che emergono nei flussi di lavoro degli utenti avanzati
  • Un confronto rapido delle alternative a Gmail (client, fornitori e caselle condivise per team)
  • Una checklist per il cambio pensata per ridurre mail perse e blocchi dell’account

Tabella di confronto rapido

Usa questa tabella per selezionare le opzioni, poi utilizza le sezioni sottostanti per scegliere la categoria giusta (client vs. provider vs. casella condivisa).

Panoramica delle alternative client di posta Gmail
Alternativa Ideale per Punto di forza Principale svantaggio
Mailbird Utenti avanzati desktop con più account Un unico spazio di lavoro per più caselle Desktop-first (pianifica un flusso di lavoro mobile separato)
Superhuman Gestione massiva della posta in arrivo Velocità + flusso di lavoro guidato da tastiera Compatibilità limitata con le cassette postali
Microsoft Outlook Utenti Microsoft 365 / Exchange Calendario + riunioni + email in un unico posto Più pesante, ottimale se “tutto Microsoft”
Mozilla Thunderbird Appassionati fai-da-te / open source Client desktop flessibile ed estensibile Più configurazione e meno rifinito rispetto alle app premium
Apple Mail (Mac) Utenti Mac che vogliono semplicità Integrato, rapido da configurare Meno funzionalità “power workflow” rispetto ai client dedicati
Fastmail Chi lascia Google e cerca standard e portabilità Servizio email pulito a pagamento con funzionalità avanzate Non è un servizio gratuito
Proton Mail Chi privilegia la privacy Provider incentrato sulla sicurezza con opzioni desktop Configurazione extra se servono app desktop di terze parti
Zoho Mail Email aziendale economica (domini personalizzati) Controlli amministrativi + opzioni suite Le funzionalità possono dipendere dal piano
HEY Chi vuole un flusso di lavoro “nuovo inizio” Gestione opinabile (per design) Non è una esperienza email tradizionale
Front Team che necessitano di caselle condivise + responsabilità Assegnazioni, note interne, bozze condivise Costo per utente e sforzo di rollout

Definizioni: Mailbird, Superhuman, Outlook, Thunderbird e Apple Mail sono client di posta. Fastmail, Proton Mail, Zoho Mail e HEY sono provider di posta. Front è una piattaforma di caselle condivise per team.

Perché le persone passano da Gmail (punti dolenti per utenti esperti)

La maggior parte degli svantaggi di Gmail rientra in alcune categorie prevedibili. Se uno di questi ti sembra familiare, sei nel posto giusto:

  1. Stai perdendo il tuo setup "una casella di posta per tutto". Se usavi Gmail per unire altri account in un unico posto, quel flusso di lavoro sta diventando più difficile da gestire.
  2. Stai facendo troppa classificazione manuale. La tua casella di posta non è solo comunicazione—è una coda di ingresso. Piccole frizioni nel flusso di lavoro si sommano rapidamente.
  3. Hai bisogno di una privacy più stretta o di una vera responsabilità di squadra. A un certo punto, etichette, deleghe e "per favore mettimi in CC" smettono di funzionare efficacemente.

Limitazioni e svantaggi di Gmail per utenti avanzati

Questi sono problemi comuni di Gmail che gli utenti esperti incontrano quando l’email diventa un sistema operativo quotidiano (più account, invii intensi, file di grandi dimensioni e flussi di lavoro di squadra).

1) L’uso di Gmail come hub viene ridimensionato

Molti utenti avanzati si affidavano a due trucchi di Gmail: (a) applicare le funzioni di Gmail ad altri provider tramite Gmailify, e (b) recuperare continuamente la posta da altri account in Gmail usando il POP (“Controlla posta da altri account”). L’assistenza di Gmail afferma che entrambe le funzioni saranno ritirate, con i nuovi utenti bloccati entro il primo trimestre 2026 e gli utenti esistenti privati delle funzionalità più avanti nel 2026.[1]

Cosa fare invece:

  • Collega ogni casella di posta direttamente in un client di posta multi-account (invece di affidarti a Gmail per recuperare la posta).
  • Se cambi provider, pianifica un’importazione (o conserva Gmail come archivio in sola lettura) e gestisci un periodo di parallelismo prima di passare definitivamente.

2) I limiti di invio possono bloccarti nel momento peggiore

Se fai outreach, recruiting, aggiornamenti comunitari o gestisci una organizzazione di volontari impegnata, Gmail può bloccarti temporaneamente l’invio. La documentazione di Google segnala che potresti raggiungere il limite dopo aver inviato a più di 500 destinatari in una singola email e/o aver inviato più di 500 email in un giorno, e il “periodo di raffreddamento” può durare da 1 a 24 ore.[2]

Gli account Google Workspace hanno limiti di invio propri (più alti), e Google sottolinea esplicitamente che questi limiti possono cambiare senza preavviso.[3]

Cosa fare invece:

  • Pianifica tenendo conto dei limiti rigidi di invio (e dei periodi di raffreddamento) prima di ogni annuncio sensibile al tempo.
  • Se un volume di invio più alto è fondamentale, verifica il limite attuale per il tuo tipo di account prima di averne bisogno.

3) Allegati grandi e “invio reale di file” restano scomodi

Per gli account personali Gmail, Google indica un limite di 25 MB per gli allegati. Se i tuoi allegati superano questo limite, Gmail li rimuove automaticamente e aggiunge invece un link a Google Drive. Gli allegati contribuiscono anche allo spazio di archiviazione, che è condiviso tra Drive, Foto e Gmail.[4]

Cosa fare invece:

  • Considera i link a Drive (o un altro metodo di condivisione file) per tutto ciò che supera i 25 MB.
  • Monitora lo spazio di archiviazione: Gmail, Drive e Foto condividono lo stesso spazio per gli account personali.

4) Esportare e fare backup è possibile, ma non immediato

Google Takeout ti permette di scaricare i dati di Gmail per backup o trasferimento. Google avverte che l’archivio può richiedere da minuti a giorni, potrebbe non includere modifiche fatte tra la richiesta e la creazione dell’archivio, e il link per il download scade (tipicamente dopo circa 7 giorni).[5]

Cosa fare invece:

  • Inizia qualsiasi esportazione per tempo, soprattutto prima di una finestra di migrazione.
  • Tieni Gmail accessibile finché non hai verificato che posta, risposte e ricerca funzionino come previsto nella tua nuova configurazione.

5) Automazione e flussi di lavoro di squadra hanno un limite

Filtri, etichette, modelli e componenti aggiuntivi possono aiutarti molto—ma per molti utenti avanzati, Gmail non è ancora un vero strumento di “coda di lavoro”. Quando serve un’assegnazione coerente, note interne, approvazioni o una vista unificata su più caselle, finisci per mettere insieme più strumenti.

Cosa fare invece:

  • Per il lavoro personale multi-account, usa un client di posta progettato per il cambio rapido e le viste unificate.
  • Per i team, considera una piattaforma di casella postale condivisa in modo che le conversazioni abbiano una chiara proprietà e un contesto interno.

Come scegliere un sostituto (criteri che distinguono veramente le opzioni)

  • Client vs. provider: Vuoi una nuova app per lo stesso indirizzo, o una nuova casella di posta del tutto?
  • Realtà multi-account: Gestirai più caselle di posta (lavoro + progetto parallelo + personale + condivisa) ogni giorno? Se sì, dai priorità a viste unificate e passaggio rapido.
  • Portabilità (protocolli aperti): Se non vuoi vincoli, preferisci servizi e app che funzionano bene con protocolli standard (IMAP/SMTP e, se necessario, CalDAV/CardDAV).
  • Flusso di lavoro offline: Hai bisogno di cercare e scrivere bozze in modo affidabile su aereo, treno o Wi‑Fi hotel intermittente?
  • Compatibilità autenticazione: Assicurati che la tua configurazione supporti l’accesso moderno (OAuth/SSO) e le politiche di sicurezza della tua organizzazione.
  • Esigenze casella condivisa: Se assegni conversazioni ad altre persone, probabilmente stai cercando una casella condivisa (non solo una app di posta).
  • Tolleranza alla migrazione: Sei d’accordo con un “nuovo inizio”, o hai bisogno di un’importazione completa con mappatura di etichette/cartelle?

Cosa può cambiare: prezzi dei fornitori, funzionalità dei piani e limiti rigidi possono variare nel tempo. Google specifica che alcuni limiti di invio possono cambiare senza preavviso, e anche altri fornitori aggiornano i piani: verifica tutto ciò che è critico prima di impegnarti.[3]

Migliori alternative a Gmail (raggruppate per persona/caso d’uso)

Se vuoi il cambiamento più semplice con il rischio minore, inizia cambiando prima l’app (mantieni il tuo indirizzo Gmail). Cambiare provider è un progetto più grande, ma può ridurre il lock-in.

1) Mantieni il tuo indirizzo Gmail, abbandona l’interfaccia Gmail (client di posta)

Mailbird

Posizionamento: Un client di posta per desktop per gestire più account in un unico posto—utile se stai abbandonando l’interfaccia web di Gmail ma non vuoi ancora cambiare indirizzo.

  • Differenziatore chiave: Costruito intorno a un flusso di lavoro “uno spazio di lavoro, molte caselle di posta”.
  • Principale svantaggio: Desktop-first—se vuoi un’esperienza identica su desktop e mobile, probabilmente dovrai usare app diverse.
  • Dettaglio da notare: Mailbird funziona su Windows 10+ e ha una versione per Mac che richiede macOS Ventura o successivi; il Centro assistenza nota anche che una singola licenza Mailbird può essere usata su Windows e Mac.[6]

Superhuman

Posizionamento: Un client premium per chi vive nella propria inbox e vuole la massima velocità.

  • Differenziatore chiave: Triage estremamente orientato alla tastiera per email ad alto volume.
  • Principale svantaggio: Se non gestisci grandi quantità di mail giornaliere, può sembrare di pagare per un’auto da corsa per andare al supermercato.
  • Dettaglio da notare: Superhuman supporta account Gmail e Outlook (ed è esplicito sul fatto che questi sono i tipi di casella supportati).[7]

Microsoft Outlook

Posizionamento: La scelta predefinita se il tuo lavoro è basato su Microsoft 365 e Exchange.

  • Differenziatore chiave: Forte flusso di lavoro calendario/riunioni e profonda integrazione con l’ecosistema Microsoft.
  • Principale svantaggio: Può risultare pesante (e le configurazioni IMAP possono sembrare meno “native” di Exchange).
  • Dettaglio da notare: Microsoft segnala che usare l’app desktop Outlook per Windows con un indirizzo email organizzativo Microsoft 365 richiede un piano che includa le versioni desktop delle app Microsoft 365.[8]

Mozilla Thunderbird

Posizionamento: Un client desktop libero e open-source per chi vuole controllo e flessibilità.

  • Differenziatore chiave: Altamente personalizzabile; adatto se ti piace modellare il tuo flusso di lavoro.
  • Principale svantaggio: L’esperienza può variare a seconda della configurazione e degli add-on.
  • Dettaglio da notare: Thunderbird ha aggiunto supporto nativo per Microsoft Exchange (EWS). Se Exchange fa parte della tua configurazione, assicurati di usare una versione che includa la funzionalità e segui le indicazioni ufficiali per la configurazione.[9]

Apple Mail (Mac)

Posizionamento: Un’opzione semplice se il tuo computer principale è un Mac e vuoi un’app integrata e pulita.

  • Differenziatore chiave: Configurazione semplice e integrazione nativa con macOS.
  • Principale svantaggio: Meno “pesante nel flusso di lavoro” rispetto ai client specialistici per power user.
  • Dettaglio da notare: La documentazione di Apple Mail è organizzata intorno a macOS (Guida utente Mail per Mac), quindi è preferibile se usi quotidianamente un Mac.[10]

2) Cambia provider (lascia Google alle spalle)

Fastmail

Posizionamento: Un provider email a pagamento per chi vuole standard, portabilità e una casella veloce e focalizzata.

  • Differenziatore chiave: Creato per utenti che vogliono controllo senza vivere nelle console di amministrazione enterprise.
  • Principale svantaggio: È un servizio in abbonamento—ottimo se la posta è fondamentale, inutile se usi raramente la posta.
  • Dettaglio da notare: Fastmail segnala che i suoi piani Basic non includono accesso a IMAP, SMTP, CalDAV, o CardDAV—quindi controlla il livello del piano se dipendi da app di terze parti o standard di sincronizzazione.[11]

Proton Mail

Posizionamento: Un provider incentrato sulla privacy che può funzionare con client desktop tramite Proton Mail Bridge.

  • Differenziatore chiave: Scelta forte quando “uscire dall’ecosistema Google” è l’obiettivo principale.
  • Principale svantaggio: I flussi di lavoro desktop possono coinvolgere più componenti rispetto a un provider IMAP standard.
  • Dettaglio da notare: Proton spiega che Bridge funziona come server IMAP/SMTP locale per client desktop—e che il “New Outlook for Windows” di Microsoft è tecnicamente incompatibile con l’approccio Proton Mail Bridge.[12]

Zoho Mail

Posizionamento: Hosting email business-friendly (inclusi domini personalizzati) con una suite produttività Zoho più ampia opzionale.

  • Differenziatore chiave: Un’opzione pratica quando hai bisogno di controlli amministrativi e funzionalità email aziendali prevedibili.
  • Principale svantaggio: Alcune funzionalità “power user” dipendono dal livello del piano.
  • Dettaglio da notare: Il piano Mail Free di Zoho elenca esplicitamente IMAP/POP/Active Sync come non inclusi—quindi l’accesso tramite client di terze parti può richiedere un piano a pagamento.[13]

HEY

Posizionamento: Un sostituto completo di Gmail con un flusso di lavoro della inbox radicalmente diverso.

  • Differenziatore chiave: Triage deciso per ridurre il rumore (ottimo se vuoi un reset).
  • Principale svantaggio: Non è “solo un’altra app di posta,” il che può essere frustrante se vuoi convenzioni tradizionali.
  • Dettaglio da notare: HEY dice di non supportare IMAP o POP, e si posiziona come provider sostitutivo—non come app che controlla la tua casella Gmail/Outlook esistente.[14]

3) Team: inbox condivisa e responsabilità (invece delle etichette)

Front

Posizionamento: Una piattaforma di inbox condivisa che trasforma la posta in una coda di squadra con proprietà e visibilità.

  • Differenziatore chiave: Progettata per assegnazione, collaborazione e comunicazione clienti multicanale—non solo gestione personale dell’inbox.
  • Principale svantaggio: Prezzo per posto e gestione del cambiamento (stai adottando uno strumento di flusso di lavoro di squadra, non una semplice app di posta).
  • Dettaglio da notare: Front afferma di offrire una prova gratuita di 14 giorni, e segnala che il piano Starter supporta solo un tipo di canale (per esempio email vs. chat vs. SMS).[15]

Cambio/migrazione: come lasciare Gmail senza interrompere il tuo flusso di lavoro

Passo dopo passo

  1. Decidi cosa stai cambiando: solo app (mantieni l'indirizzo Gmail) vs. provider (nuova casella).
  2. Fai l'inventario della tua “superficie email”: alias, inoltri, filtri, firme, inviti al calendario, caselle condivise e qualsiasi accesso che usa il tuo indirizzo Gmail.
  3. Crea un backup prima di toccare nulla: Google Takeout è il modo più semplice per esportare dati per archiviazione o trasferimento, ma ricorda che può richiedere tempo e il link per il download scade.[5]
  4. Imposta la nuova destinazione:
    • Se cambi app: connetti il tuo account Gmail direttamente nel client che hai scelto.
    • Se cambi provider: crea la nuova casella, quindi pianifica un'importazione (o mantieni Gmail come archivio in sola lettura).
  5. Esegui un periodo parallelo: mantieni Gmail attivo per 2–4 settimane mentre verifichi nuove email, risposte e qualsiasi flusso di lavoro automatizzato.
  6. Aggiorna gli account critici: bancari, paghe, registrar di dominio, gestore password, account sviluppatori — qualsiasi cosa dove perdere un'email di verifica ti bloccherebbe fuori.

Rischi da pianificare

  • Rimanere bloccati durante il cambio: i reset password e i codici 2FA spesso vanno ancora alla tua vecchia casella.
  • Duplicati o email mancanti: specialmente se combini inoltro + importazione + più client.
  • Sorprese sulla recapitabilità: se sposti un dominio personalizzato, i DNS (MX/SPF/DKIM/DMARC) devono essere corretti altrimenti le mail possono rimbalzare o finire nello spam.
  • Disallineamento etichette/cartelle: le etichette di Gmail non sempre si mappano perfettamente su sistemi basati su cartelle.

Lista di controllo per un cambio rapido

  • Scegli “cambio app” vs “cambio provider” (non tentare di fare entrambi contemporaneamente).
  • Esporta un backup (e conservalo in un luogo sicuro).
  • Elenca tutti gli alias, le regole di inoltro e gli indirizzi “invia come”.
  • Testa i tuoi 10 flussi di lavoro principali (ricerca, allegati, inviti calendario, modelli, risposte rapide).
  • Aggiorna prima i tuoi accessi più importanti (gestore password, banca, registrar di dominio).
  • Mantieni Gmail attivo durante un periodo parallelo prima del passaggio completo.

Errori comuni durante il cambio (e come evitarli)

  • Modificare i record MX di venerdì: apporta grandi cambiamenti all'inizio della settimana per poter monitorare e risolvere i problemi.
  • Affidarsi solo all'inoltro: l'inoltro va bene come soluzione temporanea, ma non è un ottimo “sistema ufficiale” a lungo termine.
  • Dimenticare le caselle “nascoste”: indirizzi di vecchi progetti, caselle condivise e support@ / billing@ tendono a essere trascurati.
  • Non documentare la configurazione precedente: fai screenshot delle impostazioni di Gmail (filtri, inoltro, firma) prima di iniziare.
  • Non pianificare i flussi di lavoro del team: se più persone accedono alla stessa casella, uno strumento per caselle condivise potrebbe essere la vera alternativa client di posta Gmail—non un’altra app di posta.

Se hai requisiti legali / di conformità per la conservazione, considera qualsiasi piano di migrazione come un progetto IT / compliance (non solo un “cambio app di posta”).

Se non sei ancora sicuro: 3 domande per scegliere la categoria giusta

  1. Vuoi mantenere il tuo indirizzo email? Se sì, inizia con un client di posta (Mailbird, Outlook, Thunderbird, Apple Mail, Superhuman).
  2. La privacy/controllo è la motivazione principale? Se sì, guarda prima alle alternative client di posta Gmail (Fastmail, Proton Mail, Zoho Mail, HEY).
  3. La posta elettronica è una coda di squadra? Se più persone devono collaborare e hai bisogno di responsabilità, di solito cerchi una casella condivisa (Front).

Domande Frequenti

Quali sono le maggiori limitazioni di Gmail per utenti avanzati?

Di solito: attrito nel flusso di lavoro multi-account, limiti nelle automazioni, limiti di invio/destinatari, restrizioni sugli allegati e scarsa responsabilità del team senza strumenti aggiuntivi.

Posso mantenere il mio indirizzo @gmail.com ma smettere di usare Gmail?

Sì. Puoi mantenere l’indirizzo e usare un client di posta diverso su desktop (e continuare a usare un’app di posta mobile sul tuo telefono).

Perderò le etichette di Gmail se cambio?

Non le “perderai” in Gmail, ma le etichette potrebbero non tradursi perfettamente in altri sistemi. Prevedi una pulizia e una nuova struttura di cartelle/etichette.

È più facile cambiare l’app o cambiare il provider?

Di solito cambiare l’app è più veloce e meno rischioso. Cambiare provider è un progetto più grande ma può ridurre il lock-in e migliorare il controllo a lungo termine.

Qual è il modo più sicuro per eseguire il backup di Gmail prima del cambio?

Crea un’esportazione con Google Takeout, conservala in modo sicuro e mantieni attivo il tuo account Gmail durante un periodo parallelo.

Cosa succede se facevo affidamento su Gmail per gestire altri account email?

Pianifica di collegare direttamente quegli account in un client di posta multi-account, oppure usa un inoltro temporaneamente. Non aspettare che il tuo vecchio setup smetta di funzionare.

Qual è l’alternativa migliore per team che gestiscono support@ o sales@?

Uno strumento di inbox condivisa di solito è più adatto di un client mail personale, perché offre assegnazione, collaborazione interna e reportistica.

Per quanto tempo dovrei mantenere attivo Gmail dopo il cambio?

Almeno alcune settimane. Mantienilo più a lungo se è legato a login, fatturazione o reset della password, o se lo vuoi come archivio.