Comment les recruteurs gèrent efficacement les emails

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Note sur la délivrabilité (candidats Outlook.com) : À partir du 5 mai 2025, Microsoft a commencé à rejeter les e-mails envoyés aux boîtes de réception grand public Outlook.com (y compris hotmail.com et live.com) provenant de domaines à fort volume qui ne respectent pas les exigences d’authentification SPF, DKIM et DMARC. ^[1] Si votre prospection de recrutement (ou votre ATS) envoie à grande échelle, de petites lacunes d’authentification peuvent entraîner des rebonds et des réponses manquées, ce qui impacte votre flux de courriels de recrutement.

Étape par étape : un flux de courriels de recrutement dans Mailbird

1. Ajoutez uniquement les boîtes de réception que vous utilisez pour le recrutement.

   Choisissez 1 à 4 adresses (exemple : votre boîte de réception professionnelle, une boîte partagée careers@, et une boîte client/manager de recrutement). Ajoutez-les à Mailbird, puis envoyez-vous un email test d’une ligne depuis chaque compte.

   Vérifiez : Vous pouvez voir arriver les nouveaux mails pour chaque compte, et vous pouvez envoyer avec succès depuis chaque identité.

2. Activez la Boîte de réception unifiée pour arrêter de changer de compte.

   Après avoir ajouté au moins deux comptes, ouvrez le menu Mailbird → Paramètres → Comptes → activez l’option compte unifié. Puis sélectionnez Boîte de réception unifiée dans la liste des comptes.^[2]

   Vérifiez : La boîte de réception unifiée affiche les messages de plusieurs comptes dans une seule liste.

3. Créez quatre dossiers/labels de “statut” et nommez-les pour qu’ils se positionnent en haut.

   Créez ces dossiers/labels dans votre compte email (le webmail est souvent le plus rapide), puis laissez Mailbird les synchroniser :

   01 Action Aujourd’hui02 En attente (de leur part)03 Planifié (prochaine étape définie)99 Fermé

   Utilisez-les comme statuts, pas comme catégories – chaque email de recrutement que vous traitez doit finir dans un seul d’entre eux.

   Signification de chaque dossier de statut (paramètres par défaut simples)

   Dossier/label de statut	À utiliser quand…	Votre prochaine étape
   01 Action Aujourd’hui	Vous devez répondre, planifier ou faire avancer quelque chose aujourd’hui.	Répondez immédiatement (≤2 minutes), planifiez l'envoi plus tard, ou transformez-le en tâche.
   02 En attente (de leur part)	Vous avez envoyé le dernier message et attendez une réponse.	Reportez la conversation à votre date/heure de relance.
   03 Planifié (prochaine étape définie)	La prochaine étape est déjà réservée ou planifiée.	Ne touchez pas avant l’heure prévue (ou reportez au jour précédent).
   99 Fermé	Le fil est terminé (poste pourvu, pas de suite, ou plus pertinent).	Fermez la boucle, puis archivez-le.

   Vérifiez : Chaque email de recrutement que vous traitez peut être glissé dans un et un seul de ces dossiers en moins de 5 secondes.

4. Standardisez les objets pour retrouver n’importe quel fil en 2 secondes.

   Utilisez un format unique pour toute nouvelle conversation que vous lancez (prospection, planification, logistique d’offre). Exemples de formats :

   • Analyste de données | Acme | Intro
   • REQ-1842 | IDE | Horaires d'entretien

   Vérifiez : Chercher le nom du poste (ou numéro REQ) affiche instantanément tout l’historique.

5. Créez cinq modèles d’e-mails que vous réutiliserez quotidiennement.

   Rédigez chaque email une fois, puis enregistrez-le comme modèle : dans la fenêtre de rédaction ou de réponse rapide, cliquez sur l’icône Modèles d’email → Enregistrer le brouillon comme modèle → Enregistrer comme nouveau modèle → donnez-lui un nom.^[3]

   Commencez par ces cinq modèles (copiez/collez et personnalisez) :

   1) Premier contact (court)Objet : {Poste} chez {Entreprise} — question rapideBonjour {Prénom} — je recrute pour un {Poste}. Votre travail sur {DétailSpécifique} a retenu mon attention.Êtes-vous disponible pour un appel rapide de 10 minutes cette semaine ? Si oui, dans quel fuseau horaire êtes-vous ?2) Relance (ajoute de la valeur)Objet : Re : {Poste} chez {Entreprise}Bonjour {Prénom} — petite relance. Les priorités principales sont {Priorité1} + {Priorité2}.Si vous êtes ouvert, je peux partager la fourchette salariale + les détails de l’équipe. Intéressé ?3) Planification (réduit les allers-retours)Objet : {Poste} — horaires d’entretienMerci, {Prénom}. Merci de choisir 2 horaires qui vous conviennent :• {Option1} (FZ)• {Option2} (FZ)• {Option3} (FZ)Si aucun ne convient, dites-moi vos meilleures plages et votre fuseau horaire.4) Mise à jour manager (interne)Objet : {Poste} — mise à jour candidat : {NomCandidat}Résumé : {2–3 points}Risques/inquiétudes : {1–2 points}Prochaine étape recommandée : {Pré-sélection/Panel/Offre} d’ici le {Date}5) Clôturer la boucle (respectueux)Objet : {Poste} — mise à jourBonjour {Prénom} — merci encore pour votre temps. Nous avançons avec d’autres candidats pour ce poste.Si vous le souhaitez, je peux vous garder en tête pour des postes similaires.

   Vérifiez : Vous pouvez insérer n’importe quel modèle dans une réponse sans retaper la structure.

6. Planifiez les relances au moment où vous décidez de “relancer plus tard.”

   Lorsque vous terminez un email de prospection, rédigez immédiatement la réponse de relance, puis utilisez Envoyer plus tard (commencez par “Choisir date & heure”). Mailbird doit être ouvert et connecté à internet à l’heure prévue ; sinon il enverra dès la prochaine ouverture avec accès internet.^[4]

   Vérifiez : Programmez un email test pour vous dans 5 minutes, gardez Mailbird ouvert, et confirmez qu’il est envoyé à l’heure.

7. Activez Annuler l’envoi pour qu’une mauvaise manipulation ne devienne pas une urgence.

   Menu Mailbird → Paramètres → Rédaction → réglez la durée pour annuler l’envoi entre 20 et 30 secondes (Mailbird supporte 5 à 30 secondes). Envoyez-vous un email test, puis cliquez sur Annuler et vérifiez qu’il revient dans les Brouillons.^[6]

   Vérifiez : Après chaque envoi, vous voyez le pop-up Annuler pendant la durée choisie.

8. Reportez les fils “en attente” pour qu’ils réapparaissent à votre date de relance.

   Lorsque vous attendez un candidat ou un manager de recrutement, reportez le dernier email du fil : clic droit sur l’email → Reporter → définissez la date/heure pour qu’il revienne.^[5]

   Vérifiez : L’email disparaît de votre boîte maintenant et revient à la date choisie.

9. Faites une première sélection de votre boîte deux fois par jour avec un timer (15 minutes).

   Programmez deux créneaux récurrents dans votre agenda (exemple : 9h00 et 15h30). Pendant la sélection, traitez chaque message avec une décision :

   • Répondre maintenant (si cela prend ≤ 2 minutes)
   • Planifier (Envoyer plus tard)
   • Reporter (si en attente)
   • Archiver (Action Aujourd’hui / En attente / Planifié / Fermé)

   Vérifiez : Une fois le timer terminé, votre boîte n’a plus de “boucles ouvertes” sans prochaine étape.

10. Gardez l’histoire de chaque candidat dans un seul fil (par poste).

    Répondez dans le fil pour un même poste afin que le contexte reste intact (CV, disponibilités, retours, prochaines étapes). Si vous discutez d’un autre poste, créez un nouveau fil avec un nouvel objet pour que les détails ne se mélangent pas.

    Vérifiez : Vous pouvez transférer un fil complet à un manager de recrutement et il contient tout l’historique pour ce poste.

11. Optionnel : connectez un outil de tâches dans Mailbird pour que l’email ne soit plus votre liste de choses à faire.

    Si votre équipe utilise Asana, ouvrez Apps dans Mailbird, activez Asana, connectez-vous, puis ouvrez-le à côté de votre boîte pour créer des tâches pendant la sélection.^[8]

    Vérifiez : À la fin de la sélection, tout ce qui n’est pas un email (appels, documents, validations) existe en tant que tâche avec un propriétaire et une date d’échéance.

12. Surveillez les signaux d’alerte de délivrabilité et agissez rapidement.

    Une fois par semaine, recherchez dans votre boîte le texte des rebonds, comme 550 5.7.515 ou “Accès refusé.” Si vous voyez des rebonds répétés vers des adresses Outlook.com/Hotmail/Live et que votre organisation envoie beaucoup de prospections, demandez à l’IT/Marketing de vérifier l’alignement et les pratiques d’envoi de SPF, DKIM et DMARC pour votre domaine.^[1]

    Vérifiez : Soit les rebonds cessent, soit vous avez un ticket IT avec le code de rebond exact + votre domaine d’envoi.

Ce qui peut changer

Les fournisseurs de boîtes mail peuvent renforcer au fil du temps l'application des règles d'expéditeur et des exigences d'authentification. Si votre organisation de recrutement envoie de gros volumes, surveillez les annonces des fournisseurs—l'application stricte pour les expéditeurs à haut volume de Microsoft Outlook.com en est un exemple.^[1]