Schrijf Inleidende E-mail als een Pro: Ultieme Gids
Als millennials zijn we dol op e-mails. Onze dagelijkse levens draaien om onze virtuele inboxen, en we ontvangen het meeste nieuws, van blijde tot verontrustende aankondigingen, via e-mail. Zoals uit het onderzoek van Adestra blijkt, gaf 73% van de millennials de voorkeur aan communicatie via e-mail, waarbij 44% van ons bij het wakker worden meteen op de smartphone kijkt om berichten te checken. Als millennial gebruik je waarschijnlijk ook je e-mail voor alle belangrijke communicatie, maar weet je hoe je jezelf via e-mail moet voorstellen?
We hebben allemaal wel eens zo'n e-mail ontvangen die ons een beetje medelijden deed voelen voor de afzender.
|
Onderwerp: Hallo! Hoi, Ik zou graag over de functie willen praten. Janna |
Deed Janna iets verkeerd in haar zelfintroductie e-mail? Ze voegde een begroeting toe, ze vermeldde haar reden voor het versturen van de e-mail, en ze eindigde met haar handtekening. Oppervlakkig gezien lijkt het alsof ze alles goed deed, maar voor degenen onder ons die nog stammen uit de tijd van Emily Post, weten we dat e-mail-etiquette veel meer is dan één enkele zin.
Wat is een zelfintroductie e-mail?
Als het gaat om het maken van een eerste indruk via e-mail, kan een zelfintroductiebericht een cruciale rol spelen. Het stelt je in staat om jezelf voor te stellen aan iemand die je nog niet kent, of het nu gaat om een vacature, het zoeken van advies, of het presenteren van een product of dienst.
Hoewel een zelfintroductie e-mail geen vervanging is voor het schrijven van een motivatiebrief of cv, kan het de toon zetten voor toekomstige communicatie, zoals studenten een betaalde essay-schrijfservice gebruiken om de juiste structuur voor hun essay te bepalen. De sleutel tot het opstellen van een effectieve zelfintroductie e-mail is het vastleggen van de aandacht van de ontvanger en het wekken van hun interesse in wat je te bieden hebt.
Verbeter je e-mail schrijfvaardigheid stap voor stap
Laten we de bovenstaande e-mail ontleden en de stappen voor verbetering doorlopen.
1. Vind een gedeelde verbinding
Voordat je iemand per e-mail benadert, is het gunstig om te beoordelen of je gemeenschappelijke connecties met de ontvanger hebt. Als je op de hoogte bent van een wederzijdse bekende die bij dezelfde organisatie werkt of dezelfde onderwijsinstelling heeft bezocht, overweeg dan om te vragen of zij bereid zouden zijn een introductie te faciliteren of je toestemming te geven hun naam in je e-mail te noemen. Dit kan helpen om geloofwaardigheid op te bouwen en de kans te vergroten dat je e-mail positief wordt ontvangen.
Tip: Bij het versturen van introductie-e-mails, vooral via openbare Wi-Fi, overweeg het downloaden van een VPN om je persoonlijke informatie te beschermen en ervoor te zorgen dat je communicatie veilig blijft.
2. E-mail onderwerpregels
Wat zorgt ervoor dat je genoeg geeft om op een artikel te klikken of een e-mail te openen die in je inbox belandt? De onderwerpregel, natuurlijk.
Voor een introductie-e-mail die de aandacht van je gewenste ontvanger krijgt, moet je een juiste, professionele onderwerpregel schrijven. Als je jezelf formeel per e-mail wilt voorstellen, hoef je dat niet in de onderwerpregel te zeggen.
Hoewel je "Hoi, ik ben Janna" in je onderwerpregel zou kunnen zeggen (maar doe dat alsjeblieft niet), waarom geen hint geven naar de inhoud van je e-mail? Probeer iets als "Vraag over openstaande marketingfunctie".
Het lijkt beslist officieel, maar de realiteit is dat je een professionele e-mail schrijft. Je wilt niet dat je onderwerpregel luidt: "Hé, hier is Janna! Wilde me gewoon even voorstellen!" Bewaar de subtiele informele elementen voor de hoofdtekst.
3. De begroeting
Je stelt jezelf voortdurend voor aan nieuwe mensen - in het echte leven, op sociale media, of via (je raadt het al) e-mails. Maar als een glimlach en "hallo" genoeg kan zijn in een persoonlijke communicatie om een hartelijke uitwisseling te beginnen, zijn het in een e-mail de eerste regels die de ontvanger kunnen aanzetten om door te lezen of de e-mail te sluiten. Dit omvat ook formele of leuke e-mailbegroetingen.
Dus, hoe kies je een juiste begroeting? De eerste stap is nadenken over je ontvanger:
- Wie is deze persoon?
- Waarom schrijf ik naar hen?
- Hoe formeel of informeel moet ik zijn?
Dit kan contra-intuïtief lijken omdat, zoals we bespraken, dit een professionele e-mail is. Maar weet je, het bedrijfsleven verandert. We schrijven elkaar niet langer losgekoppelde e-mails - we zijn begonnen elkaar te behandelen met een zeker niveau van hartelijkheid.
Hoe begin je een professionele e-mail?
Geachte heer Jansen -> Voor een officiële, professionele zakenpersoon, professor, etc.
Hallo meneer Jansen -> Voor een minder formeel bericht en waarschijnlijk een jongere zakenpersoon
Meneer Jansen, -> Universeel, de begroeting voor vrijwel elke gelegenheid
Beginnen met alleen de naam van de ontvanger kan te casual lijken, maar de realiteit is dat het perfect is. Het is beknopt en komt direct ter zake van tot wie je je richt.
Een grote fout is het schrijven van "Aan wie het aangaat" in plaats van een begroeting. Als je de persoon niet kent, is de beste manier om een gesprek te beginnen gewoon een "Hallo" gevolgd door een uitleg van wie je bent, hoe je aan hun e-mailadres bent gekomen, en vragen naar een naam. Daar staat meer over in de volgende sectie.
4. Gebruik de naam van de ontvanger
Bij het schrijven van een zelfintroductie e-mail is het cruciaal om een geweldige eerste indruk te maken. En wat is er een betere manier om dat te doen dan door de ontvanger in de schijnwerpers te zetten? Voordat je je in je introductie stort, neem even de tijd om je bewondering uit te spreken voor hun werk of het bedrijf dat ze vertegenwoordigen. Dit kan zo eenvoudig zijn als het noemen van een specifiek project of prestatie waarmee je onder de indruk bent. Bovendien kan het vinden van een gemeenschappelijke basis, zoals een gedeelde alma mater of geboorteplaats, meteen een sterke verbinding maken. Begin dus je e-mail door de ontvanger het gevoel te geven dat hij gewaardeerd en gerespecteerd wordt.
5. Verduidelijk je doel voor het contact
In de hoofdtekst van de e-mail is het belangrijk om duidelijk de reden voor het contact te communiceren. Begin door jezelf kort voor te stellen en te vermelden hoe je aan hun e-mailadres bent gekomen. Als het via een wederzijdse connectie was, aarzel dan niet om hun naam te noemen om geloofwaardigheid toe te voegen aan je introductie. Geef vervolgens beknopt het doel van je e-mail aan en waarom je contact met hen opneemt. Of het nu gaat om informeren naar een vacature, het vragen van informatie of het vragen om een ontmoeting, zorg ervoor dat je duidelijk en direct bent in je verzoek.
6. Sluit de e-mail af met een beleefd verzoek
De conclusie van je e-mail moet een duidelijk en beknopt verzoek of oproep tot actie voor de ontvanger bevatten. Zorg ervoor dat je verzoek kort, specifiek en geformuleerd is als een beleefd verzoek, niet als een eis. Je zou bijvoorbeeld je hoop kunnen uitspreken dat ze je sollicitatie in overweging nemen, en je cv als bijlage bijvoegen. Door af te sluiten met een respectvol en goed geformuleerd verzoek, vergroot je de kans op een positieve reactie van de ontvanger.
7. Het afscheid
Het is altijd een goed idee om je dankbaarheid uit te spreken voordat je de e-mail beëindigt. Toon dat je de drukke agenda van de ontvanger begrijpt en waardeert dat ze de tijd hebben genomen om je e-mail te lezen. Een professionele afsluiting, zoals "Met vriendelijke groet" of "Beste groeten", kan helpen om een positieve indruk achter te laten. Vergeet niet om je contactinformatie onder je handtekening op te nemen voor toekomstige referentie. Als je een online professioneel profiel of werkportfolio hebt, overweeg dan om links naar deze toe te voegen. Door dit te doen, maak je het gemakkelijker voor de ontvanger om je beter te leren kennen en de waarde te zien die je meebrengt.
8. Proeflezen
En last but not least, zorg er altijd voor dat je je e-mail proefleest. De tijd nemen om te controleren op tikfouten, grammaticale fouten, of onhandige formuleringen kan het verschil maken in het achterlaten van een positieve indruk op je ontvanger. Om extra voorzichtig te zijn, kun je zelfs een vriend of collega vragen om snel een blik op je e-mail te werpen voordat je op verzenden drukt. Onthoud, eerste indrukken zijn belangrijk, en het versturen van een foutloze e-mail zal je helpen om op te vallen en te tonen dat je professioneel en detailgericht bent.
Sjabloon voor formele introductie-e-mail
Overweeg dit sjabloon te gebruiken om een formele introductie-e-mail te schrijven:
|
Onderwerp: [Hoofdonderwerp] Geachte [naam van ontvanger], Mijn naam is [voeg je voor- en achternaam in], en ik [voeg een compliment over de ontvanger in]. Ik neem vandaag contact met u op omdat [geef een korte maar specifieke uitleg van je reden]. Ik hoop [voeg hier je oproep tot actie in]. Dank u voor uw overweging en tijd. Met vriendelijke groet, [Je naam] [Contactinformatie] |
En daar heb je het. Eenvoudig, to the point, en krachtig formaat om indruk te maken op Emily.
FAQ
Hoe stel ik mezelf professioneel voor?
Bij een formele introductie gebruik je je volledige naam en je functietitel. Als je solliciteert voor een baan bij een meer conservatief bedrijf, pas dan een formele toon toe. Maar als je jezelf voorstelt aan een startup geleid door jongere mensen, kun je gereserveerd maar informeel zijn. Vergeet niet een e-mail te beginnen door de ontvanger direct te begroeten, en onderteken altijd het eerste bericht.
Hoe kan ik mezelf snel voorstellen?
In e-mailvorm is een goede manier om jezelf snel voor te stellen door een begroeting toe te voegen en je naam, positie (als het een professionele introductie is), en reden voor het schrijven te vermelden.
