Combien de mails de relance envoyer ? Le guide complet sur le timing, la fréquence, et quand s'arrêter

Comprendre la réalité des e-mails de relance : pourquoi la plupart des messages sont ignorés

Avant d’aborder des chiffres et des stratégies spécifiques, il est essentiel de comprendre pourquoi les e-mails de relance sont nécessaires en premier lieu. La dure réalité est que votre e-mail initial soigneusement élaboré fait face à d’énormes défis dans l’environnement numérique actuel.

Selon l’analyse de Harvard Business Review sur la surcharge d’e-mails, les professionnels reçoivent couramment des centaines d’e-mails par jour, ce qui entraîne une grande frustration et une productivité réduite. Dans cet environnement écrasant, même les destinataires réellement intéressés peuvent manquer votre message ou repousser leur réponse simplement parce qu’ils sont submergés par la communication numérique.

Les recherches de Yesware révèlent des informations critiques sur le timing : si un e-mail doit être ouvert, 91 % du temps, cela se produit dans la journée suivant l’envoi. De plus, plus de la moitié des e-mails ouverts qui reçoivent une réponse obtiennent cette réponse dans les trois heures suivant l’ouverture. Cela signifie que votre fenêtre d’opportunité est remarquablement étroite — si un destinataire ne réagit pas rapidement, il est peu probable qu’il le fasse sans un rappel.

Le paradoxe de la persistance : concilier opportunité et respect

Voici où le défi s’intensifie : les données de Yesware montrent que si vous ne recevez pas de réponse à votre premier e-mail, il existe encore 21 % de chances d’obtenir une réponse à votre second e-mail. Même après plusieurs non-réponses, il reste 25 % de chances d’obtenir finalement une réponse si vous continuez à relancer. Ces statistiques démontrent que la persistance paie vraiment — de nombreuses conversations précieuses n’ont lieu que parce que quelqu’un a envoyé une deuxième, troisième ou quatrième relance.

Cependant, ce bénéfice statistique doit être mis en balance avec l’expérience du destinataire et les exigences réglementaires. La même relance qui convertit un prospect peut en irriter un autre qui n’est simplement pas intéressé. Trouver le bon équilibre nécessite de comprendre à la fois les preuves quantitatives et les facteurs qualitatifs qui influencent le moment où la persistance devient contre-productive.

Combien d'e-mails de relance faut-il envoyer ? Recommandations basées sur des preuves

La question « combien de relances ? » n'a pas de réponse unique — cela dépend essentiellement de votre relation avec le destinataire et du contexte de votre prise de contact. Examinons les recommandations appuyées par la recherche pour différents scénarios.

Contact à froid : la règle des 3 à 5 relances

Lorsque vous contactez des destinataires avec qui vous n'avez aucune relation préalable, la plateforme d'automatisation de mails à froid Woodpecker recommande d'envoyer trois à cinq relances après le message initial, créant ainsi une séquence totale de quatre à six e-mails. Cette recommandation équilibre les bénéfices statistiques de la persistance avec les risques d'irritation du destinataire et de plaintes pour spam.

La plateforme d'emailing Lemlist suggère de même que trois à cinq e-mails est optimal pour la plupart des séquences B2B, en notant que plus de cinq relances risquent de générer des rendements décroissants, sauf si vous traitez avec des prospects très importants. Leur recherche souligne que chaque relance doit apporter une valeur unique ou introduire un nouvel angle, plutôt que de simplement répéter le message original.

La plateforme CRM de vente Close adopte une approche un peu plus prudente, conseillant que les campagnes d'e-mails à froid ne devraient pas dépasser quatre relances. Leur philosophie repose sur le principe que « pas de réponse est une réponse » — après trois ou quatre tentatives sans engagement, continuer à envoyer des e-mails à des destinataires non réactifs devient improductif et potentiellement nuisible à votre réputation d'expéditeur.

La convergence de ces recommandations d'experts suggère une ligne directrice pratique : pour le contact à froid, prévoyez 3 à 4 e-mails de relance comme base, avec la possibilité d'étendre jusqu’à 5 relances pour des prospects particulièrement importants. Cette fourchette offre une persistance suffisante pour surmonter la surcharge des boîtes de réception tout en respectant l'attention du destinataire et en maintenant les limites professionnelles.

Prospects chauds et contextes relationnels : persistance prolongée

Le calcul change radicalement lorsque vous relancez une personne qui a déjà manifesté de l'intérêt, assisté à une démonstration, demandé des informations ou engagé positivement avec votre organisation. Dans ces cas, une persistance accrue est non seulement acceptable mais souvent nécessaire.

Close distingue explicitement les campagnes à froid des scénarios de prospects chauds, recommandant que lorsqu’une interaction positive a eu lieu avec quelqu’un qui a montré de l’intérêt mais a cessé de répondre, vous devriez continuer à relancer essentiellement indéfiniment jusqu’à obtenir un oui ou un non clair. Cette approche reconnaît que les prospects intéressés peuvent être réellement occupés, distraits par des priorités concurrentes ou pris dans des processus décisionnels internes qui retardent leur réponse.

Les recherches d’InsideSales sur la réponse aux leads entrants apportent un soutien quantitatif frappant en faveur d’une relance persistante. Leur analyse a montré que la probabilité de contacter un lead atteint 90 % au bout de la sixième tentative, alors que la plupart des entreprises abandonnent les leads potentiels après seulement quelques essais. L’étude recommande de contacter les leads douze fois, notant que seulement environ 9,4 % des leads ont effectivement bénéficié de ce niveau de persistance.

La plateforme d’engagement commercial Salesloft suggère une règle pratique d’au moins huit points de contact pour les leads entrants et au moins douze pour les cibles sortantes, ces points de contact couvrant les e-mails, appels téléphoniques, interactions sur les réseaux sociaux et autres canaux. Bien que tous ces points de contact ne soient pas des e-mails, la recommandation indique que les contextes de prospects chauds méritent une relance bien plus persistante que les campagnes à froid.

Pour les prospects chauds et les communications relationnelles, votre séquence de relance peut raisonnablement s’étendre à 6-8 e-mails sur plusieurs semaines voire plusieurs mois, en particulier lorsqu'elle s’insère dans un rythme multicanal incluant appels et autres interactions. Le facteur clé est l’engagement préalable — quand quelqu’un a démontré de l’intérêt, la relance continue sert de persistance utile plutôt que d’intrusion indésirable.

Relances transactionnelles et liées au service

Une troisième catégorie d’e-mails de relance concerne les communications transactionnelles ou liées au service : réinitialisations de mot de passe, confirmations de commande, renouvellements d’abonnement, rappels d’événements ou notifications de compte. Ces messages sont soumis à des attentes et un cadre réglementaire différents des relances promotionnelles.

Selon les directives de la Federal Trade Commission concernant la loi CAN-SPAM, les e-mails dont le but principal est de faciliter ou confirmer des transactions, fournir des informations sur la garantie ou la sécurité, notifier des changements d’abonnement ou de statut de compte, ou livrer des biens ou services déjà convenus sont classés comme messages transactionnels ou relationnels et sont exemptés de certaines obligations liées aux e-mails commerciaux.

Pour ces relances transactionnelles, le nombre de messages doit être dicté par les besoins de service plutôt que par des objectifs commerciaux. En général, un à deux e-mails de rappel sont appropriés pour des actions comme confirmer une participation à un événement, compléter des formulaires requis ou renouveler des abonnements arrivant à expiration. L’attention doit être portée sur la clarté et l’utilité plutôt que sur une persistance promotionnelle.

Moments Optimaux : Quand Envoyer Chaque E-mail de Relance

Savoir combien de relances envoyer ne fait que la moitié de l’équation — bien planifier ces relances peut considérablement améliorer leur efficacité. La recherche offre des directives claires sur les intervalles entre les relances et sur les meilleurs jours et heures d’envoi.

La Fenêtre Cruciale de 24 Heures

Comme indiqué précédemment, les recherches de Yesware montrent que 91 % des e-mails qui seront ouverts le sont dans la journée, et plus de la moitié des réponses aux e-mails ouverts arrivent dans les trois heures suivant l’ouverture. Cela crée un point de décision critique : si vous n’avez pas reçu de réponse dans les 24-48 heures, envoyer votre premier e-mail de relance devient stratégiquement important.

Pour la réponse aux prospects spécifiquement, le timing devient encore plus urgent. Les recherches résumées par The Sherpa Group, basées sur les résultats de Harvard Business Review analysant trois ans de données et 100 000 tentatives d’appels, montrent que les commerciaux ont 400 fois plus de chances d’obtenir une réponse s’ils contactent un prospect dans les cinq premières minutes après qu’il ait téléchargé du contenu ou rempli un formulaire. Bien que cette statistique concerne principalement le contact téléphonique, elle souligne le principe plus large selon lequel une réponse rapide à des actions à forte intention augmente considérablement la probabilité de conversion.

Espacement Recommandé Entre les Relances

Après cette première fenêtre d’intervention rapide, l’espacement optimal entre les relances suivantes consiste en des intervalles de plus en plus longs. Ce schéma maintient l’élan au début tout en laissant plus de marge de manœuvre aux destinataires au fil de la séquence.

Woodpecker propose une structure de séquence spécifique pour la prospection à froid :

• E-mail initial : Jour 1
• Première relance : 3-4 jours ouvrés après l’e-mail initial
• Seconde relance : 5-7 jours après la première relance
• Troisième relance : 7-10 jours après la seconde relance
• Message final : 7-14 jours après la troisième relance

Cette progression d’intervalles courts à plus longs reflète la compréhension qu’une persistance initiale aide à maintenir l’engagement alors qu’un espacement plus long réduit le risque de paraître insistant plus tard.

Lemlist propose des conseils de timing adaptés aux différents contextes commerciaux :

• Prospection B2B à forte urgence : 3-4 jours entre les relances
• Contacts de niveau exécutif ou achats réfléchis : 5-7 jours entre les relances
• Campagnes événementielles ou urgentes : 2-3 jours entre les relances
• Ventes entreprise avec longs cycles : 7-10 jours entre les relances

Ces variations démontrent que le timing optimal dépend de la durée de votre cycle de vente, de votre audience cible et de l’urgence de votre offre. Les cycles plus courts nécessitent un espacement plus serré, tandis que les longs processus de vente en entreprise peuvent tolérer des intervalles plus longs.

Meilleurs Jours et Heures pour Envoyer des E-mails de Relance

Au-delà de l’espacement, le jour précis de la semaine et l’heure d’envoi des relances influencent le taux d’engagement. Les recherches citées par The Sherpa Group indiquent que les mercredis et jeudis sont les meilleurs jours pour contacter les prospects, et que le meilleur moment se situe en fin de journée, vers 16-17 heures.

Ces tendances reflètent probablement le comportement des destinataires : les jours en milieu de semaine évitent la ruée du lundi et le relâchement du vendredi, tandis que l’envoi en fin d’après-midi peut surprendre les professionnels en train de vider leur boîte avant de partir. Cependant, Mailchimp recommande d’expérimenter les heures d’envoi pour identifier quand votre audience spécifique est la plus active, car le timing optimal peut grandement varier selon les secteurs, les rôles et les zones géographiques.

Mise en Œuvre des Stratégies de Timing avec Mailbird

Mettre en œuvre ces stratégies sophistiquées de timing nécessite des outils qui vous aident à planifier et suivre les relances sans effort manuel. Mailbird propose plusieurs fonctionnalités spécialement conçues pour la gestion des relances.

L’intégration de Mailbird avec FollowUp.cc vous permet de programmer des rappels automatiques et une fonction d’envoi différé. Après avoir activé FollowUp.cc dans la boutique d’applications Mailbird, vous pouvez définir les dates de rappel directement depuis la fenêtre de composition en cliquant sur l’icône de calendrier, qui ajoute automatiquement une adresse spécialisée en CCI. Lorsque le moment programmé arrive, vous recevez un e-mail de rappel, vous assurant de ne jamais manquer une relance prévue.

La fonction Snooze de Mailbird offre un autre outil de gestion des relances. Après avoir envoyé un e-mail initial, vous pouvez mettre en snooze le message envoyé pour le faire réapparaître dans votre boîte de réception au moment exact où vous souhaitez envoyer votre relance. Cela crée un système de rappels visuels qui maintient les relances à l’heure sans nécessiter d’outils externes de gestion des tâches.

En combinant ces fonctionnalités avec les recommandations de timing basées sur les preuves ci-dessus, vous pouvez construire des séquences de relance disciplinées qui maximisent les taux de réponse tout en respectant l’attention des destinataires et vos propres contraintes de temps, dans le cadre d’une stratégie d’e-mails de relance efficace.

Quand s’arrêter : reconnaître les rendements décroissants et respecter les limites

Peut-être que l'aspect le plus difficile de la stratégie d'e-mails de relance est de savoir quand s’arrêter. Envoyer trop peu de relances signifie laisser passer des opportunités. En envoyer trop risque d’endommager les relations, de nuire à votre réputation d'expéditeur et potentiellement de violer des réglementations. Comprendre des critères d’arrêt clairs est essentiel pour une pratique professionnelle et efficace de la stratégie d'e-mails de relance.

Indicateurs quantitatifs : rendements décroissants

La recherche de Woodpecker affirme explicitement que les relances ultérieures tendent à produire des rendements décroissants tout en augmentant le risque d’irriter les destinataires et de recevoir des plaintes pour spam. Leur analyse suggère que la qualité est plus importante que de prolonger indéfiniment les séquences, et recommande de s’arrêter avant la fourchette de 3 à 5 relances lorsque certaines conditions sont remplies.

La réalité statistique confirme cette prudence. Alors que les données de Yesware montrent une probabilité de 21 % de réponse au deuxième e-mail et un taux de réponse final de 25 % avec des suivis continus, ces chiffres ne précisent pas combien de tentatives supplémentaires sont nécessaires pour atteindre ces 25 %, ni n’intègrent les conséquences négatives d'une insistance excessive. Le gain incrémental de chaque relance supplémentaire diminue tandis que les coûts potentiels augmentent.

Signaux qualitatifs d’arrêt

Woodpecker recommande d’arrêter les séquences de relance lorsque :

• Le prospect n’est clairement pas adapté : Si la recherche ou les réponses initiales révèlent que votre offre ne correspond pas à ses besoins
• Vous n’avez plus de nouvelle valeur à proposer : Quand vous avez épuisé vos propositions de valeur sans rien avoir de plus à offrir
• L’opportunité commerciale est expirée : Quand les fenêtres temporelles se ferment ou que les circonstances changent
• Le destinataire demande à ne pas être contacté : Toute demande explicite de désabonnement doit être respectée immédiatement
• Un engagement négatif survient : Désabonnements, plaintes pour spam ou réponses hostiles signalent un désintérêt évident

Ces signaux qualitatifs apparaissent souvent avant d’atteindre la limite prévue de relances et doivent toujours primer sur la durée prédéterminée des séquences. Respecter ces signaux protège à la fois votre réputation professionnelle et la délivrabilité de vos e-mails.

Exigences réglementaires : la loi CAN-SPAM

Au-delà des considérations stratégiques, les exigences légales imposent des critères d’arrêt spécifiques pour les e-mails commerciaux. Le guide de conformité de la Federal Trade Commission pour la loi CAN-SPAM établit que les e-mails commerciaux doivent inclure des mécanismes clairs de désabonnement et que les expéditeurs doivent honorer les demandes de désabonnement dans un délai de dix jours ouvrables.

La loi définit les e-mails commerciaux comme des messages ayant principalement pour but la publicité ou la promotion d’un produit ou service commercial. Les principales exigences sont :

• Mécanisme clair de désabonnement : Chaque e-mail commercial doit expliquer comment les destinataires peuvent cesser de recevoir des messages futurs
• Traitement rapide des demandes de désabonnement : Les demandes doivent être traitées dans les dix jours ouvrables
• Pas de frais de désabonnement : Se désabonner ne peut pas entraîner de frais ni demander d’informations personnelles excessives
• Fonctionnalité de désabonnement maintenue : Les mécanismes de désabonnement doivent rester fonctionnels au moins 30 jours après l’envoi

Les infractions comportent des sanctions importantes — chaque e-mail non conforme pouvant entraîner des amendes allant jusqu’à 53 088 $. Ces exigences réglementaires rendent obligatoire l’arrêt immédiat des e-mails de relance dès qu’un destinataire se désabonne, quel que soit l’endroit où vous en êtes dans la séquence prévue.

La stratégie de l’e-mail de rupture

Plutôt que de simplement arrêter les relances après un nombre prédéterminé, de nombreux professionnels de la vente utilisent les « e-mails de rupture » comme stratégie de terminaison structurée. Close décrit l’e-mail de rupture comme la dernière relance dans une campagne d’e-mail à froid, généralement envoyée 4 à 5 jours après la troisième relance. Ce message indique explicitement que l’expéditeur cessera de contacter, utilisant souvent le principe psychologique de l’aversion à la perte pour susciter une réponse finale.

Les e-mails de rupture efficaces :

• Reconnaissent l’absence de réponse sans être passifs-agressifs
• Indiquent clairement qu’il s’agit de la dernière tentative de contact
• Offrent un moyen simple de reprendre contact si les circonstances changent
• Créent parfois un sentiment d’urgence en mentionnant des opportunités sensibles au temps ou une disponibilité limitée
• Conservent le professionnalisme et laissent la porte ouverte à un futur contact

Les modèles d’Outreach incluent les e-mails de rupture comme tentatives finales lorsque les prospects n’ont pas répondu après 7 à 10 points de contact sur 2 à 3 semaines, les présentant comme des messages de « clôture de boucle » offrant aux destinataires une dernière chance de s’engager tout en respectant leur silence comme une décision.

Pour les utilisateurs de Mailbird, programmer les e-mails de rupture via la fonction d’envoi différé de FollowUp.cc garantit leur livraison au bon moment tout en fournissant une fin disciplinée à votre séquence. Après avoir envoyé l’e-mail de rupture, vous pouvez archiver la conversation et passer à autre chose, assuré d’avoir effectué un nombre raisonnable de tentatives tout en maintenant le professionnalisme.

Faire évoluer votre contenu de relance : quoi dire dans chaque e-mail

Une des erreurs les plus courantes dans la pratique des e-mails de relance est de simplement répéter le même message plusieurs fois. Des séquences de suivi efficaces impliquent une évolution intentionnelle du contenu, chaque message ayant un objectif stratégique distinct.

Principes de conception du contenu de relance

Woodpecker recommande que les relances soient plus courtes que l’e-mail original et introduisent de nouvelles raisons de répondre. Leur conseil suggère de réduire les appels à l’action si nécessaire, d’ajouter un contexte pouvant répondre à des objections non formulées, d’introduire des preuves ou des avantages supplémentaires, et de passer progressivement à des questions de qualification plus directes ou à des messages de clôture.

Lemlist souligne que chaque relance doit apporter une valeur unique ou un nouvel angle, évitant la simple répétition du premier e-mail. Ils recommandent de garder les relances courtes — souvent seulement 3 à 5 phrases — et de changer d’approche en essayant différentes propositions de valeur ou en reformulant l’offre. Leur recherche montre que les e-mails doivent devenir de plus en plus courts et directs, aboutissant à des messages finaux qui déclarent clairement les résultats attendus ou posent des questions de qualification directes.

Structure du contenu de la séquence de relance

Une séquence de relance bien conçue pourrait évoluer comme suit :

E-mail initial : Présentez-vous, établissez la pertinence, exposez votre proposition de valeur principale et incluez un appel à l’action clair. Ce message doit être complet mais concis, généralement entre 150 et 200 mots.

Première relance (3-4 jours plus tard) : Reconnaissez la surcharge de la boîte de réception, ajoutez une valeur supplémentaire (comme une étude de cas pertinente ou un aperçu), et simplifiez l’appel à l’action. Gardez ce message bref — 100 à 150 mots.

Deuxième relance (5-7 jours plus tard) : Introduisez un angle ou un avantage différent, peut-être en abordant une objection courante ou en mettant en avant une fonctionnalité spécifique qui répond à une douleur connue. Incluez une preuve sociale si disponible. 75 à 100 mots.

Troisième relance (7-10 jours plus tard) : Posez une question directe de qualification pour déterminer la pertinence, proposez des prochaines étapes alternatives (comme un appel plus court ou une Q&R écrite), et reconnaissez que le moment peut ne pas être le bon. 50 à 75 mots.

E-mail de relance final (7-14 jours plus tard) : Indiquez explicitement qu’il s’agit de votre dernier contact, exprimez un respect sincère pour leur temps, proposez une voie facile pour reprendre contact si les circonstances changent, et souhaitez-leur bonne continuation. 50 mots ou moins.

Cette progression maintient les opportunités d’engagement tout en respectant l’attention et le processus de prise de décision du destinataire, s’inscrivant naturellement dans une stratégie d'e-mails de relance efficace.

Contenu de relance basé sur des événements

Les modèles d’Outreach montrent comment le contenu des relances doit s’aligner avec des événements précis dans le parcours client. Par exemple :

• Relances post-démo : Résumez les principaux enseignements, répondez aux questions soulevées pendant la démo et proposez des étapes concrètes suivantes
• Relances post-appel : Envoyez dans les deux heures pour maintenir la dynamique, récapitulez les accords et confirmez les actions à venir
• Relances après devis/contrat : Vérifiez si le destinataire a des questions, proposez de clarifier les termes et fournissez des ressources supplémentaires pour faciliter la prise de décision
• Relances avant expiration de l’essai : Rappelez aux utilisateurs 3-5 jours avant l’expiration, mettez en avant la valeur reçue durant l’essai et clarifiez la voie de mise à niveau

Ces approches basées sur des événements rendent les relances naturelles et utiles plutôt qu’insistantes ou génériques.

Maintenir la continuité des fils de discussion

Lemlist recommande de rester dans le même fil de discussion lorsque cela est approprié, car la gestion des fils aide les destinataires à percevoir la séquence comme une conversation cohérente plutôt que comme des messages séparés et déconnectés. Cependant, si le sujet ou le contexte change considérablement, démarrer un nouveau fil peut être plus adapté.

Dans Mailbird, maintenir la continuité du fil est simple — il suffit de répondre à votre message envoyé d’origine lors de la composition des relances. Cela regroupe tous les messages ensemble dans la boîte de réception du destinataire, facilitant ainsi la revue de l’historique de la conversation et réduisant la perception d’être bombardé par des e-mails séparés.

Intégrer les relances par e-mail dans des cadences multi-canaux

Bien que ce guide se concentre sur les relances par e-mail, les stratégies de vente et de communication modernes intègrent de plus en plus plusieurs canaux. Comprendre comment l'e-mail s'intègre dans des cadences de prospection plus larges aide à optimiser à la fois la fréquence de vos e-mails et votre stratégie globale de contact dans une véritable stratégie d'e-mails de relance.

L'approche multi-canaux

Les conseils de Salesloft sur la création de cadences efficaces expliquent que les points de contact peuvent inclure des e-mails, des appels, des interactions sur les réseaux sociaux et d’autres formes de prospection. Ils recommandent de regrouper étroitement les points de contact pour créer un effet cumulatif, en utilisant différents canaux pour renforcer le message et augmenter la probabilité de contact.

Dans une cadence multi-canaux, vous pourriez structurer les points de contact comme suit :

• Jour 1 : E-mail initial
• Jour 2 : Demande de connexion LinkedIn ou consultation de profil
• Jour 4 : Première relance par e-mail
• Jour 5 : Tentative d’appel téléphonique
• Jour 8 : Deuxième relance par e-mail
• Jour 10 : Message LinkedIn ou commentaire sur une publication récente
• Jour 14 : Troisième relance par e-mail
• Jour 16 : Deuxième tentative d’appel téléphonique

Cette intégration signifie que le nombre total de relances par e-mail pourrait être inférieur à celui d’une stratégie reposant uniquement sur l’e-mail, les appels téléphoniques et les interactions sociales offrant des opportunités de contact supplémentaires.

Coordonner l’e-mail avec d’autres canaux dans Mailbird

Bien que Mailbird serve principalement de hub pour vos e-mails, vous pouvez coordonner des cadences multi-canaux en utilisant ses fonctionnalités de rappel et de planification pour déclencher des points de contact non liés à l’e-mail. Par exemple, après avoir envoyé un e-mail via Mailbird, vous pouvez programmer un rappel FollowUp.cc pour deux jours plus tard avec une note pour passer un appel téléphonique, ou différer l’e-mail envoyé pour le faire réapparaître au moment d’une interaction LinkedIn.

L’accent mis par Mailbird sur la gestion efficace de la boîte de réception grâce à la catégorisation, au filtrage et aux outils de rappel permet de maintenir la visibilité sur l’ensemble de vos efforts de prospection, même lorsque certains points de contact interviennent hors e-mail.

Mise en Pratique : Construire Votre Système de Relance dans Mailbird

Comprendre la théorie derrière la fréquence et le moment des relances est précieux, mais leur mise en œuvre nécessite des systèmes et outils pratiques. Mailbird propose plusieurs fonctionnalités spécialement conçues pour soutenir des pratiques disciplinées et efficaces de stratégie d'e-mails de relance.

Configuration de l’Intégration FollowUp.cc

L’intégration de Mailbird avec FollowUp.cc transforme la gestion des relances, passant d’une charge de suivi manuel à un système automatisé de rappels. Pour la configurer :

1. Ouvrez Mailbird et accédez à l’App Store dans l’application
2. Recherchez FollowUp.cc et activez l’intégration
3. Connectez-vous à votre compte FollowUp.cc (ou créez-en un si vous êtes un nouvel utilisateur)
4. Une fois activée, vous verrez une icône de calendrier en bas des fenêtres de rédaction, réponse et transfert

Lorsque vous rédigez un e-mail, cliquez sur l’icône calendrier pour définir une date de rappel. FollowUp.cc remplit automatiquement le champ CCI avec une adresse e-mail spécialisée correspondant à la date choisie. Après l’envoi, vous recevez un e-mail de confirmation listant les détails du rappel. Au moment prévu, le rappel apparaît sous forme d’e-mail classique dans votre boîte de réception, que vous pouvez reporter, reprogrammer, supprimer ou archiver selon les besoins.

Ce système vous permet de planifier toute votre séquence de relance dès que vous envoyez votre e-mail initial. Par exemple, lors d’un message de prospection à froid, vous pouvez définir des rappels à 3 jours, 8 jours, 15 jours et 25 jours, conformément aux recommandations d’espacement de Woodpecker et Lemlist.

Utiliser la Fonction Snooze pour Planifier vos Relances

La fonction Snooze de Mailbird offre une approche alternative pour la planification des relances. Après avoir envoyé un e-mail initial, vous pouvez mettre en snooze le message envoyé pour qu’il réapparaisse dans votre boîte de réception au moment précis où vous souhaitez envoyer votre relance.

Pour mettre un e-mail en snooze dans Mailbird :

• Cliquez droit sur l’e-mail et sélectionnez Snooze
• Survolez l’avatar de l’expéditeur et cliquez sur l’icône Snooze (horloge)
• Appuyez sur la touche Z et sélectionnez le moment souhaité pour la fin du snooze

Lorsque l’e-mail mis en snooze réapparaît, il sert de rappel visuel pour envoyer votre relance. Cette méthode est particulièrement adaptée aux séquences nécessitant un jugement quant à la poursuite ou non : lorsque l’e-mail réapparaît, vous pouvez rapidement vérifier si le destinataire a répondu entre-temps et décider de continuer avec la relance suivante.

Créer des Modèles de Relance

Bien que Mailbird n’inclue pas de bibliothèque de modèles intégrée au niveau des plateformes spécialisées en vente, vous pouvez créer et stocker des modèles personnels selon plusieurs approches :

• Signatures d’e-mail : Créez plusieurs signatures avec différents modèles de messages de relance à insérer lors de la rédaction
• Brouillons d’e-mails : Rédigez des modèles de relance sous forme de brouillons que vous copiez et personnalisez au besoin
• Outils externes de modèles : Utilisez des outils comme la collection de modèles d’e-mails de relance de HubSpot comme documents de référence, en copiant et adaptant les messages selon les besoins

L’essentiel est de trouver un équilibre entre l’efficacité grâce aux modèles et la personnalisation qui rend chaque message pertinent pour le destinataire et le contexte spécifiques.

Suivi de l’Engagement

Les fonctionnalités de suivi de FollowUp.cc vous permettent de surveiller l’ouverture des e-mails, fournissant des données précieuses pour vos décisions de relance. Lorsque vous activez le suivi sur un e-mail, vous recevez des notifications chaque fois que quelqu’un l’ouvre, ce qui vous aide à évaluer le niveau d’intérêt et à ajuster votre stratégie d’e-mails de relance en conséquence.

Si le suivi montre qu’un destinataire a ouvert votre e-mail plusieurs fois sans répondre, cela peut indiquer un intérêt mêlé d’indécision ou d’obstacles internes, suggérant qu’une relance utile proposant des ressources supplémentaires ou traitant des préoccupations potentielles pourrait être bénéfique. À l’inverse, si le suivi révèle zéro ouverture sur plusieurs e-mails, cela peut signaler des problèmes de délivrabilité, des coordonnées incorrectes ou un désintérêt total, justifiant une interruption plus précoce de la séquence.

Questions fréquemment posées