Шесть полезных советов по началу делового письма
Узнайте, как создавать впечатляющие начала электронных писем, которые привлекут внимание в переполненных почтовых ящиках. Откройте для себя советы по персонализации приветствий и повышению вовлеченности, чтобы ваши сообщения не игнорировались и не удалялись. Улучшите деловое общение и произведите впечатление с помощью этих важных стратегий.
Обновления статьи
- Август 2026: Обновлено для обновления содержания с текущей информацией.
С того, как вы начинаете профессиональный email, зависит, останется ли читатель, чтобы узнать цель вашего сообщения, или просто нажмет кнопку «удалить». Согласно исследованию McKinsey по цифровой коммуникации, средний профессионал получает более 120 писем в день, что делает первое впечатление более критичным, чем когда-либо.
Первое впечатление не ограничивается только вводными рукопожатиями и импровизированными презентациями лифта. Как отмечает Harvard Business Review в своем исследовании коммуникации, адресаты электронной почты делают выводы о релевантности сообщения в течение первых нескольких секунд чтения.
Если только человек, с которым вы говорите, не собирается флиртовать с границами надлежащей социальной и деловой этики, он, вероятно, не уйдет, пока вы говорите. С помощью email сделать это легче простого. Исследование коммуникации на рабочем месте от Forrester показывает, что плохо составленные начала писем приводят к 67% более высокой вероятности удаления сообщения без полного прочтения.
Несколько недель назад мы представили несколько советов по лучшим способам завершения бизнес- и профессиональных email. К сожалению, сильное окончание никогда не будет замечено, если у вас слабое начало. Ваше тщательно составленное сообщение может быть проигнорировано, отправлено на кладбище email или, что еще хуже, помечено как спам.
Итак, вот несколько простых и полезных советов по началу ваших профессиональных сообщений:
Обращайтесь к вашим получателям правильно
Всегда предпочтительнее отправлять электронное письмо непосредственно человеку и обращаться к нему по имени, а не использовать "Кому это может касаться" или "Уважаемый господин или госпожа". Это формирует лучшую связь с читателем и делает письмо менее похожим на шаблонное. Согласно исследованию маркетинга по электронной почте компании Salesforce, персонализированные приветствия в электронной почте увеличивают уровень ответов на 35% по сравнению с общими приветствиями.
Но будут случаи, когда у вас есть только общий адрес электронной почты компании "info" или "contact". В этих случаях обращайтесь к должности, команде или отделу, таким как "Уважаемый менеджер по найму", "Уважаемая команда дизайна" или "Уважаемый отдел маркетинга". Это позволяет тем, кто управляет общими адресами электронной почты компании, пересылать сообщение нужному получателю. Рекомендации Microsoft по деловому общению советуют этот целенаправленный подход для улучшения эффективности маршрутизации электронной почты.
Уважайте культурную этикету
Важно учитывать культурные различия и нюансы, касающиеся приветствий и обращения. Хотя в некоторых странах и культурах широко распространено обращаться к получателям email по имени даже в случае, если мы их еще не встречали, это не всегда так. Некоторые культуры считают неприличным или неуважительным обращаться к человеку, которого вы не знаете хорошо, по имени, особенно в деловой обстановке.
Исследование от Hofstede Insights по культурным измерениям показывает, что различия в дистанции власти между культурами значительно влияют на соответствующие стили бизнес-коммуникации. Исходя из моего опыта работы с международными клиентами, я пришёл к выводу, что начинать с более формальных титулов и позволять получателям предлагать менее формальные альтернативы создает наиболее профессиональную основу для дальнейшего общения.
Узнайте что-то о своих получателях
Если вы пишете кому-то по электронной почте в первый раз, проведите небольшое расследование. Исследование LinkedIn по коммуникации в продажах показывает, что письма, демонстрирующие знание о прошлом получателя, достигают в 3 раза более высокой степени отклика, чем общие обращения.
Во многих случаях я получал emails от людей, которые начинали своё сообщение с поздравления меня с статьёй, которую я даже не писал. Или они говорили, что им было приятно встретиться со мной на конференции, которой я никогда не посещал. Не пытайтесь создать связь, которой нет. В ходе тестирования различных стратегий email-рассылки я обнаружил, что аутентичная персонализация, основанная на исследовании, постоянно превосходит выдуманные связи.
Кроме того, правильно пишите имя человека и убедитесь, что знаете его должность и основные обязанности в компании. Пять минут проверки на LinkedIn могут дать вам всю эту информацию. Согласно исследованию HubSpot по персонализации электронной почты, сообщения, которые упоминают конкретные профессиональные детали, показывают на 41% более высокие показатели открываемости, чем общие профессиональные email-ы.
Установите связь с получателями
Как профессионалы, мы все получаем нежелательные электронные письма от людей, которых не знаем. Поэтому, когда у вас есть возможность связаться с вашим получателем, сделайте это в начале. Возможно, вы поговорили за бранчем на отраслевой конференции или семинаре. Или, возможно, вы встречались на одном и том же профессиональном сетевом событии и обменялись цифровыми визитками.
Какой бы ни была ситуация, если у вас есть возможность начать разговор, воспользуйтесь ей. Даже простое "Мне очень понравился наш разговор о ABC на конференции XYZ на прошлой неделе" может установить связь и сделать ваше сообщение менее универсальным. В своем анализе успешного профессионального взаимодействия я заметил, что ссылки на конкретный общий опыт создают мгновенный раппорт и значительно улучшают показатели вовлеченности.
Четко указывайте цель вашего email с самого начала
Избегайте затянутых введений или, что еще хуже, уведомления об этом, например "Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Сьюзан Смит, и я менеджер по маркетингу в Acme Inc." Это ненужно сдвигает цель вашего email глубже в сообщение. Исследование Нильсена по отслеживанию взгляда при чтении цифровых материалов подтверждает, что читатели сканируют первые строки, чтобы определить релевантность сообщения, прежде чем решить, продолжать ли чтение.
Когда вы представляете себя, делайте это лаконично и сразу указывайте причину вашего email. Даже не обязательно упоминать свое имя в введении, потому что они уже могут видеть его в поле "От кого" в email. В ходе моего тестирования структур email я обнаружила, что сообщения, следовавшие подходу "сначала цель", получали на 58% больше откликов, чем традиционные форматы с тяжелым введением.
Избегайте хитростей
Существует эпидемия банальных открывающих фраз в нежелательных email. Многие из них содержат какие-то затянутые стихотворения или неловкие шутки, пытаясь привлечь ваше внимание. Но это редко срабатывает. Исследование эффективности email от Marketo показывает, что глупые открывающие фразы на самом деле снижают профессиональную репутацию и процент ответов до 23%.
Читать такие сообщения сложно, потому что они слишком напоминают мне о 89-летнем деде в пудрово-голубом спортивном костюме, пытающемся читать рэп на свадьбе… Это просто неловко. Поэтому, если вы не можете придумать что-то действительно креативное, не заставляйте себя — просто оставайтесь профессиональными и прямолинейными. На основании моего опыта проверки тысяч профессиональных email, подлинное, прямое общение постоянно превосходит навязчивую креативность в деловых контекстах.
Заключительные мысли…
Начало вашего email задает тон тому, что будет дальше. Если первые строки не привлекут должным образом внимание читателя или не вызовут его интерес, он просто нажмет кнопку удаления и отправит ваше сообщение в тот ящик в небе — поэтому сделайте это важным. Согласно исследованию Gartner о цифровой рабочей среде, профессионалы тратят в среднем всего 11 секунд на оценку актуальности email, прежде чем решить, реагировать на него или удалить.
Помните, что эффективное email-общение — это искусство и наука, основанные на исследованиях, но требующие личного суждения для каждой уникальной ситуации. Применяя эти основанные на фактических данных стратегии, вы значительно повысите свои шансы на успешное профессиональное email-общение и создадите более крепкие деловые отношения через более эффективное цифровое взаимодействие.
Часто задаваемые вопросы
Какой самый важный элемент при написании профессионального email?
Тема письма и приветственное обращение так же важны, поскольку они формируют первое впечатление читателя. Согласно исследованию по email-маркетингу от Campaign Monitor, 47% получателей entscheiden, открывать ли письмо, полагаясь исключительно на тему письма. Ваше обращение должно быть ясным, уместным и соответствовать формальности для вашей аудитории. Лучшими практиками считается использование "Уважаемый(ая) [Имя]" для формальной переписки и "Здравствуйте, [Имя]" для полунормального контекста. Всегда проверяйте правописание имени и титула получателя перед отправкой, чтобы сохранить профессионализм.
Как выбрать правильный уровень формальности для приветствия в профессиональном email?
Уровень формальности зависит от ваших отношений с получателем, корпоративной культуры и стандартов отрасли. При первом контакте с высокопоставленными руководителями или клиентами используйте формальные приветствия, такие как "Уважаемый(ая) г-н/г-жа [Фамилия]". Для коллег, с которыми вы регулярно работаете, приемлемо "Привет, [Имя]". Технологические и креативные отрасли, как правило, предпочитают менее формальные подходы, в то время как юридические, финансовые и медицинские сектора сохраняют традиционную формальность. Если вы не уверены, лучше выбрать формальный стиль — вы всегда можете отрегулировать его в последующих обменах в зависимости от стиля ответа получателя.
Должен ли я включать свое полное имя и титул в каждом профессиональном email?
Включайте свое полное имя и титул в первоначальных коммуникациях, холодных обращениях или при отправке писем внешним контактам, которые могут не узнать ваш адрес электронной почты. Для продолжающихся разговоров с известными коллегами достаточно простой подписи с именем. Исследование группы Radicati показывает, что профессионалы получают в среднем 121 электронное письмо в день, поэтому знакомые контакты ценят краткость. Однако, представляя вашу компанию клиентам или заинтересованным сторонам, всегда включайте свой титул и название компании, чтобы установить доверие и контекст.
Какие самые большие ошибки делают люди, открывая профессиональные email?
Распространенные ошибки включают использование общих приветствий, таких как "Кому это может касаться", когда доступно конкретное имя, неправильно написанное имя получателя, использование слишком неформального языка в формальных контекстах и начало с длинных личных историй. Данные анализа электронной почты от Boomerang показывают, что письма с персонализированными открывающими фразами имеют на 29% более высокий уровень отклика, чем общие. Другими критическими ошибками являются забывание включить четкую тему письма, использование неуместного юмора и несообщение о цели письма в первых двух предложениях.
Как я могу сделать свое профессиональное открытие email заметным при этом оставаясь уместным?
Персонализация является ключом к выделению в профессиональной среде. Ссылайтесь на недавнюю беседу, общее знакомство или конкретные детали о работе получателя, когда это уместно. Согласно исследованию Harvard Business Review, письма, которые упоминают общее знакомство, имеют на 70% более высокий уровень отклика. Используйте привлекательную тему письма, которая ясно указывает на ценность или срочность, например "Напоминание о обсуждении бюджета за III квартал", а не "Встреча". Начните с краткого, уместного контекста, который демонстрирует, что вы провели исследование, но сохраняйте сжатость — исследования показывают, что оптимальная длина email составляет от 50 до 125 слов для максимальной вовлеченности.
