Dicas de Produtividade de Becky Kane
Aqui na Mailbird, somos obcecados por produtividade. Especialmente, quando se relaciona com o local de trabalho. É por isso que estamos entusiasmados por abrir esta nova série a explorar como as pessoas que trabalham em startups tecnológicas de sucesso gerenciam o seu tempo e o seu trabalho de forma eficaz. Queremos aprender como os principais executivos de tecnologia, escritores, repórteres, programadores e pessoas em várias outras funções se mantêm em cima do seu trabalho. Também vamos explorar os desafios que enfrentam todos os dias, que vão desde superar os seus próprios comportamentos até lidar com as distrações comuns do local de trabalho.
Hoje, estamos realmente entusiasmados por falar com Becky Kane do aplicativo de lista de tarefas e gestão de tarefas Todoist. Tivemos uma chamada incrível com Becky, onde lhe fizemos uma ampla gama de perguntas para tentar entender como ela se mantém produtiva como escritora de conteúdo para o Todoist. Também falamos sobre alguns desafios que ela enfrentou no início da sua função, e como superou esses desafios para se tornar mais produtiva e simplesmente realizar as suas tarefas.
Descreva a sua função no Todoist:
Estou no Todoist há cerca de um ano. Faço principalmente marketing de conteúdo, então gerencio o nosso blog da empresa. É muito sobre escrita e estratégia de conteúdo, e gestão de projetos; garantindo que todo o texto e design estejam juntos. Depois é também muito sobre alcance a influenciadores, escritores convidados, colaborando com freelancers. É muito tempo gasto com e-mails.
Você pode descrever um dia de trabalho típico?
Na verdade, estou tentando estabelecer mais uma rotina agora. Adoro a ideia de tematizar os dias porque, em uma startup, é muito comum ter muitos projetos diferentes a decorrer ao mesmo tempo. Tenho tentado reservar alguns dias para coisas do blog, então um dia em que estarei escrevendo uma postagem no blog. Um dia por semana em que estarei fazendo toda a edição do lote de postagens no blog da próxima semana e garantindo que todas estejam carregadas a tempo e tudo mais. Depois, separando um dia em que faço toda a promoção do blog e assegurando que tudo isso aconteça. Isso é o que tenho tentado fazer, mas é fácil se distrair do que é o seu plano mais cedo no dia, quando há muitos outros projetos que podem exigir atenção para continuar a avançar. É definitivamente complicado, mas é nisso que eu me esforço.
Você diria que enfrenta muitas distrações potenciais enquanto trabalha?
Sim, definitivamente. Estou sempre conectado ao Slack. É o que usamos para comunicação interna na equipe. A Doist tem pessoas em todo o mundo, então é uma ótima ferramenta para manter tudo em sincronia. Apenas faço login no Slack de onde quer que eu esteja e estou instantaneamente conectado a todos. Mas, também notei que aquele barulho do Slack é como um gatilho para mim. Sinto como se fosse um dos cães de Pavlov. Mesmo que não seja no meu computador, se for no computador de outra pessoa no meu espaço de co-working, fico tipo: "Oh! O que é isso? O que está acontecendo?"
Eu definitivamente percebo que, se realmente preciso fazer o trabalho, tenho que estar desconectado do Slack no meu computador e deixá-lo no meu telefone, onde posso triá-lo. Caso contrário, sinto como se "tivesse que fazer isso imediatamente." Se está no meu telefone, posso olhar para a notificação e decidir: "Ok, isso é urgente e preciso responder agora." Ou, "Posso fazer isso depois."
Você descreveria sua situação de trabalho como flexível?
Oh meu Deus, é a definição de flexibilidade. Esta é a primeira posição que tive que foi 100% remota, então posso trabalhar nas horas que quiser, já que temos membros da equipe em todo o mundo. Se estou trabalhando em horários estranhos nos EUA, provavelmente vai ser um horário normal para alguém que trabalha a meio caminho do mundo. Também não há expectativa sobre onde preciso trabalhar.
No geral, eu amo isso. Obviamente, é muito conveniente. Mas, há muito perigo porque realmente acredito em rotinas e na capacidade delas de ajudar a tornar você mais produtivo, apenas eliminando decisões ao longo do seu dia. Entrei em um espaço de co-working e estou lá 5 dias por semana. Geralmente, trabalho lá até o almoço, pelo menos, e às vezes volto depois do almoço em casa. Também tento manter horários um pouco regulares para que as pessoas saibam quando podem esperar por mim online. Então, eu sempre tenho o Slack no meu telefone, para que, se alguém me enviar uma mensagem, eu possa responder se for urgente.
Você sente que esse tipo de estrutura ajuda a manter-se mais produtiva?
Eu diria que você tem que descobrir... É bom ter a flexibilidade para descobrir o que funciona para você. Percebi que realmente trabalho melhor se me levantar de manhã e começar a trabalhar em um horário normal e tentar trabalhar intensamente pela manhã. Então, à tarde, faço coisas que exigem menor energia e é assim que lidei com isso. Todos trabalham de forma tão diferente e simplesmente não ter essa expectativa ou pressão de estar no trabalho a uma certa hora realmente lhe dá a flexibilidade para experimentar e ver o que funciona para você. Não ter um deslocamento, eu acho, também me torna infinitamente mais produtiva.
Você pode apontar uma distração ou situação como seu maior desafio em manter-se produtiva?
O maior desafio para mim é provavelmente manter-me produtiva apesar de todas as mensagens e notificações. Acho que é apenas a grande quantidade de plataformas que usamos para nos comunicar e não sou sempre ótima em desligá-las ou silenciá-las quando preciso me concentrar. Às vezes esqueço de sair delas e então não consigo evitar me distrair toda vez que chega uma notificação. 10 minutos depois, estou tipo: "Oh, droga, eu estava trabalhando em outra coisa. Onde eu estava, qual era o pensamento que eu deixei para trás?"
Acho que, principalmente, tem sido sobre criar um ambiente onde eu tenha tempo focado. A maioria das interrupções é totalmente auto-iniciada. Você perde um pouco de foco e então, apenas por hábito, começa a fazer login no Facebook ou abrir seus aplicativos de mensagens para ver o que está acontecendo. Tem sido importante para mim limitar o tempo das minhas tarefas e dizer: "Isto é o que estou trabalhando, vou sair de tudo o que é mais." ou, "Estas são as plataformas que estarão online durante estas horas." A maior fonte de distração e desafio para a minha produtividade é definitivamente a infinidade de ferramentas de comunicação que estão à minha disposição.
Qual é o seu segredo para lidar com, ou superar, esse desafio?
Definitivamente, se precisar fazer um trabalho com foco profundo - qualquer grande pensamento estratégico para conteúdo ou escrever uma postagem no blog - apenas tento sair de tudo no meu computador. Geralmente, tenho meu telefone por perto e apenas deixo o Slack, porque é a única mensagem urgente que preciso estar disponível para. Vou deixar essas notificações ligadas e nada mais. Isso definitivamente ajuda muito.
Acho que a coisa mais importante é apenas estabelecer limites e expectativas com seus colegas de equipe, que "Este é o horário em que vou responder e-mails ou este é o horário em que estarei no Slack". Apenas para que eles saibam o que esperar e saibam que você está trabalhando em outras coisas, assim eles podem ajustar suas expectativas de acordo.
Algo que aprendi no último ano trabalhando com a equipe é que você não precisa responder a tudo ao que foi anexado de alguma forma. Às vezes você vai ser copiado em coisas e não é necessário que você comente sobre elas. Quando você é um trabalhador remoto, às vezes pode sentir que "não quero que se esqueçam de mim, quero sentir que faço parte da empresa. Tenho que responder a isso." Superar esse instinto foi importante para mim.
Você receberá e-mails em que é tipo: "Sabe de uma coisa? Provavelmente é ok se eu não responder", ou se você precisar responder, "é ok se eu não responder imediatamente." Acho que às vezes as pessoas ficam muito presas ao pensamento: "Eu tenho que chegar ao zero da caixa de entrada!" e passar por todos os e-mails e cuidar deles imediatamente se torna o objetivo. Deixar isso de lado um pouco tem me ajudado a gerenciar melhor meu tempo.
Acho que isso varia de empresa para empresa. A equipe tem que estabelecer a expectativa de disponibilidade e como a comunicação vai acontecer para garantir que as pessoas se sintam parte da equipe sem ter que responder a cada fio. Isso é fundamental e acho que o Todoist tem feito um ótimo trabalho nesse sentido. Às vezes, nosso COO entra em um fio ou, se alguém postar no Slack sobre questões relacionadas à empresa durante o fim de semana, ele dirá: "Vamos lá, pessoal, desconectem-se e aproveitem o fim de semana."
Você usa alguma ferramenta ou aplicativo para ajudá-lo a manter-se produtivo?
Sim, oh meu Deus, sou uma viciada em ferramentas. Tenho muitas. Obviamente, o Todoist. Eu o uso o tempo todo. Na verdade, já o usava antes de começar a trabalhar aqui, o que é como acabei sabendo sobre a oferta de trabalho. Apenas manter suas tarefas todas em um só lugar. É um alívio não ter que me preocupar com o que estou esquecendo. Também o usamos para colaboração em equipe. Faço muita gestão de projetos com o Todoist, que é incrível quando você tem uma equipe remota e precisa manter todos na mesma página.
Eu uso Toggl para rastrear o tempo porque gosto de saber onde estou gastando meu tempo. Isso me ajuda a descobrir coisas como "Oh, sabe de uma coisa? Estou realmente gastando muito tempo em e-mail e não o suficiente neste outro aspecto do meu trabalho que provavelmente é mais importante." Portanto, apenas garantindo que a maneira como estou gastando meu tempo esteja alinhada com os meus objetivos de trabalho em geral.
Para mim, ter um gerenciador de senhas economiza muito tempo e uso Dashlane para armazenar todas as minhas credenciais de conta. Não ter que fazer login ou lembrar as senhas o tempo todo ou procurá-las é incrível.
Eu uso WorkFlowy para tomar notas muito rápidas sobre as coisas. Isso me ajuda muito como especialista em marketing de conteúdo porque estou sempre encontrando coisas e fico tipo: "Oh, isso se encaixaria com esta outra coisa que eu estava pensando para uma postagem no blog", ou, "Isso seria um ótimo tema para uma postagem no blog," ou apenas, "Isso é interessante, talvez seja relevante um dia." Eu coloco no WorkFlowy, marco e então posso esquecer isso. Algum dia no futuro, posso voltar e pesquisá-lo quando estiver fazendo pesquisas para uma postagem no blog.
Você tem um favorito?
Sinto que é desonesto, mas provavelmente teria que dizer que meu favorito é o Todoist. Mas, se eu tivesse que escolher outro que eu simplesmente não poderia viver sem, seria na verdade o Dashlane. Apenas acho que é uma ferramenta incrível poder salvar minhas senhas e não ter que procurar por elas. Eu não conseguiria trabalhar ou fazer login nas contas de que preciso sem isso.
Você tem algum comportamento ou regra que segue para se manter produtiva?
Por causa do meu trabalho escrevendo para o blog do Todoist, leio muitos livros de autoajuda. Meu mais recente é o Essentialism. Estou realmente começando a apreciar a filosofia de fazer menos, mas fazê-lo melhor. É tudo sobre ser mais focado. Você vai ficar menos estressado. Você vai fazer um trabalho melhor. Apenas acho que isso faz muito sentido, especialmente para pessoas como eu que são terríveis em dizer às pessoas: "Não." O conselho dele sobre como dizer às pessoas: "Não," foi realmente útil para mim. Apenas, em geral, tenho tentado ser mais intencional sobre os projetos que me comprometo e o que é realista em termos do meu tempo. Recentemente escrevi sobre isso no blog do Todoist (https://blog.todoist.com/2015/10/15/tips-on-how-to-gtd/), onde abordo o Essentialism e como fazer as coisas acontecerem no trabalho.
Pode ser realmente difícil, quando você está em uma startup, manter o foco. Existem tantas coisas que poderiam ser feitas e tantos projetos que as pessoas querem iniciar e querem sua ajuda. Por um lado, você quer ser um bom colega de equipe. Mas, se você não está trabalhando nas coisas que realmente são interessantes para você, você vai se exaurir. Você não vai ser tão feliz e produtivo quanto poderia ser. Aprender a dizer "Não" às coisas que eu não acho interessantes é importante. No entanto, é ainda mais difícil dizer não às coisas que eu realmente acho interessantes e sei que seriam uma boa experiência, mas às vezes já estou com muito o que fazer.
Você sempre conseguiu equilibrar a realização de tarefas com e-mails, mensagens, agendamento e assim por diante?
Oh, meu Deus, não. De maneira nenhuma. Meus amigos da faculdade ainda acham bastante irônico que eu administre um blog sobre produtividade, na verdade. Acho que ajuda que eu possa me empatizar com os desafios de produtividade das pessoas. Acho que algumas pessoas são simplesmente muito boas nisso de forma natural e eu não sou uma delas.
Meu conselho para aquelas pessoas que podem estar lutando, e pensando que todos os outros estão em cima de suas coisas e fazendo muito mais: eu diria primeiro, que você não está vendo o quadro completo e essas pessoas podem não estar tão em cima das coisas quanto você pensa. Você, por sua vez, tem toda a informação sobre o que está, ou não, realizando. De uma perspectiva externa, você pode parecer alguém que tem tudo sob controle também. Apenas tente manter essa perspectiva. Mantenha o foco em si mesmo e como você está realizando seu trabalho. Então, foque nas tarefas que vão lhe dar o maior retorno pelo seu investimento. Sou uma grande crente no princípio 80/20, onde 20% das suas mudanças produzirão 80% dos resultados. Eu realmente acredito que há muitos artigos sobre produtividade e conselhos por aí que se aprofundam muito nos detalhes. Na maioria dos casos, eu fico tipo: "Bem, sim. Isso pode melhorar um pouco a sua produtividade." Então, existem estratégias e mudanças gerais que eu acho que podem ter mais impacto no que você faz e no que você acaba realizando durante o dia. Eu diria apenas, tente focar em melhorar uma coisa de cada vez e certifique-se de que vai produzir o maior impacto.
Como você mede sua produtividade? Ou, como você determinaria se foi produtivo em um determinado dia?
Essa é uma pergunta realmente boa. As pessoas simplesmente não fazem essa pergunta com muita frequência no mundo dos blogs de produtividade. Isso pode ser especialmente difícil quando você é um trabalhador remoto. Percebi que preciso de feedback externo sobre os objetivos. Preciso conversar sobre o que realizei e no que devo trabalhar com alguém. Comecei a fazer uma chamada semanal com o chefe de marketing do Todoist, que realmente me ajudou muito a obter clareza sobre o que estou fazendo.
Durante esse tempo, converso com ela sobre o que consegui realizar na semana anterior e quais serão meus objetivos para a próxima semana. Nem sempre realizo tudo o que planeei na semana anterior, mas acho que é bom ter um gauge externo. Se for apenas na minha cabeça, tendendo a ser muito mais negativa sobre meu progresso do que o necessário. A outra coisa que me ajuda a medir meu progresso é ter uma única tarefa principal a realizar a cada dia, e fazê-la realmente bem. Geralmente, tenho uma lista de mais de um item com que estarei trabalhando durante um dia típico, mas realmente tento usar essa única tarefa principal como um indicador de se foi um dia produtivo ou não. Se consigo realizar outras coisas, ótimo, mas desde que consiga realizar essa uma coisa, sinto-me bastante realizada na maioria dos dias. Tentei fazer isso com 5 tarefas ou 3 tarefas e simplesmente não funciona para mim. Acabo infeliz mais dias do que não, então agora só tenho uma que é meu foco principal.
Você aprendeu algo sobre si mesmo ao melhorar a gestão da sua produtividade?
Reconhecer que desempenho melhor com uma fonte externa de feedback tem sido realmente importante para a minha produtividade. Especialmente, como parte de uma equipe remota. O Todoist realmente capacita seus funcionários a tomar conta do seu próprio trabalho, o que é incrível. No entanto, isso significa que você precisa ser capaz de gerenciar seu tempo e objetivos. Para mim, descobri que realmente precisava daquela chamada semanal com meu supervisor para ter um check-up sobre o que estou trabalhando e para garantir que tudo esteja alinhado. Isso foi definitivamente uma coisa que aprendi sobre mim.
A outra coisa que aprendi sobre mim é que tende a focar no que não consegui realizar, em vez de no que consegui. Eu tendia a me concentrar no negativo. Especialmente como uma equipe remota, sem interação pessoal constante, pode ser muito fácil deixar sua percepção se desviar. Acho que isso também é uma razão pela qual ter feedback externo é realmente importante porque me traz de volta à realidade. Eu percebo que a situação não está sempre tão mal quanto parece na minha própria cabeça.
O que você sugeriria que alguém fizesse se estivesse em uma situação semelhante à sua e pudesse estar tendo dificuldades em se manter focado ou em realizar as tarefas?
Tente trabalhar sua perspectiva. Acho que a culpa é a emoção menos produtiva. E, quando você sente que não está fazendo o suficiente, começa a se sentir realmente culpado. Apenas acho que isso leva a mais evasão, mais procrastinação, sentindo-se sobrecarregado.
Comece sendo muito honesto com seus colegas de equipe sobre seus desafios, porque acho que isso ajuda muito. Quanto mais cedo você perceber que não está sozinho e que todos gostariam de ser um pouco mais produtivos, mais cedo você pode resolver qualquer problema. Quando você tem uma equipe que está lutando junto para superar seus próprios desafios pessoais, cria um ambiente em que você pode compartilhar seu aprendizado e o que funcionou para outras pessoas.
Além disso, converse com seu supervisor ou chefe. Diga "Sabe de uma coisa... Eu realmente poderia usar alguma ajuda." Acho que a maioria das pessoas não considera fazer isso porque você deveria estar fazendo seu trabalho perfeitamente, e é isso que você quer que seu chefe pense. Há uma ideia de que é uma fraqueza depender desse feedback externo. Que você deveria ser completamente autossuficiente. Embora isso possa ser verdade para algumas pessoas, acho que a maioria se beneficia de abrir essa comunicação para melhorar como gerencia seu tempo e responsabilidades para se tornar ainda melhor em sua posição.
Acredito que é muito mais fácil começar a fazer mudanças se você iniciar isso com seu chefe antes que se torne um problema que eles têm que abordar com você. Defina um horário para discutir seus desafios, assim como as coisas que você realizou. Particularmente, se você é um trabalhador remoto, eu diria que obter esse feedback e iniciar essas conversas com as pessoas é a melhor coisa que você pode fazer.
Eu gosto de ler as postagens do blog do Buffer sobre a transparência da equipe e como todos têm metas pessoais que compartilham com a equipe. Eles são tão transparentes consigo mesmos como equipe e com o público em geral sobre quais são seus desafios. Acho que isso cria um ambiente realmente saudável.
